Posiedzenia Zarządu kadencji 2018–2020

Ta strona ma charakter historyczny bądź archiwalny. Prosimy nie modyfikować tej strony.

2018

9 czerwca

Podczas konferencji w Katowicach, nowo wybrani członkowie Zarządu konstytuowali się, wyłaniając w swoim gronie trójkę wiceprezesów (Małgorzata Wilk, Piotr Gackowski, Paweł Marynowski), skarbnika (Marek Stelmasik) i sekretarza (Wojciech Pędzich). Przyjęto uchwałę UZ 2018-36 stosunkiem głosów 7/0/0.

12 czerwca

Dyżur. Mimo zgłoszenia punktów na temat podziału zadań w ramach Zarządu i dyskusji nad audytem organizacyjnym, tematów nie poruszono, z uwagi na krótki okres po wyborach, w trakcie którego szczególnie nowi członkowie Zarządu nie mieli szansy zapoznać się z odnośnymi dokumentami.

PMG przedstawił kwestię narzędzia do prowadzenia spotkań Zarządu. Niezależnie od kwestii spotkań, które powinny być logowalne i dostępne dla osób postronnych, podniesiono kwestię narzędzia do codziennej komunikacji Zarządu z pracownikami i Komisją Rewizyjną. PMG ma przygotować ankietę preferencji i wymagań co do tegoż narzędzia.

Odbyła się krótka dyskusja nad reorganizacją storn na wiki stowarzyszenia; sprawą zainteresował się i pilotuje TarLocesilion. Nostrix przypomniał też o stronie-wizytówce Zarządu, którą onegdaj sporządził Halibutt, jako dobrym pomyśle na układ docelowej strony informacyjnej. Na marginesie, strona Stowarzyszenia zgłoszona jest jako BIP (formalnie dostęp ma Karol007) i należy pamiętać o utrzymaniu stanu tejże strony lub o naniesieniu zmian w systemie rządowym.

19 czerwca

Data

19 czerwca 2018

Obecni

Masti, Maire, Wpedzich, Aegis, PMG, Yarl, Phinek

Prowadzący

Wpedzich

Czas trwania

21:20 – 00:03 20 czerwca 2018

1. Zarząd zorganizował spotkanie na żywo w dniach 23-24 czerwca.
2. Stanowisko Zarządu w sprawie głosowania nad Artykułem 13 dyrektywy prawnoautorskiej. Wojciech Pędzich (dyskusja) 21:41, 18 cze 2018 (CEST)

   Głosowanie w tej sprawie ma odbyć się dnia następnego, więc mimo "przespania" sprawy przez pół Internetu, Zarząd wraz z TarLocesilionem przygotował swoje stanowisko[ opublikowane następnego dnia na blogu, przedtem zaakceptowawszy w głosowaniu sondażowym (7/0/0) sam fakt stworzenia takiego dokumentu. Dokument przyjęto stosunkiem głosów 6/0/1.

3. Polscy kandydaci do strategicznych grup roboczych

   Opis tematu: W grupach, które opracują rekomendacje strategicznych celów dla ruchu Wikimedia, jest 135 wolnych miejsc. Więcej informacji o grupach w moim tekście na blogu (pol.) i na Meta-Wiki (ang.). Nicole Ebber napisała, że poleca, aby chaptery stworzyły wewnętrzny etap selekcji kandydatów do grup. Moim zdaniem zarząd powinien nakłonić przynajmniej 5 osób (osobiście szczególnie polecam grupy: Diversity, Resource Allocation, Partnerships, Product & Technology, Community Health). Deadline zgłaszania kandydatur to 25 czerwca. Kandydatami mogą być członkowie zarządu, wolontariusze, zaprzyjaźnieni eksperci.

   Zgłaszający: Tar Lócesilion (queta) 22:44, 17 cze 2018 (CEST)

   Tar nie miał konkretnych uwag / rekomendacji personalnych, acz w trakcie spotkania Zarządu pojawiło się kilka deklaracji i informacji osobach spoza świata Wikimediów chcących aplikować do grup roboczych. Obecni na IRC mają rozeznać się w dalszych kandydaturach i przedstawić listę do rekomendacji.

4. Wpedzich poinformował, że wraz z Mastim podpisali umowę na grant Simple APG.
5. Masti zasugerował wyczerpanie się środków z uchwały wyjazdowej w ramach realizacji celów statutowych. Powiększono środki na tegoroczne wyjazdy o 5000 PLN głosując uchwałę UZ 2018-37 stosunkiem głosów 7/0/0.

23-24 czerwca

Spotkanie na żywo Zarządu oraz Komisji Rewizyjnej (Julo i Karol007) w siedzibie Centrum Cyfrowego w Warszawie.

Obecni: Aegis Maelstrom, Wojciech Pędzich, PMG, Maire, Phinek (tylko sobota), Yarl, Masti, Julo, Karol007

Agenda

Sobota, 23 czerwca

1. Przywitanie obecnych
2. Poruszona na marginesie kwestia współpracy pomiędzy Zarządem a Komisją Rewizyjną, która mogłaby przebiegać również w sferach doradczych, bądź jako ciało podobne komórce audytowej - ogólnie również do wspierania stowarzyszenia nie tylko nadzorowania. Sprawa do rozważenia.
3. IRC jako medium spotkań Zarządu - wyniki ankiety przeprowadzonej przez PMG. Na marginesie dyskusji, rozważono spotkania Zarządu (niezmiennie jednak na IRC) co dwa tygodnie, pozostawiając opcję dyżuru w tygodniach "niedecyzyjnych", zbierając wnioski na faktyczne spotkanie. Ustanowiono "mostek" pomiędzy używanym dla Discorda, używanego w codziennej pracy i koordynacji w trójkącie Zarząd-pracownicy-KR, gdzie jeden z kanałów na Discordzie (dostępny dla Zarządu, KR i pracowników) przekazuje co dzieje się na kanale #wikimedia-pl w sieci Freenode i na odwrót - wypowiedzi na dedykowanym kanale na Discordzie są odwzorowane na kanale IRC.
4. Członkowie Zarządu, zarówno nowo wybrani jak i kontynuujący swoją kadencję, przedstawili swoje wizje działalności Stowarzyszenia na aktualna kadencje i poza nią, co służyć miało wyrobieniu spójnego pomysłu na działania w kadencji 2018-2020.
5. Aegis przedstawił - głównie pod kątem nowych twarzy w Zarządzie - ekosystem Wikimediów. Przedyskutowano, z którymi interesariuszami wikimediów można współpracować ściślej w konkretnych kwestiach.
6. Uczestnictwo WMPL i rekomendacje dla uczestników grup roboczych w procesie strategii Wikimedia 2030: Przypomniano do tej pory złożone rekomendacje, przedyskutowano kilka innych.
7. Wybór audytora do zbadania organizacji, finansowanego z grantu Simple APG. Wpedzich przedstawił tło grantu i dotychczasowych działań, przedyskutowano trzy nadesłane oferty. Zdecydowano nad kształtem spodziewanego badania, sprecyzowano oczekiwania co do procesu. Na bazie powyższego, ustalono, że sporządzony będzie brief, który rozesłany zostanie do dotychczasowych oferentów, by uaktualnili swoje oferty, jak też do nowych wyłonionych w poszukiwaniach instytucji.
8. Wybór firmy księgowej. W poszukiwaniu firmy czującej się pewnie w rozliczaniu NGOsów, warto popytać nasze organizacje partnerskie. Sprawę dalej przejmuje Masti.
9. Ułatwienie dokonywania wpłat na rzecz Stowarzyszenia, dywersyfikacja lokalnego źródła przychodów poza 1% OPP i okazjonalne wpłaty ogólne. Przy tej okazji omówiono też ogólnie założenia strony startowej dla domeny wikimedia.pl, czyli "wizytówki" Stowarzyszenia, jak też strukturę strony opartej na mechanizmie MediaWIki. Konieczne są badania czytelnictwa i tego, co poszczególne grupy czytelników oczekują od serwisu.
10. KOED i FKAGEU - nasze uczestnictwo w tych inicjatywach. Przedstawiono sposób działania KOED-u, odbyła się ogólna dyskusja nad osobami (dwoma) delegowanymi do Koalicji. Podobna prezentacja i dyskusja dotyczyła Free Knowledge Advocacy Group EU.
11. Inwentaryzacja majątku Stowarzyszenia: jest potrzebna i do wykonania, w sensie ustalenia faktycznego stanu posiadania.
12. Dokumenty wewnętrzne Stowarzyszenia - przedyskutowano prowadzone arkusze, wyliczenia, dokumenty; sprawa do głębszego poruszenia później. Przedyskutowano przy tej okazji kwestie podpisu elektronicznego, którego Stowarzyszenie aktualnie nie posiada.
13. Wstępny podział odpowiedzialności członków Zarządu za poszczególnych pracowników, później przyjęty odpowiednią uchwałą.

Niedziela, 24 czerwca

1. Pracownicy WMPL - omówienie stanowisk i możliwości zarządzania poszczególnymi pracownikami, organizacyjnie i technicznie. Zarząd odbył rozmowy telefoniczne ze wszystkimi pracownikami (z Martą we wtorek 26 czerwca), podczas których rozmawiano o rzeczach bieżących oraz wizjach na przyszłość. Przedyskutowano też obowiązki WMPL wobec pracowników.
2. Dostęp do funkcyjnych kont mailowych, typu zarzad <at> wikimedia.pl - ustalono, że maile nadsyłane na ten adres będą przekazywane wszystkim członkom zarządu, odpowiadanie następować będzie z imiennych adresów mailowych. W przypadku niejasności, kto ma odpowiedzieć nastąpić ma szybkie ustalenie tego na Discordzie.
3. Kwestia darowizn na konferencje Stowarzyszenia - ogólnie przedyskutowano.
4. Podział zadań Zarządu - doprecyzowano, uwzględniając już zadeklarowane zobowiązania co do prowadzenia spraw poszczególnych pracowników.

26 czerwca

Data

26 czerwca 2018

Obecni

Masti, Maire, Wpedzich, Aegis, PMG, Yarl

Prowadzący

Wpedzich

Czas trwania

21:24 – 23:05

Uwaga techniczna w cotygodniowych spotkaniach na kanale IRC członkowie Zarządu oraz Komisji Rewizyjnej jak i pracownicy mogą uczestniczyć również przez komunikator Discord, na którym koordynowane są bieżące działania Zarządu. Jednym z kanałów na Discordzie, do którego (jak zresztą do dedykowanego komunikacji WM<WMPL serwera) dostęp mają wyłącznie członkowie Zarzadu, KR i pracownicy, jest bramka łącząca rzeczony kanał z kanałem #wikimedia-pl w sieci Freenode.

1. Podział zadań Zarządu.

   Przedyskutowano zaproponowaną tabelkę i wprowadzono zmiany wynikające z dyskusji. Uchwała UZ 2018-38 przyjęta została stosunkiem głosów 6/0/0, w dyskusji zasugerowano również by rewizje tabelki - zarówno w rozdziale punktów jak i osobach nadzorujących - robić częściej.

2. Polimerek wskazał konieczność dopracowania aktualnej współpracy z biurem księgowym; sprawą zajmie się Masti.
3. Borys Kozielski wnioskował o wypłacenie zaliczki na przyjęty uchwałą UZ 2018-23 projekt Latarnie morskie w Polsce. Do tej pory Stowarzyszenie nie wypłacało zaliczek, ale po dyskusji, z uwagi na to, że kwota projektu jest poważną kwotą jeśli rozpatrywać ją z poziomu wolontariusza, a poprzednie projekty wnioskodawcy był rzetelnie rozliczane, Zarząd stosunkiem głosów 6/0/0 poparł wniosek.
4. Uczestnictwo w FKAGEU i KOED. Zarząd podjął w kwestiach związanych z działaniami na rzecz pozytywnych zmian w prawie autorskim współpracę z Tarem. Na tym dyskusje zamknięto z uwagi na późną porę.

24 lipca

Data

24 lipca 2018

Obecni

Masti, Maire, Wojciech Pędzich, Aegis, Phinek (tylko początkowo), PMG, Yarl

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:17 – 23:21

1. Wikiwakacje 2018

   Opis tematu: W tym roku po raz kolejny chcielibyśmy zorganizować Wikiwakacje. Na stronie jest już propozycja regulaminu i budżetu. Regulamin jest zasadniczo taki sam jak zeszłoroczny, z kilkoma zmianami:

   § 11 - zdecydowaliśmy się w tym roku na wyłącznie wewnętrzne jury, składające się z wikimedian - jury zawodowe miało tendencję do wyboru zdjęć pięknych, ale o niskiej wartości encyklopedycznej. Nie zauważyliśmy też, żeby zewnętrzne jury w sposób widoczny podnosiło rangę konkursu. Uwaga - w regulaminie nie ujęto możliwości włączenia do jury osoby od naszego partnera - Marta ma rozmawiać z NID, jeśli do wtorku się zdeklarują, to wpiszemy to do regulaminu, jeśli nie - może warto rozważyć jakąś furtkę na to.

   § 13 - zastąpienie nagród rzeczowych voucherami, co uprości sposób ich kupowania. W zeszłym roku proces kupowania nagród był obciążający i odbył się z długim poślizgiem. Tak będzie łatwiej. W pierwszych konkursach WLZ dawaliśmy nagrody pieniężne, więc vouchery tym bardziej są OK. Uwaga - czy możemy wskazywać sklep internetowy do zakupów czy nie?

   § 14 - wydłużenie o tydzień czasu na zakup przez nas nagród

   Budżet - zwiększenie o 400 zł budżetu w stosunku do zeszłego roku, żeby pokryć wykonanie dyplomów dla zwycięzców i pocztówek dla najaktywniejszych uczestników

   Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 11:15, 20 lip 2018 (CEST)

   Magalia przedstawiła wyżej wymienione zmiany w regulaminie konkursu, przedyskutowano potencjalnie rozwiązania typu czy zdjęcie musi być użyte w jakimś artykule (zdecydowano, ze nie musi), encyklopedyczno-poznawczy charakter zdjęcia zagwarantuje jury. Przedyskutowano zapisy dotyczące jurorów i ich pochodzenia/ Po rozmowie o ewentualnych potencjalnych zmianach regulaminu konkursu przed jego uruchomieniem (z uczestnictwem Elfhelma). Po zakończeniu dyskusji przegłosowano uchwałę UZ 2018-39 stosunkiem głosów 6/0/0.

2. Budżet specjalistki ds. wspierania społeczności

   Opis tematu: Zmiana dysponenta środków przeznaczonych na działalność specjalistki ds. wspierania społeczności, ocena stanu wykorzystania w połowie roku. Ewentualna rewizja kwoty. Aktualizacja odpowiedzialnego członka Zarządu.

   Zgłaszający: aegis maelstrom δ

   Powiązane uchwały Zarządu: UZ 2018-9

   Odpowiedzialny za rozliczenie: Piotr Gackowski

   Magalia poprosiła o zwiększenie przy okazji zmiany osoby rozliczającej również kwoty uchwały, do 1500 zł. Wpisano ją również jako osobę rozliczającą całość uchwały i przegłosowano uchwałę UZ 2018-40 stosunkiem głosów 6/0/0.

3. Uchwały UZ 2018-1 oraz UZ 2018-8; dyskusja nad zmianą osoby odpowiedzialnej za rozliczenie uchwały, w związku ze zmianami osobowymi w Zarządzie, ewentualnie również rewizja kwoty, w związku z np. wydrukiem wizytówek czy wyrobieniem pieczątek. Wojciech Pędzich (dyskusja) 17:28, 23 lip 2018 (CEST)

   Nie zdecydowano się zmieniać kwot uchwał, gdyż nie przewiduje się wyższych wydatków. Uchwały UZ 2018-41 zmieniającą dysponenta uchwały 1/2018 oraz uchwałę UZ 2018-42 zmieniającą dysponenta uchwały 8/2018 przyjęto każdą stosunkiem głosów 6/0/0.

4. UZ 2018-7, czy potrzebna jest dodatkowa kwota, w związku z pomysłami zgłaszanymi do Zarządu przez członków i pracowników? Wojciech Pędzich (dyskusja) 17:28, 23 lip 2018 (CEST)

   Maire poprosiła o zwiększenie kwoty, ustalono, że będzie to 12 tysięcy PLN, uchwała UZ 2018-43 przyjęta została stosunkiem głosów 6/0/0, po wyjaśnieniach stanu gadżetów i zamiarach z nimi związanymi.

5. Wniosek o dofinansowanie

   Opis tematu: Do Komisji Wikigrantów został złożony wniosek o dofinansowanie kosztów przejazdu WG 2018-25, który nie mieści się w zakresie przedmiotowym Wikigrantów zgodnie z regulaminem albowiem nie zawiera wskazania żadnych celów określonych w § 2 ust. 1 regulaminu. Zatem właściwym do rozpoznania jest Zarząd Stowarzyszenia, a nie Komisja Wikigrantów, co skutkowało przekazaniem wniosku. Należy podkreślić, że choć formalnie wskazano na wstępie "chęć wzbogacenia treści", to dalsza część wniosku wskazuje na chęć udziału w konferencji/wydarzeniach towarzyszących i działania szkoleniowe, zatem wniosek należy uznać jako wniosek o dofinansowanie udziału w konferencji złożony przez osobę z zewnątrz. Elfhelm (dyskusja) 20:10, 22 lip 2018 (CEST)

   Zgłaszający: Pauli.pasternak

   Odpowiedzialny za rozliczenie: Pauli.pasternak

   Dyskusja przełożona na kolejne spotkanie, zapowiedziano dyskusję mailową w tej sprawie.

6. CEE Meeting 2018

   Opis tematu: 10 sierpnia minie termin rejestracji na CEE Meeting 2018, dlatego należałoby ustalić kryteria wyboru delegatów. Jak co roku, 2 osoby przysługują nam bezpłatnie z grantu, możemy wysłać więcej, jeśli za nie zapłacimy. Mi osobiście szczególnie zależy na decyzji, bo termin rejestracji przypada na czas mojego urlopu, kiedy mogę mieć problemy z siecią. A jako osoba, która była w komisji decydującej o miejscu tej konferencji i członkini zespołu CEE Spring, bardzo chciałabym reprezentować WMPL we Lwowie.

   Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 11:01, 23 lip 2018 (CEST)

   Odbyła sie dłuższa dyskusja, podczas której Zarząd m.in. delegował Natalię Szafran-Kozakowską na konferencję, pokrywając koszty jej uczestnictwa z puli nieobjętej grantem WMF (służbowo). Zasugerowano również wyjazd Aegisa, PMG lub Mastiego plus kilka osób z naszych środków. Szczegóły uczestnictwa osób innych niż Magalia mają zostać przedyskutowane w kolejnym tygodniu. Dwie osoby z grantu WMF mają wstępnie zostać wyłonione ze społeczności w ramach jakiegoś konkursu - do doprecyzowania.

7. Pieczątki dla pracowników / członków Zarządu - czy potrzebne / pożądane, z jakich środków zakupić, kto ma się zająć? Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:30, 23 lip 2018 (CEST)

   Zasugerowano, by pieczątki dla chętnych pracowników i członków Zarządu wykonać w ramach uchwały UZ 1/2018. Dyskusja pokazała, że są pożądane.

8. Zakup w celach promocyjnych kilku egzemplarzy Życia wirtualnych dzikich - czy pożądane? Z której uchwały? Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:30, 23 lip 2018 (CEST)

   Sugestia przyszła od PMG. Wojciech Pędzich oświadczył, że w związku z tą publikacja nie ma konfliktu interesów (typu tantiemy od każdego egzemplarza). Zasugerowano opatrzenie tych egzemplarzy autografami autora / tłumacza oraz zapytanie, czy Darek nie miałby możliwości zorganizowania w promocyjnej cenie iluś egzemplarzy (minimum 10). Wojciech skontaktuje się z autorem.

9. Zlot Zimowy 2019 - wybór daty i wezwanie do nadsyłania ofert. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:30, 23 lip 2018 (CEST)

   Ustalono, że sugerowane daty to weekendy 11 stycznia - 10 lutego. Wojciech stwierdził, że chce wysłać zapytanie do Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie. Do 15 sierpnia oferty mogą pochodzić od społeczności i uzgodniono wezwanie do nadsyłania takich ofert.

31 lipca

Data

31 lipca 2018

Obecni

Masti, Maire, Wojciech Pędzich, Aegis, PMG, Yarl

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:18 – 22:41

1. Wniosek o dofinansowanie

   Opis tematu: Do Komisji Wikigrantów został złożony wniosek o dofinansowanie kosztów przejazdu WG 2018-25, który nie mieści się w zakresie przedmiotowym Wikigrantów zgodnie z regulaminem albowiem nie zawiera wskazania żadnych celów określonych w § 2 ust. 1 regulaminu. Zatem właściwym do rozpoznania jest Zarząd Stowarzyszenia, a nie Komisja Wikigrantów, co skutkowało przekazaniem wniosku. Należy podkreślić, że choć formalnie wskazano na wstępie "chęć wzbogacenia treści", to dalsza część wniosku wskazuje na chęć udziału w konferencji/wydarzeniach towarzyszących i działania szkoleniowe, zatem wniosek należy uznać jako wniosek o dofinansowanie udziału w konferencji złożony przez osobę z zewnątrz. Elfhelm (dyskusja) 20:10, 22 lip 2018 (CEST)

   Zgłaszający: Pauli.pasternak

   Odpowiedzialny za rozliczenie: Pauli.pasternak

   Wstępną dyskusję Zarząd przeprowadził mailowo, swoją opinię wyraził też na kanale TarLocesilion, Zasadniczy problem w tym przypadku leży w tym, że wnioskodawca nie ma wkładu w Wikipedia, więc jakość artykułów jest nieznana. Sześciu będących na kanale IRC członków Zarządu odrzuciło wniosek w głosowaniu (Maire po dołączeniu do spotkania kilkanaście minut później - ostateczny wynik 0/6/0 za przyznaniem dofinansowania).

2. CEE Meeting 2018 - ustalenie delegacji i kryteriów dla uczestników. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 21:01, 30 lip 2018 (CEST)

   Odbyła się dyskusja na temat oczekiwanego profilu delegata (uczestnictwo w transgranicznych inicjatywach, Wikidata, które mają dość silną prezencję na CEE Meeting, ogólna aktywność). Rejestracja delegatów jest do 10 sierpnia, więc zdecydowano rozpisać nabór kandydatów do wyjazdu z puli WMF (2 osoby, zajął się tym Yarl), zaś 7 sierpnia zdecydować o delegowanych z puli finansowanej przez WMPL (tydzień wcześniej Zarząd zadecydował już o delegowaniu Natalii Szafran-Kozakowskiej). Michał Buczyński ma również wypytać WMUA o formułę konferencji, układ ścieżek ze sesjami itd.

3. RODO

   Opis tematu: Działania konieczne do podjęcia w związku z RODO. Pozostawiam w rozpisce na razie, z uwagi na niejasną sytuację prawną tej zmiany.

   Zgłaszający: Wojciech Pędzich (dyskusja) 09:11, 27 lut 2018 (CET)

   Czego dotyczą wątpliwości co do sytuacji prawnej tej zmiany? może byśmy to obgadali z wyprzedzeniem, bo trzeba będzie zmienić kilka rzeczy. Przykładowo (jeżeli się trzymać ściśle terminów) formularz rejestracyjny na konferencję w Katowicach. Tar Lócesilion (queta) 15:33, 30 kwi 2018 (CEST)

   Podbijam. RODO jest rozporządzeniem, czyli obowiązuje bezpośrednio każdego jak ustawa. Nie jest dyrektywą, która jest skierowana do dalszego implementowania. Stowarzyszenie nie jest jak artykuły w Wikipedii - nie jest wyjęte z RODO.

   Przetwarzamy dane osobowe m.in. (wiem, że nie wymieniam wszystkiego):

   1. członków i pracowników (deklaracje członkowskie, refundacje kosztów, umowy z pracownikami, umowy i zaświadczenia o wolontariacie),
   2. darczyńców (newsletter, wysyłka upominków),
   3. koordynatorów i nagradzanych uczestników konkursów oraz osób, które dostały wikigranty (wysyłki nagród i przedmiotów grantów),
   4. osób kontaktowych z instytucji, z którymi współpracowaliśmy lub współpracujemy,
   5. dziennikarzy (baza danych rzecznika prasowego).

   Powinniśmy byli przed 25 maja rozesłać do wszystkich informację, że mamy ich dane, że przetwarzamy w danym celu, że przysługują im prawa itd.

   Powinniśmy też zrobić regulamin wydarzeń organizowanych/sponsorowanych przez Stowarzyszenie, usankcjonować swobodę robienia zdjęć uczestnikom i określić czy są wyjątki.

   Raczej wysyłamy dane osobowe poza UE - np. podamy Ukraińcom kto przyjedzie na spotkanie CEE we Lwowie, prawda? Podaliśmy Armeńczykom kto pojedzie na WikiCamp w Armenii? Podajemy dane osobowe do Fundacji, przynajmniej kontakt do członków zarządu?

   Wniosek: trzeba zrobić audyt jak przetwarzamy dane osobowe, napisać politykę prywatności skrojoną pod własne potrzeby, dostosować do niej dokumentację zawierającą dane osobowe i wewnętrzny sposób obchodzenia się z tą dokumentacją (dotyczący głównie Ani w biurze, Natalii, koordynatorów konkursów i zarządu), wyznaczyć osobę kontaktową, zrobić szkolenie dla zarządu, pracowników, ew. innych, np. koordynatorów konkursów. To wszystko, jeśli jest zrobione dobrze, kosztuje znacznie więcej niż 1 wikigrant.

   Ryzyko: Będąc OPP, jesteśmy w obszarze zainteresowania watchdogów. Co bardziej uczuleni darczyńcy lub członkowie także mogą od nas wymagać przestrzegania RODO. We wrześniu ruszą kontrole UODO. Tar Lócesilion (queta) 10:52, 28 lip 2018 (CEST)

   Powiązane uchwały Walnego: 8/2018 - ciekawe, że żadne wydatki nie zostały przewidziane na RODO. To też moja wina, bo brałem udział w dyskusji i głosowaniu. (Nie ma żadnej rezerwy?) Tar Lócesilion (queta) 12:40, 28 lip 2018 (CEST)

   Powiązane uchwały Zarządu: UZ 2008-9, UZ 2008-10 - nieaktualne

   TarLocesilion zreferował temat, odbyła się dyskusja z udziałem jego i Marka Stelmasika, w wyniku której stwierdzono, że dalsza część wymiany poglądów powinna odbyć się poza IRCem - Marek i Szymon mają ustalić szczegóły.

4. Identyfikacja wizualna

   Opis tematu: Dobrze będzie, w ramach określania identyfikacji wizualnej i polityki komunikacyjnej, ustalić stopkę obowiązującą we wszystkich mailach w domenie @wikimedia.pl.

   Zgłaszający: Tar Lócesilion (queta) 22:24, 28 cze 2018 (CEST)

   Warto wprowadzić jednolitość wizualną w komunikowaniu się ze światem zewnętrznym - księga identyfikacji wizualnej to na razie zbyt szeroki temat (na później). Wojciech ma zająć się tematem, potencjalnie poprosiwszy Nostrixa o pomoc.

5. 15 lat rumuńskiej Wikipedii

   Opis tematu: 29 września w Bukareszcie odbędzie się jednodniowa konferencja 15-lecia rumuńskiej Wikipedii. Masti otrzymał maila, z którego wynika że organizatorzy chętnie widzieliby na konferencji kogoś od nas. Przewiduje się prezentacje o GLAM, prawie autorskim i budowaniu społeczności - po angielsku. Grant przyznany na organizacje wydarzenia nie przewiduje opłacenia kosztów przejazdu zewnętrznych uczestników.

   Zgłaszający: Wojciech Pędzich (dyskusja) 21:11, 23 lip 2018 (CEST)

   Temat z uwagi na odległy termin podjęcia ostatecznej decyzji - dwa miesiące - odłożono.

6. Wojciech zwrócił uwagę na zgłoszony przez Polimerka temat BHP, poprosił o przygotowanie się na kolejne spotkanie z konkretami.

7 sierpnia

Data

7 sierpnia 2018

Obecni

Masti, Wojciech Pędzich, Aegis, PMG, Yarl

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:18 – 23:10

1. Osoba z uprawnieniami pracodawcy BHP

   Zarząd wygląda, że nie wie, że po moim odejściu i Powerka w Stowarzyszeniu nie ma nikogo, kto przeszedł szkolenie BHP dla pracodawców, co wiąże się też z tym, że nie ma komu robić okresowych szkoleń stanowiskowych BHP, czy wstępnych przy przyjmowaniu do pracy ew. nowych osób. Zarząd w związku z tym powinien kogoś wyznaczyć do tej funkcji i wysłać tę osobę na odpowiednie szkolenie. [1]. Polimerek (dyskusja) 14:55, 31 lip 2018 (CEST)

   Przedyskutowano, że to Marek Stelmasik powinien przejść kurs i zyskać uprawnienia jako zajmujący się biurem; Marek się zgodził. Pozostawiono mu uzgodnienie firmy w której to szkolenie odbędzie.

2. CEE Meeting 2018 - wyniki wezwania do składania kandydatur na wyjazd finansowany z puli WMF (Yarl) i dyskusja o puli finansowanej ze środków WMPL. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 11:48, 5 sie 2018 (CEST)

   Zgłoszenia nadeszły dwa i oba Zarząd uznał za dobrze umotywowane, więc uznano, że obydwaj wnioskujący delegowani są ze środków WMF na konferencję. Saper zadeklarował wyjazd za własne środki, co przyjęto obietnicą (od razu wypełnioną przez Michała) wyrażenia u organizatorów poparcia dla tego wyjazdu. W kwestii delegatów WMPL - odbyła się dyskusja nad wstępnymi założeniami programowymi, Piotr zadeklarował uczestnictwo, choć z zastrzeżeniem, ze może być zmuszony ze względów zawodowych przybyć na Ukrainę z Hiszpanii, co zostało przez pozostałych uczestników zaakceptowane. Michał zadeklarował chęć wyjazdu, z uwagi na CEE Spring i kwestie strategii. Paweł zadeklarował swój wyjazd z uwagi na programy GLAM i potencjał wyłuskania czegoś na miarę EtnoKarpat. Po dyskusji nad ewentualnymi innymi kandydaturami przyjęto stosunkiem głosów 5/0/0 uchwałę UZ 2018-44 ustalającą zarówno skład delegacji WMPL jak i dwóch wspomnianych stypendystów WMF. Dalsi ewentualni delegowani wymagać będą odrębnej uchwały.

3. RODO, wyniki ustaleń między Markiem Stelmasikiem a Szymonem Grabarczukiem. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 11:54, 5 sie 2018 (CEST)

   Odłożono, temat niepodjęty przed spotkaniem.

4. Uprawnienia i nazewnictwo kont osób funkcyjnych na wiki
   • Opis tematu: Kiedyś była zasada, że wszyscy członkowie zarządu mieli uprawnienia admina (A) i biurokraty (B). Obecnie listy adminów i biurokratów przypominają bardziej listę zasłużonych. Zaleca się, by ze względów bezpieczeństwa konta użytkowników z zaawansowanymi uprawnieniami były chronione dwustopniową weryfikacją. Jest jasne, że nieaktywni tego nie robią. Osobnym problemem jest to, że admini mogą edytować krytyczną dokumentację, która ma znaczenie prawne i która jest zabezpieczona na najwyższym poziomie (chodzi m.in. o podjęte uchwały, niektóre sprawozdania i raporty). Konto admina mało aktywnego/nieaktywnego (w szczególności: zmarłego) może posłużyć do fałszowania dokumentacji.
     • Proponuję nadać zaawansowane uprawnienia tym członkom zarządu i pracownikom, którzy ich nie mają (Celstrzel - A, PMG i Phinek - A i B).
     • Proponuję zastanowić się nad tym, komu należy odebrać uprawnienia. Moim zdaniem uprawnienia admina należy odebrać przynajmniej tym, którzy od dawna nie są aktywni w Stowarzyszeniu, a biurokraty - wszystkim, którzy nie są obecnie członkami zarządu.
     • Proponuję zmienić nazwy konta A.Matusiak na A.Matusiak (WMPL) (albo pełnym imieniem albo bez kropki, jak Ania woli), a także zmienić nazwę lub utworzyć osobne konto dla Marty Maliny oraz Celiny - dla spójności z nazewnictwem kont pracowników organizacji Wikimedia. Zalety oddzielania wkładu pracowniczego od wkładu wolontariackiego są znane.
     • Proponuję zastanowić się, czy jakieś dane osobowe nie są dostępne wyłącznie administratorom tej wiki (chodzi o usunięte wersje i strony). Jeżeli tak, to polityka dotycząca haseł robiona w ramach RODO będzie dotyczyła także haseł kont na wiki i wtedy oddzielenie uprawnień wolontariackich od pracowniczych byłoby wskazane.
     • Proponuję opublikować politykę, na podstawie której istnieją konta Agnieszka Marszał (WMPL) i Wojciech Pędzich (WMPL), a nie istnieją np. Michał Buczyński (WMPL) czy Marek Stelmasik (WMPL).
   • Zgłaszający: Tar Lócesilion (queta) 19:51, 31 lip 2018 (CEST)

   Piotr ma przygotować stosowny regulamin na kolejny tydzień lub za dwa tygodnie.

5. Piotr zasugerował, by skrócić czas dyżuru w przypadku niewpisania na agendę żadnych punktów - północ jest rozwiązaniem dość radykalnym, więc obecni przyjęli dyżurowanie w takich wypadkach do 22:00. Wprowadzono w życie od razu edycją na wiki.
6. Marek poinformował o nowych ofertach na telefony służbowe. Pozostawiono mu wolną rękę do działania; jednocześnie zauważono brak zmienionego dysponenta uchwały UZ 2018-2, więc stosunkiem głosów 5/0/0 przyjęto uchwałę UZ 2018-45 zmieniającą tegoż dysponenta.
7. Marek poinformował o dwóch ofertach prowadzenia księgowości - warszawskiej i łódzkiej.
8. Michał przypomniał o rozpisaniu nowej oferty na audyt - poprawioną wersje chce rozesłać następnego dnia do dotychczasowych i nowych oferentów.

14 sierpnia

Data

14 sierpnia 2018

Obecni

Marek Stelmasik, Wojciech Pędzich, Michał Buczyński, Piotr Gackowski, Paweł Marynowski, Jacek Fink-Finowicki

Prowadzący

Marek Stelmasik

Czas trwania

21:16 – 21:47

1. WikiOlimpiada
   • Opis tematu: Zapraszam Zarząd do zapoznania się z pomysłem WikiOlimpiady, czyli konkursu edycyjnego, nastawionego na poprawę jakości i zwiększenie zasobów Wikipedii powiązanych z tematyką igrzysk olimpijskich. Konkurs miałby trwać od 1 do 30 września, dlatego zależałoby mi na wcześniejszej decyzji. Budżet i regulamin mogą się do 20 sierpnia nieznacznie zmienić.
   • Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 16:56, 27 lip 2018 (CEST)

   Po uzyskaniu zapewnienia, że dane dadzą się ogarnąć botem i przedyskutowaniu szczegółów regulaminu, znaleziono kilka rzeczy wymagających doprecyzowania; temat odłożony na kolejne spotkanie.

2. Delegacja na GLAMWiki Conference 2018
   • Opis tematu: Wyjazd na konferencję GLAM w Tel Awiwie w dniach 3-5 listopada 2018. Skład: Yarl i Celina Strzelecka.
   • Zgłaszający: Yarl (dyskusja) 22:32, 7 sie 2018 (CEST)
   • Odpowiedzialny za rozliczenie: Yarl (dyskusja) 22:32, 7 sie 2018 (CEST)

   Przełożono na kolejny tydzień - brak budżetu.

3. CEE Meeting 2018 - uchwała na koszty delegacji. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:40, 13 sie 2018 (CEST)

   Brak przygotowanych kosztów, sprawa przełożona.

4. Szkolenie BHP - wyniki przeszukiwania firm oferujących takie usługi, decyzja. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:40, 13 sie 2018 (CEST)

   Marek przedstawił stan przeszukiwania ofert i zakres wymagany dla WMPL jako pracodawcy - zatrudniamy niewiele osób, nie mamy służby BHP. Szkolenie opłacone zostanie z uchwały na koszty prowadzenia biura.

5. RODO, dalsze ustalenia. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:40, 13 sie 2018 (CEST)

   Szymon przebywa na urlopie, brak ustaleń, przełożono.

6. Uprawnienia i nazewnictwo kont osób funkcyjnych na wiki - dalsze ustalenia, propozycja zasad od PMG? Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:40, 13 sie 2018 (CEST)

   Piotr czytał uwagi Szymona, acz na razie nie ma propozycji regulaminu. Odłożono na kolejne spotkanie.

21 sierpnia

Data

21 sierpnia 2018

Obecni

Marek Stelmasik, Wojciech Pędzich, Michał Buczyński, Piotr Gackowski, Paweł Marynowski

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:15 – 23:47

1. WikiOlimpiada
   • Opis tematu: Zapraszam Zarząd do zapoznania się z pomysłem WikiOlimpiady, czyli konkursu edycyjnego, nastawionego na poprawę jakości i zwiększenie zasobów Wikipedii powiązanych z tematyką igrzysk olimpijskich. Konkurs miałby trwać od 1 do 30 września, dlatego zależałoby mi na wcześniejszej decyzji. Budżet i regulamin mogą się do 20 sierpnia nieznacznie zmienić.
   • Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 16:56, 27 lip 2018 (CEST)
     • Przedyskutowano regulamin, przy udziale również Szoltysa, który pojawił się na IRC o późniejszej godzinie. Szczególną dyskusję wywołała punktacja. Po uzyskaniu zapewnienia Zarządu, że formuła konkursu nie ulegnie zmianie, głosowanie nad uchwałą przełożono na kolejny tydzień, celem dopracowania szczegółów.
2. Nazewnictwo i uprawnienia kont funkcyjnych na wiki - Piotr. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:56, 20 sie 2018 (CEST)

   Kwestię nazewnictwa kont odłożono do omówienia podczas spotkania na żywo. Po dyskusji przyjęto regulamin zawarty w załączniku do uchwały UZ 2018-46.

3. Wyjazd na konferencję GLAM w Tel Awiwie - budżet, skład. Sprawa zgłoszona przez Pawła. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:56, 20 sie 2018 (CEST)

   Podczas konferencji, jedna z delegowanych osób (Paweł) ma zgłoszona prezentację. Zauważono, że konferencja odbywa się po wygaśnięciu umowy z Celiną - po rozmowie na kanale prywatnym, Zarząd podtrzymał skład delegacji i przyjął stosunkiem 5/0/0 uchwałę UZ 2018-47.

4. CEE Meeting, uchwała kosztowa. Wojciech Pędzich zgłosił chęć uczestnictwa w konferencji, wypełnił formularz rejestracyjny, mimo upłynięcia czasu (po uzyskaniu akceptacji kanałami prywatnymi innych członków Zarządu). Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:56, 20 sie 2018 (CEST)

   Wojciech wypełnił formularz rejestracyjny i zgłosił prezentację. Po krótkiej dyskusji przyjęto uchwałę UZ 2018-48,

5. RODO, dalsze ustalenia? Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:56, 20 sie 2018 (CEST)

   Odłożone.

28 sierpnia

Data

28 sierpnia 2018

Obecni

Marek Stelmasik, Wojciech Pędzich, Michał Buczyński, Paweł Marynowski, Małgorzata Wilk

Prowadzący

Wojciech Pędzich, potem Marek Stelmasik

Czas trwania

21:16 – 23:47

1. RODO. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 18:59, 26 sie 2018 (CEST)
   • Opis tematu: W spotkaniu na IRC będą uczestniczyli dwaj prawnicy z kancelarii Góralski&Goss. Mają doświadczenie we wdrażaniu RODO w różnych podmiotach, w tym w NGO (wykaz klientów, krótki opis usług dla NGO). Chcieliby porozmawiać o zakresie wdrożenia RODO w Stowarzyszeniu.
   • Zgłaszający: Tar Lócesilion (queta) 21:35, 27 sie 2018 (CEST)
   • Powiązane spotkania Zarządu: 31 lipca 2018, pkt 3.
     • Po rozmowie z pracownikami kancelarii, dotyczącymi np. rozproszonego faktu działalności Stowarzyszenia (geograficznie) zdecydowano, że Marek wybierze się do kancelarii wypytać o szczegóły i powróci z zarysem propozycji współpracy.
2. WikiOlimpiada, dokończenie tematu, przyjęcie odnośnej uchwały. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 18:59, 26 sie 2018 (CEST)

   Temat był już maglowany jakiś czas, więc bez dłuższej dyskusji przyjęto uchwałę UZ 2018-49.

3. Zlot Zimowy 2019. Do 15 sierpnia było dokładnie zero ofert. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 18:59, 26 sie 2018 (CEST)

   Wojciech przyznał, że nie wysłał szczegółowego zapytania do podmiotu, który sugerował kilka tygodni temu; ogólnie, wyszukaniem ofert ma się zająć biuro.

4. Źródłosłów 2018 - dyskusja nad ofertami przesłanymi Zarządowi. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 17:31, 27 sie 2018 (CEST)

   Przedyskutowano miejsca konferencji, pojawiło się też pytanie o ometrykowanie wydarzenia, co jest wykonalne i pożądane - na przykład pod katem raportowania do WMF i pisania kolejnych wniosków APG. Przyjęto stosunkiem głosów 5/0/0 UZ 2018-50.

5. Przegląd organizacyjny - omówienie ofert
   • Opis tematu: Audyt - rozmowa dotycząca ofert i procesu
   • Zgłaszający: Michał Buczyński
   • Powiązane spotkania Zarządu: m.in. spotkanie na żywo 23-24 czerwca 2018

   Pozostawiono na późniejszą okazję - telekonferencję w najbliższy weekend.

6. Sprawa zmiany księgowości - do pozyskania są dane z dotychczasowego biura.
7. Maraton edycyjny w siedzibie Centrum Cyfrowego - potencjalne zainteresowanie pod katem naszego uczestnictwa w dyskusji od reformie unijnej dyrektywy prawnoautorskiej. Jest mało szczegółów - zdecydowano o małym spotkaniu edycyjnym dla kilku osób.

4 września

Data

4 września 2018

Obecni

Wojciech Pędzich, Michał Buczyński, Paweł Marynowski, Małgorzata Wilk, Piotr Gackowski, Marek Stelmasik (spóźniony)

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:14 – 22:37

1. Zwiększenie środków na warsztaty i maratony edycyjne oraz wikispotkania w 2018
   • Opis tematu: Zwiększenie środków na warsztaty i maratony edycyjne oraz wikispotkania w 2018. Bieżący budżet (3000zł) został już wykorzystany.
   • Zgłaszający: Masti (dyskusja)
   • Powiązane uchwały Zarządu: UZ 6/2018
   • Odpowiedzialny za rozliczenie: Marek Stelmasik
     • Uchwała UZ 2018-52 została bez dyskusji przyjęta stosunkiem głosów 6/0/0.
2. Przyjęcie uchwały o zmianie biura księgowego - odpowiedzialny, Marek Stelmasik. 20:13, 3 wrz 2018 (CEST)

   Po stwierdzeniu, że koszty prowadzenia biura księgowego nie przekroczą w tym roku kwoty z uchwały 19/2018, przyjęto uchwałę UZ 2018-51 stosunkiem głosów 6/0/0.

3. RODO - brak kontaktu od tygodnia? Propozycja spotkania z prawnikami w sobotę po 18, albo w niedzielę: w ramach spotkania zarządu na żywo, albo po spotkaniu, z częścią członków - wedle decyzji zarządu. Tar Lócesilion (queta) 14:45, 4 wrz 2018 (CEST)

   Masti został poproszony o umówienie spotkania.

4. W ramach wolnych wniosków przyjęto w poczet członków użytkownika Margoz.
5. Marek przypomniał o sugestii, by spisać uchwałę na koszty działalności Zarządu, nie tylko wyjazdów służbowych. Uchwałę UZ 2018-53 przyjęto stosunkiem głosów 6/0/0.
6. Reprezentacja Stowarzyszenia na konferencji 15-lecia rumuńskiej Wikipedii. Program konferencji jest nieznany, znanych jest kilku uczestników międzynarodowych - Asaf Bartov czy Liam Wyatt. Nasza obecność tam byłaby raczej kurtuazja lidera regionu CEE. Marek deklaruje, że może pojechać, tym bardziej, ze cieszy sie zaufaniem społeczności CEE od strony wspierania CEE Spring. Z uwagi na brak programu, acz stały kontakt ze Strainu, temat odłożono do sobotniego spotkania Zarządu na żywo.
7. Wojciech wysłał członkom Zarządu list od CivilServant w sprawie ewentualnej współpracy. Sprawa jest świeża, więc pozostawiono na weekendowe spotkanie na żywo. Istnieje szansa uzyskania donacji dla WMPL w ramach tego programu, a ewentualne uczestnictwo Wojtka stanowiłoby przyczynek do jego rozwoju naukowego.
8. CEE Meeting: Piotr i Wojciech nadal nie są wpisani na listę, choć ten drugi (oraz Michał) dostał zaproszenie do odbycia w przededniu konferencji szkolenia z facylitacji. Michał napisze do organizatorów, Wojciech i Michał wyrazili zainteresowanie wspomnianym szkoleniem, więc do Lwowa polecą prawdopodobnie dzień wcześniej.

8-9 września

Data

8-9 września 2018, spotkanie na żywo w Warszawie, w siedzibie Centrum Cyfrowego

Obecni

Wojciech Pędzich, Michał Buczyński, Paweł Marynowski, Małgorzata Wilk, Piotr Gackowski

Prowadzący

Piotr Gackowski, notatki Wojciech Pędzich

Podczas dwudniowego spotkania na żywo, Zarząd odbył indywidualne rozmowy, ponadgodzinne, z każdym z pracowników. Rozmawiano o wdrażanych przez Zarząd narzędziach do komunikacji oraz zarządzania, o pomysłach i oczekiwaniach pracowników, ewentualnych brakach w wiedzy technicznej, które dałoby się uzupełnić.

Dokonano tymczasowego przydzielenia rzeczniczki prasowej Małgorzacie Wilk, jako osobie pomocniczej w myśl punktu 4.1 Podziału zadań Zarządu, w związku z planowaną nieobecnością głównego przełożonego, na dwa miesiące. Agnieszka ma zająć się przygotowaniem / aktualizacją presskitu (ciekawe dane, którymi warto się chwalić) oraz podstaw identyfikacji wizualnej. Zadecydowano też o jej uczestnictwie w lokalnych spotkaniach wikimedian (urodziny, Źródłosłów) celem lepszego wdrożenia w społeczność oraz zadeklarowano dalszą pomoc we wdrażaniu się w pojęcia, które warto znać pod kątem lepszego mówienia o WMPL i jego projektach.

Anna Matusiak - przedyskutowano kwestie składania dokumentów w biurze oraz kilka spraw, które zostaną zaadresowane w trakcie współpracy przy wdrożeniu RODO. Omówiono też np. z jakim wyprzedzeniem najlepiej jest dokonywać rezerwacji przejazdów czy noclegów. Anna powinna mieć też lepszy dostęp do narzędzi płatniczych (karta z limitem do tych płatności, których nie da się załatwić przelewem, choć przelew to sposób preferowany), do ustalenia ze skarbnikiem. Zadeklarowano lepszą komunikację z członkami Zarządu odpowiedzialnymi za innych pracowników, by Anna nie konfliktowała się z podejmowanymi przez nich działaniami. Omówiono też aktualny stan wyposażenia biura i ogólne potrzeby - sprawa ma ruszyć dalej po wizji lokalnej ze strony Zarządu i inwentaryzacji. Warto rozważyć również wyposażenie się w zestaw konferencyjny - laptop, prezenter, przejściówki.

Natalia wskazała na lepszą dynamikę komunikacji i komfort pracy po wprowadzeniu nowych narzędzi. Przedyskutowano lepsze / częstsze raportowanie poprzez inkrementalne dopisywanie wartości w pliku budżetu. Omówiono formułę prowadzonych konkursów edycyjnych, włącznie z nagrodami niematerialnymi. Natalia bierze na siebie nieprzypisane / osierocone sprawy, co trzeba poprawić (wdrożone narzędzia, przypisywanie konkretnych zadań konkretnym osobom, pilnowanie by kolejka "w trakcie" nie puchła). Omówiono propozycję projektu z CivilServant. Warto wrócić do biuletynu informacyjnego kosztem "Z życia Stowarzyszenia" - zaproponowano miesięczny cykl z zamykaniem numeru 1. dnia każdego miesiąca, przy wkładzie pracowników i chętnych członków Zarządu oraz wolontariuszy - publikacja na wiki + ewentualnie PDF? Wskazano też, że profesjonalne wydanie raportu rocznego Stowarzyszenia wpłynęłoby na pozytywny odbiór naszej organizacji. Warto też pomyśleć nad storytellingiem dla kilku grup docelowych w naszej komunikacji. Omówiono też ewentualne cele dla wniosku sAPG na rok 2019.

Marta wskazała, że dobrze byłoby przeprowadzić szkolenie z fundacyjnych metryk. Rozmawiano o wkładzie pracowników GLAM w stowarzyszeniowy biuletyn. Warto poczytać o inicjatywach innych organizacji i albo je pokazać jako warte wykonania pomysły dla społeczności albo wręcz wdrożyć. Znaczna część materiałów z partnerstw GLAM jest na stronach Wikipedii, przedyskutowano więc zalety i wady takiego umiejscowienia oraz potencjalne "rafy" przy przenoszeniu i utrzymywaniu tych materiałów na wiki Stowarzyszenia - choć to miejsce byłoby preferowane, nie jest oczywiste pod względem technicznych, działalności uczestników, itd. Kolejną kwestią do wykonania byłyby wnioski wyciągnięte z kilku współprac, by uczyć się na dotychczasowych doświadczeniach. Potencjalnie warto podejrzeć, jak raportują i prowadzą projekty inne zorientowane na GLAM organizacje Wikimedia.

Celina wskazała relatywnie krótką perspektywę planowania; poprawa w tej dziedzinie mogłaby np. skutkować lepszym pokazywaniem potencjalnym partnerom korzyści ze współpracy. Chciałaby też przeprowadzić projekt potencjalnie większego kalibru, co skutkowało szerszą dyskusją w Zarządzie na temat większych projektów w ogóle. Aktualnie oddelegowano jej organizację 17. urodzić polskojęzycznej Wikipedii we Wrocławiu.

Omówiono również następujące kwestie:

• Komunikacja: odbiorcy naszych treści w sieciach społecznościowych i na blogu. Dobrym pomysłem jest wykorzystanie doświadczeń Wikimedia Deutschland - trzy grupy odbiorców treści, pod które są tworzone i przeplatane materiały. Blog ma dołożone narzędzia optymalizacji wyników wyszukiwania. Nie mamy wielu danych liczbowych, które robiłyby wrażenie i którymi moglibyśmy się pochwalić i zabłysnąć, vide 180 tysięcy tekstów źródłowych. Prowokować to też może pytania o to, czym jest WMPL i po co / jak / dlaczego działa.
• Media społecznościowe - po ustaleniu strategii komunikacji należy poustawiać poziomy dostępu dla wolontariuszy i pracowników mogących coś dodać na Facebooku. Twitter - potencjalnie jest to miejsce, w które można zainwestować sporo zasobów i czasu przy wątpliwym urobku w polskich realiach i nie jest to dla nas medium, w którym chcemy być widoczni.
• Nowe projekty, nieoczekiwane inicjatywy: ze względu na audyt organizacyjny staramy się ograniczyć dociążanie nowymi rzeczami do końca roku, co pozwoli lepiej wykonać bieżące rzeczy, skoncentrować się na audycie i raporcie dla WMF.
• Komunikacja bieżąca Zarządu: roboczo dobrze jest robić audiokonferencje.
• Powinniśmy wcześniej dopiąć raporty i podejmować rozmowy o bannerach OPP, co pozwoli lepiej przeprowadzić kampanię pozyskiwania środków.
• RODO - dalsze kroki do podjęcia po nawiązaniu współpracy z zarekomendowaną kancelarią. M.in. kwestie pozyskiwania i retencji danych osobowych od kandydatów na członków, konsekwencje niewdrożenia RODO.
• Audyt organizacyjny - należy przygotować zakres audytu z wybraną już firmą i sporządzić listę ludzi, z którymi audytor mógłby przeprowadzić wywiady a niebędącymi aktualnymi członkami ciał statutowych WMPL. Należy też przejrzeć dokumenty tych organizacji Wikimedia, które robiły podobne badania organizacji. Audyt powinien z naszej strony również być odpowiednio udokumentowany, by mieć zebrane doświadczenia.
• Ewentualne przeprowadzenie warsztatów kompetencji cyfrowych dla pracowników - w miarę potrzeb i dopasowania do wykonywanej pracy.
• Prawo do urlopu dla członków Zarządu - czy członek Zarządu może na jakiś czas opuścić prace w Stowarzyszeniu? Staramy się informować, jeśli czasowo będziemy musieli się wyłączyć, czy to z pojedynczego spotkania Zarządu czy to z dłuższych działań.
• Zarząd przeprowadził retrospekcję dotychczasowych wydarzeń aktualnej kadencji. Wnioski do wyciągnięcia - na później.

11 września

Data

11 września 2018

Obecni

Wojciech Pędzich, Małgorzata Wilk, Paweł Marynowski, Piotr Gackowski

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:23 – 21:52

Odbył się dyżur, w trakcie którego omówiono odwołanie użytkownika Wiroid od decyzji w sprawie ostatniej edycji konkursu Tygodnie tematyczne. Informacja została przesłana mailowo do wnioskującego. W gronie obecnych członków Zarządu przedyskutowano również regulamin konkursu Wolna Polska - Wolna Wiedza.

18 września

Data

18 września 2018

Obecni

Małgorzata Wilk, Marek Stelmasik, Michał Buczyński, Wojciech Pędzich, Paweł Marynowski, Piotr Gackowski,

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:15 – 22:47

1. Civil Servant a Wikimedia Polska
   • Opis tematu: Na ręce Wojtka spłynął email od Julii z Civil Servant wraz z listem intencyjnym Proposal to collaborate with CivilServant to test effects of “Thanks” on the community health of Polish Wikipedia. Rozmawialiśmy wstępnie na spotkaniu zarządu, że może ja i Wojtek zrobilibyśmy to razem. Chciałabym się dopytać czy mamy już jakieś decyzje, refleksje?
   • Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 09:58, 11 wrz 2018 (CEST)
     • Natalia i Wojciech zgłosili swoje zainteresowanie uczestnictwem w projekcie. Reszta Zarządu poparła te inicjatywę.
2. Wolna Polska - Wolna Wiedza
   • Krótki opis projektu: Drogi Zarządzie, mamy już wszystko, żeby głosować konkurs niepodległościowy:

   • Regulamin, przejrzany przez Was tydzień temu
   • Stronę w Wikipedii
   • propozycję budżetu - uwaga, jest nieco wyższa niż głosowana sondażowo na spotkaniu na żywo w Warszawie, ale złożyłam solidną górkę. Mogę zmniejszyć bez problemu, jeśli uważacie, że to dużo nadal jest niższa niż w budżecie rocznym, gdzie planowaliśmy 9000 zł.

   • Link do strony projektu:Wolna Polska - Wolna Wiedza
   • Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 12:44, 17 wrz 2018 (CEST)
   • Odpowiedzialny za rozliczenie: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 12:44, 17 wrz 2018 (CEST)
     • Uchwałę UZ 2018-54 przyjęto bez dyskusji.
3. Uchwała w sprawie delegacji do podpisania umów na nowe telefony dla pracowników, odpowiedzialny: Marek Stelmasik.

   Z uwagi na opóźnienia w uaktualnieniu KRS, niezbędna była uchwała na podpisanie umowy z operatorem telefonów komórkowych. Uchwałę UZ 2018-56 przyjęto bez dyskusji.

4. Etno Wikispacer we Wrocławiu, w ramach wolnych wniosków.

   Temat zgłosiła Celina Strzelecka. Spodziewany budżet wikispaceru wraz z obchodami urodzin polskojęzycznej Wikipedii wykracza poza ramy uchwały UZ 2018-6. Kwestia została już zaakceptowana na spotkaniu na żywo w Warszawie. Uchwała UZ 2018-55 została przyjęta bez dyskusji.

5. Udział w spotkaniu z okazji 15. urodzin rumuńskiej Wikipedii, temat w ramach wolnych wniosków. Wyklarował się program wydarzenia, mamy zaproszenie od organizatorów, więc warto byłoby się tam pokazać. Marek Stelmasik zadeklarował wyjazd. Paweł Marynowski może przesłać do delegowanego Marka tematy do poruszenia w ramach GLAM. Uchwała UZ 2018-57 przegłosowana została bez dalszej dyskusji (5/0/1).
6. Szymon Grabarczuk pokazał dokument FAQ w trakcie opracowywania. Zyskał aprobatę Zarządu, poproszono Pawła Marynowskiego aby się nim opiekował z ramienia Zarządu.
7. Otrzymaliśmy powiadomienie o zbliżającym się CopyCampie; ogólnie zadecydowano, ze warto na takim wydarzeniu być, acz nie robimy tego oficjalnie jako Stowarzyszenie.
8. Sporządzono sprawozdanie z Wikimanii 2018 (do którego Marek ma coś jeszcze dopisać); delegowani wyrazili samokrytykę z powodu późnej publikacji. Okres letni był po zmianach w Zarządzie czasem reorganizacji, przygotowania do audytu, przejmowania przez członków Zarządu nadzoru nad pracownikami w nowym kontekście. Sama zmiana osobowa Zarządu również była znaczna.
9. Spotkanie prezesów organizacji afiliowanych przy WMF. Jest program spotkania, koncentrującego się na efektywnej pracy w Zarządzie. Uchwała UZ 2018-58 przyjęta została bez dyskusji (5/0/1).

25 września

Data

25 września 2018

Obecni

Małgorzata Wilk, Marek Stelmasik, Wojciech Pędzich, Paweł Marynowski, Piotr Gackowski

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:18 – 22:10

1. RODO a członkostwo
   • Opis tematu: Statut, a ściślej Artykuł 13 punkt 2 wymusza przesłanie z deklaracją członkowską kopii dowodu tożsamości. W świetle RODO jakoś nie widzę potrzeby przetwarzania wzrostu i adresu zameldowania kandydatów na członków, docierają też do mnie sygnały (i słuszne) że kandydaci nie chcą wysyłać dokumentu tożsamości. Art 13 pkt 2 najchętniej uznałbym za nieobowiązujący bo sprzeczny z dyrektywą jako środek przejściowy - przy wdrożeniu ustaleń RODO na pewno będą konieczne zmiany w statucie, acz to odrębna bajka.

   • To ja się wetnę.... to chyba telepatia, wczoraj odbyliśmy na ircws długą dyskusję na ten temat. Więc przy okazji, gdyby Zarząd podjął dyskusję na ten temat, ja bardzo poproszę o zamieszczenie na www wmpl informacji na jakiej podstawie (jakie jest uzasadnienie celu), i z jakiej potrzeby wynikającej, Stowarzyszenie przetwarza, wymagając kopii DO, danych dot. nazwiska rodowego, imion rodziców, miejsca urodzenia, wzrostu w centymetrach, koloru oczu, oraz przede wszystkim, wizerunku kandydatów i członków. Proszę także o info, w związku z katalogiem danych i ich wagą, czy Stowarzyszenie wdrożyło wymagane elementy związane z kontrolą nad ich przetwarzaniem. Pozdrawiam, Zdzislaw (dyskusja) 22:16, 21 wrz 2018 (CEST)

   • Zgłaszający: Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 22:27, 20 wrz 2018 (CEST)
     • Po ogólnej dyskusji zaproponowano, by ten punkt poruszyć na Zlocie Zimowym oraz w rozmowach z potencjalnym usługodawcą w kwestiach RODO. Masti jest w trakcie przygotowywania polityki RODO, Zarząd powinien zmienić odpowiednio regulamin zapisu członków. Wojciech Pędzich ma przeprowadzić konsultację w tej sprawie z Maciejem Królem.
2. TarLocesilion zgłosił potencjalny temat na warsztat z Zarządem, pracownikami i KR. Z uwagi na to, że przypadać to będzie po audycie i łatwiej będzie spiąć prezentowane przez Tara treści z wnioskami z audytu, zdecydowano, że ten punkt odbędzie się na ZZ, w ramach sesji piątkowej lub piątkowo-sobotniej.

2 października

Data

2 października 2018

Obecni

Małgorzata Wilk, Marek Stelmasik, Wojciech Pędzich, Paweł Marynowski, Piotr Gackowski, Michał Buczyński

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:16 – 22:51

1. Materiały wideo z CEE Meeting przerobione na filmik promujący GLAM
   • Opis tematu: Podczas CEE Meeting 2017 Wikimedia Foundation nagrała materiały dotyczące Wikipedii, konferencji, projektów GLAM. Nie wykorzystała ich. Ale my możemy to zrobić. Montażem mógłby się zająć Victor Grigas, autor filmików promocyjnych WMF, pracujący dla Fundacji jako kontraktor. Efektem byłby 2 minutowy filmik, który pokazywałby wartość projektów GLAM i zachęcał do wspierania ich w Polsce poprzez 1% podatku. Zarząd otrzymał pełen budżet, wraz z rozpiską. Istnieje możliwość częściowego sfinansowania tego w ramach programu szybkich grantów Fundacji.
   • Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 21:19, 1 paź 2018 (CEST)
     • Przedstawiono argumenty, dlaczego właśnie te filmiki (są już nagrane, nie trzeba tworzyć nowego materiału wideo) i dlaczego właśnie ten podwykonawca są pożądane - Victor montował już filmy dla WMF, zna specyfikę filmów promujących projekty WMF i inicjatywy oraz zna nagrany materiał. Z uwagi na to, że chcemy wchodzić w promowanie treści multimedialnych, pomysł zyskał aprobatę Zarządu. Możemy sfinansować jego realizację z szybkiego grantu WMF, po zakończeniu terminu grantu Simple APG na audyt organizacyjny, gdyż terminy obowiązywania grantów nie mogą wzajemnie na siebie nachodzić a Zarząd przychyla się do złożenia kolejnego wniosku w ramach sAPG w 2. połowie roku 2019. Z uwagi na to, że film ma być zrobiony pod kątem GLAM, to właścicielem tego zadania wśród członków Zarządu został Paweł Marynowski. Przekazem filmu ma być to, jak za pomocą projektów GLAM zachowujemy dziedzictwo kulturowe i udostępniamy je światu; konkluzją może być zachęcanie WMPL 1% podatku. Wszyscy członkowie Zarządu obecni na spotkaniu poparli w sondażowym głosowaniu ten pomysł.
2. Piotr zapytał, czy Małgorzata ma zapas materiałów informacyjnych, choćby pod kątem Źródłosłowu. Gadżety dedykowane emu wydarzeniu są załatwiane, zaś ulotka ogólna jest w trakcie aktualizacji.
3. Dokonano przeglądu Kalendarza, wskazano konflikty, m.in. z warsztatem dla Zarządu i pracowników stanowiącym część audytu z jednym z zaplanowanych wydarzeń zewnętrznych. Sprawa do przedyskutowania z audytorką.
4. Piotr zapytał, czy w ramach zwiększenia przejrzystości działań Zarządu nie rozważyć publikowania bezpośrednio logów z IRC, nie zaś notatek. Wskazano potencjalny konflikt z regułami Freenode, potencjalne usztywnienie uczestników spotkania, szczególnie spoza kręgu Zarządu, pracowników i najczęściej współpracujących wolontariuszy. Po stronie plusów wspomniano szybkość i przejrzystość.
5. Agnieszka Marszał wspomniała o chęci zgłoszenia WMPL lub Wikipedii do konkursu Popularyzator Nauki. Po dyskusji na temat przedmiotu zgłoszenia i kategorii sprawę zostawiono Małgorzacie Wilk i Agnieszce Marszał do dopracowania.
6. Małgorzata Wilk zapytała o możliwość podpromować finansowo posty związane z Piątkami z Wikipedią na Facebooku. Sprawa do obgadania operacyjnego ze Skarbnikiem.

9 października

Data

9 października 2018

Obecni

Małgorzata Wilk, Marek Stelmasik, Wojciech Pędzich, Piotr Gackowski, Michał Buczyński

Prowadzący

Wojciech Pędzich

1. Przedłużenie umowy z Celiną Strzelecka.

   W obliczu deklaracji Celiny co do chęci objęcia pół etatu do połowy przyszłego roku, dokonano przeglądu i aktualizacji zakresu obowiązków. Uchwałę UZ 2018-59 przyjęto stosunkiem głosów 6/0/0 - Paweł głosować poza spotkaniem.

2. RODO, propozycja rozwiązania niezgodności między ustawodawstwem a Statutem poprzez przyjęcie uchwały o niestosowaniu zapisów art. 13 Statutu podczas przyjmowania członków.

   W trakcie dyskusji uznano, że jest to krok zbyt zdecydowany i że do czasu zmiany zapisów Statutu nie będą podejmowane uchwały anulujące jakiekolwiek zapisy Statutu - uchwały nakazujące niestosowanie zapisów nadrzędnego dokumentu czyli Statutu nie są prawidłową praktyką. Marek ma zająć się dopracowaniem aktualnej procedury przyjmowania członków, rozważone też zostanie zwołanie Walnego Zebrania na Zlocie Zimowym, by odpowiednio zmienić statut w kwestiach członkowskich.

3. Zgłoszenie do konkursu "Popularyzator Nauki".

   Po stwierdzeniu, że wniosek wymaga jedynie doszlifowania, zaakceptowano.

23 października

Data

23 października 2018

Obecni

Małgorzata Wilk, Marek Stelmasik, Wojciech Pędzich, Piotr Gackowski, Michał Buczyński, Jacek Fink-Finowicki, Paweł Marynowski

Prowadzący

Marek Stelmasik

1. Delegacja na Volunteer Supporters Network Meeting 2018

   W dniach 9-11 listopada odbędzie się drugie już spotkanie osób wspierających społeczność w organizacjach Wikimedia. Zostałam na nie zaproszona i chciałabym móc z tego zaproszenia skorzystać. Proponowany budżet znajduje się na tej stronie, program i opis wydarzenia na tej

   Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 17:37, 22 paź 2018 (CEST)

   Natalia opowiedziała o oczekiwaniach co do spotkania, o uzysku z poprzedniego, o grupie wsparcia społeczności. Uchwałę UZ 2018-60 przyjęto stosunkiem głosów 7/0/0.

2. W ramach wolnych wniosków Michał zapytał o maila, którzy Zarząd otrzymał od Dimiego + zapytanie z Centrum Cyfrowego o wspólne stanowisko w sprawie zmian legislacyjnych w UE i stanowiska Polski. Sprawa wymaga głębszego przeczytania.

30 października

Data

30 października 2018

Obecni

Marek Stelmasik, Wojciech Pędzich, Paweł Marynowski, Piotr Gackowski, Michał Buczyński, Jacek Fink-Finowicki, Małgorzata Wilk

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:15 – 23:08

1. Podjęcie decyzji w sprawie terminu i lokalizacji Zlotu Zimowego. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 21:21, 29 paź 2018 (CET)

   Zarząd otrzymał kilka ofert, pokrywających kilka miast, w tym Tczewa i Kalisza. Ze względu na obecność pracownika na miejscu, postawiono na Kalisz, konkretnie na Hotel Europa. Uchwała UZ 2018-62 przyjęta została stosunkiem głosów 6/0/0.

2. Przyjęcie sprawozdania z CEE Lwów. PMG (dyskusja) 09:08, 30 paź 2018 (CET)

   Sprawozdanie przyjęto.

3. Przyjęcie sprawozdania ze spotkania 15 lecie rumuńskiej Wikipedii. PMG (dyskusja) 09:49, 30 paź 2018 (CET)

   Sprawozdanie przyjęto. Przy tej okazji pojawiła się uwaga co do stworzenia scentralizowanego miejsca na, coraz liczniejsze, raporty z wyjazdów.

4. Podczas dyskusji nad lokalizacją Zlotu Zimowego padła kwestia refundacji kosztów dojazdu i zasadności składania wniosków. W obliczu braku scentralizowanej polityki w tej sprawie, Zarząd będzie podejmował decyzje jednostkowo tym razem (wnioski mają wpływać do sekretarza), zdeklarowano przygotowanie konkretnej polityki przed konferencją Wikimedia Polska.
5. Natalia podniosła kwestię wyczerpanego budżetu na audyt organizacyjny i sugestii dopłacenia ze środków WMPL na odbiór audytu lub warsztaty SWOT i misji. Sprawę pozostawiono w końcu na następne spotkanie, do doliczenia i ewentualnego prześledzenia alternatywnych ofert.
6. Piotr zgłosił wniosek, by za organizację zlotów i konferencji ze strony pracowników odpowiadała Natalia ze wsparciem Ani i Agnieszki, reszta pracowników wspierająco w miarę potrzeby.

6 listopada

Data

6 listopada 2018

Obecni

Wojciech Pędzich, Paweł Marynowski, Piotr Gackowski, Michał Buczyński, Małgorzata Wilk, Jacek Fink-Finowicki

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:15 – 23:08

1. Koszty warsztatów SWOT i misji w modelu Ashridge. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:38, 5 lis 2018 (CET)

   Sprawa przeniesiona z poprzedniego tygodnia. Uznano w dyskusji, że nie będzie przygotowywana uchwała celowa na określone działania w ramach audytu, ale - chcąc do końca zużyć budżet WMF - przygotowano uchwałę UZ 2018-64 na dopełnienie tych kwestii, których nie da sie pokryć z grantu kwotą do 10000 PLN. Drugi warsztat SWOT jest dodatkiem do pierwotnego planu audytu, więc stanowi uzasadnienie dołożenia naszych środków (argument do przedstawienia WMF). Uchwałę przyjęto stosunkiem głosów 7/0/0.

2. W połowie miesiąca wygasa umowa o pracę z Agnieszką Marszał; jakie dalsze kroki podejmujemy? Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 21:00, 5 lis 2018 (CET)

   Większość Zarządu, obecna na Źródłosłowie, omówiła już wstępnie ten punkt. Agnieszka zaakceptowała przedstawiony zakres obowiązków, więc stosunkiem głosów 7/0/0 przyjęto uchwałę UZ 2018-63.

3. Warsztaty strategiczne Tara przed Zlotem Zimowym - czy dla zarządu, czy w planie konferencji, jak finansowane. PMG (dyskusja) 09:55, 6 lis 2018 (CET)

   Nie chcąc dominować przez Zarząd programu ZZ i nie chcąc wykluczać członków Zarządu z uczestnictwa, zarząd zdecydował o zdzwonieniu się z Tarem na dwa tygodnie przed ZZ plus spotkanie na 1,5h w trakcie ZZ celem dogadania reszty rzeczy nieporuszonych przez rozmowę głosową.

4. Michał przedstawił treść listu który chciałby wysłać (tłumaczenie tekstu z Brukseli) do polskich władz, w sprawie klauzuli ochrony domeny publicznej. Przeprowadzono redakcje tego tekstu, który wysłany ma być wspólnie z Centrum Cyfrowym.

13 listopada

Data

13 listopada 2018

Obecni

Wojciech Pędzich, Piotr Gackowski, Marek Stelmasik, Małgorzata Wilk, Paweł Marynowski

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:15 – 21:46

1. Udział w Wikimedia Summit 2019. Tym razem naszą delegacje ogranicozno do jednej osoby - musimy się naradzić, kto jedzie. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:10, 12 lis 2018 (CET)

   Odłożone ze względu na nieobecność Prezesa.

2. Tygodnie Tematyczne - czy i w jakiej formule kontynuujemy w 2019? Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:20, 12 lis 2018 (CET)

   Odłożone ze względu na nieobecność Natalii, choć sugestią byłoby odejść od dotychczasowej formuły.

3. Rapid grant na zmontowanie materiałów z CEE Meeting - pod potrzeby kampanii OPP? Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:20, 12 lis 2018 (CET)

   Temat został przerzucony na dział GLAM, ma ruszyć w styczniu, gdyż nie możemy brać rapid grantu podczas obowiązywania innego (tu: grantu na audyt organizacyjny). Sprawa przejęta przez Pawła Marynowskiego.

4. W ramach wolnych wniosków Paweł zapytał, czy składamy wniosek o grant Tesco, co pojawiło się na biurowej skrzynce mailowej. Jako WMPL nie mamy co startować, inicjatywa nie jest w naszym nurcie.

20 listopada

W związku z weekendowym intensywnym warsztatem, odbyto tylko dyżur.

27 listopada

Data

27 listopada 2018

Obecni

Wojciech Pędzich (częściowo), Piotr Gackowski, Marek Stelmasik, Michał Buczyński, Małgorzata Wilk, Paweł Marynowski

Prowadzący

Marek Stelmasik

Czas trwania

21:15 – 22:21

1. Udział w Wikimedia Summit 2019. Tym razem naszą delegacje ogranicozno do jednej osoby - musimy się naradzić, kto jedzie. Wojciech Pędzich (WMPL)

   Michał Buczyński stwierdził, ze udało mu się zabezpieczyć miejsce dzięki FDC, więc obecni członkowie Zarządu zdecydowali się wydelegować Wojciecha Pędzicha. Uchwała do przygotowania na kolejne spotkanie - termin składania akcesu do uczestnictwa mija 17 grudnia.

2. Tygodnie Tematyczne - czy i w jakiej formule kontynuujemy w 2019?

   Odłożone do końca zwolnienia lekarskiego Natalii.

3. Odbiór raportu z audytu. Kiedy to będzie, gdzie to będzie, kto to ustawi?

   Jedyny realny wolny weekend to 15 grudnia, sam raport z audytu ma szansę pojawić się kilka dni wcześniej. Pojawił się pomysł, by poprosić Centrum Cyfrowe o użyczenie miejsca, noclegami zajmie się Natalia,

4. W ramach wolnych wniosków Marek zapytał o to, kto z członków Zarządu uważa, ze powinien mieć wgląd i dostęp do konta bankowego: na pewno powinni to być Michał i Wojciech. Marek ma przygotować procedurę, inni mają się zastanowić, czy czują potrzebę dostępu.
5. FKAGEU upomina się o kolejną wpłatę na swoją działalność; temat poruszony informacyjnie przez Skarbnika.
6. Wojciech zdał krótką relację z hangouta w sprawie Civil Servant; projekt się rozwija, eksperyment jest coraz bardziej sprecyzowany, wkład pl.wikipedii jest w projekcie bardzo doceniany.
7. Michał zasygnalizował powrót ze spotkania prezesów organizacji afiliowanych przy WMF; spotkanie było bardzo owocne, głównie szkoleniowe, także koordynacyjno-synchronizacyjne. Raport zostanie złożony w stosownym czasie. Grupa prezesów zmienia nieco swoje działanie, reorganizuje się
8. Proces strategiczny w końcu ulega pewnemu przyspieszeniu, jak stwierdził Michał.
9. 5 grudnia odbędzie się rozprawa - wezwanie Air Canada do ugody za niewykonany przelot Michała do Montrealu na konferencję Wikimania.
10. Michał będzie reprezentował WMPL 13 grudnia podczas panelu na Internet Governance Forum Polska.
11. Marek zdał krótką relację z nieudanego Walnego OSM Polska, gdzie było tylko 4 członków, kolejne nieudane Walne będzie oznaczało rozwiązanie OSM. Jest pomysł, by likwidator przekazał środki OSM do WMPL, z czego byłyby utrzymywane serwer i domena. Alternatywą jest, by WMPL stało się chapterem OSM. Sprawa jest do dalszego przegadania. Z uwagi na zazębianie się np. OSM i Wikidata opcje są realne - OSM mieści się w naszych celach statutowych.

4 grudnia

Data

4 grudnia 2018

Obecni

Wojciech Pędzich, Michał Buczyński, Piotr Gackowski, Marek Stelmasik, Małgorzata Wilk, Jacek Fink-Finowicki

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:15 – 22:23

1. Udział w Wikimedia Summit 2019, przyjęcie uchwały. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 18:41, 3 gru 2018 (CET)

Wojciech stwierdził, że chętnie wziąłby również udział w odbywającym się po samej konferencji szkoleniu dla członków Zarządu (rekomendacja Michała), lecz na razie jest mało informacji o wydarzeniu, dlatego uchwała UZ 2018-66 zawierała jedynie koszt uczestnictwa w samej konferencji. Uchwałę przyjęto stosunkiem głosów 6/0/0.

1. Tygodnie Tematyczne - czy i w jakiej formule kontynuujemy w 2019? Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:20, 12 lis 2018 (CET)

   Nie ma danych - co TT nam dają, czego od nas wymagają, temat przełożony. Natalia zadeklarowała pokazanie nowego pomysłu na konkurs.

2. Procedura dostępu do kona bankowego, Marek Stelmasik.

   Brak kontaktu z bankiem, sprawa odłożona.

3. Baczyński 2015 Opowiadania
   • Opis tematu: Trzecia część nagrań twórczości Krzysztofa Kamila Baczyńskiego to wybrane opowiadania. To kontynuacja i ostatnia część projektu Baczyński 2015 - nagrań audiobooków z okazji przejścia twórczości Krzysztofa Kamila Baczyńskiego do domeny publicznej. Opis projektu z budżetem na stronie roboczej: https://pl.wikimedia.org/wiki/U%C5%BCytkownik:Borys_Kozielski/Brudnopis/Baczy%C5%84ski-opowiadania
   • Zgłaszający: Borys Kozielski
   • Powiązane uchwały Zarządu: UZ 1/2015, UZ 34/2015
   • Odpowiedzialny za rozliczenie: Borys Kozielski

   Zgłaszający wyjaśnił, ze to ostatnia część projektu nagrywania twórczości Baczyńskiego. Wątpliwości wzbudziło zgłoszenie projektu (konkretnego, kosztorysu - zamiary zgłaszano wcześniej) wtedy, gdy projekt już de facto trwa. Zarząd chce lepiej planować od 2019 roku i powstała prośba, by wcześniej zgłaszać zamiar realizowania takich projektów, wpisując się w plany ramowe SWMPL. Uchwała UZ 2018-67 przyjęta została stosunkiem głosów 6/0/0.

4. W ramach wolnych wniosków Ankry zasygnalizował konieczność ogłoszenia budżetu i składu Komisji Wikigrantów.

11 grudnia

Data

11 grudnia 2018

Obecni

Wojciech Pędzich, Małgorzata Wilk, Piotr Gackowski, Marek Stelmasik, Michał Buczyński

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:18 – 23:14

1. Tygodnie Tematyczne - czy i w jakiej formule kontynuujemy w 2019? Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:20, 12 lis 2018 (CET)

   Natalia przekazała Zarządowi analizę stanu Tygodni Tematycznych i propozycję kształtu dalszego ich wsparcia ze strony Stowarzyszenia. Warto zachować wsparcie dla konkursu, ale nie w obecnej, negatywnie konkurencyjnej formie. Przedstawiono propozycje, w której faktyczną nagrodę można dostać za jakościowy udział w co najmniej 3 TT. Obecni wyrazili swoją pochwałę co do jakości raportu. Poproszono o uwagi co do formuły konkursu do najbliższego czwartku. Sprawa ma być rozważona za tydzień finalnie.

2. Procedura dostępu do kona bankowego, Marek Stelmasik.

   Podobnie jak poprzednio, brak kontaktu z bankiem, odłożone.

3. Budżet Wikigrantów na 2019 rok oraz powołanie Komisji Wikigrantów, prawdopodobnie w zmienionym składzie

   Aktualnie urzędująca Komisja wypowiedziała się za zmniejszeniem środków (2/1/1 za obniżeniem do 12 tysięcy PLN). Ze strony Piotra padło pytanie o ewentualnie niezagospodarowane rejony, gdzie Wikigranty mogłyby się sprawdzić, jedną z propozycji były granty wyjazdowe na dokumentacje fotograficzną wiosek. Ankry podał też informację o rezygnacji Elfhelma i braku informacji o chęci kontynuowania prac w Komisji od Wiktoryna. Wskazano też kwestię upływającego terminu na ogłoszenie nowego składu Komisji, ale po dyskusji ustalono, że jest on instrukcyjny, a nie wiążący. Wojciech zadeklarował rozpowszechnienie ogłoszenia o naborze do Komisji i przedstawienie efektów na kolejnym spotkaniu Zarządu.

4. Audyt - spotkanie w weekend. Jakieś zmiany? PMG (dyskusja) 07:47, 11 gru 2018 (CET)

   Potwierdzono, że niezmiennie spotkanie w sprawie odbioru audytu jest w Centrum Cyfrowym w najbliższą sobotę od 10:00. Draft raportu ma być dostarczony przez audytorkę przed spotkaniem.

5. Udział niewikimedian w Zlocie Zimowym - zasady, odpłatności. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:02, 10 gru 2018 (CET)

   Z danych zebranych przez Natalię, WMDE nie płaci za osoby towarzyszące, podobnie jak WMNL. Przedyskutowano, kim w naszym rozumieniu miałby być „aktywny edytor”, jak pobierać i rozliczać opłaty od uczestników-nieedytorów, jak z opłatami za posiłki, co z płatnościami za pokoje dwuosobowe – wszystkie te kwestie sprawiają, że WMPL nie jest dobrym pośrednikiem w uczestnictwie nieedytorów. Do Zlotu Zimowego nie da się nic ustalić, wiec zadecydowano, że opłacany przez WMPL udział osób postronnych w Zlocie nie jest akceptowany. Sprawa jest zdecydowanie do ustalenia na potrzeby letniej konferencji.

6. Refundacja kosztów udziału w Zlocie Zimowym - zasady, procedura. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:02, 10 gru 2018 (CET)

   Ustalono, za uchwałą przyznającą środki na ZZ (UZ 2018-62), że prośba o zwrot kosztów dojazdu lub zniesienie wpisowego na zlot musi być umotywowana. Wojciech ma zbierać takie wnioski i zreferuje Zarządowi, mają być mu przekazywane przez Natalię maile w tej sprawie które spływać będą na adres email obsługujący kwestie konferencji.

7. Michał poruszył kwestię raportu i planu rocznego i konieczności ich przygotowania. CO do raportu Raportujemy dla dwóch celów - uzyskania dostępu do bannerów OPP oraz zamknięcia grantu z programu Simple APG. Natalia zaczyna prace nad raportami, potrzebuje m.in. danych finansowych od Marka. Omówiono, czego nie daliśmy rady zrobić (remont stron Stowarzyszenia, bot aktywności). W kwestii planów, odrzucono sugestię spotkani ana żywo w niedzielę 16 grudnia. Piotr zaproponował rozdzielenie projektów do planu rocznego między pracowników (poza Anią), Małgorzata zasugerowała pisanie planu w okresie poświąteczno-noworocznym. Michał zadeklarował zaplanowanie procesu stworzenia planu.

18 grudnia

Data

18 grudnia 2018

Obecni

Wojciech Pędzich (częściowo), Paweł Marynowski, Piotr Gackowski, Jacek Fink-Finowicki, Małgorzata Wilk, Marek Stelmasik

Prowadzący

Wojciech Pędzich, potem Marek Stelmasik

Czas trwania

21:22 – ?

1. Budżet Wikigrantów na 2019 rok oraz powołanie Komisji Wikigrantów, prawdopodobnie w zmienionym składzie.

   Wszyscy dotychczasowi członkowie komisji poza Elfhelmem zgłosili chęć dalszych prac przy Wikigrantach. Z dwójki kandydatów którzy zgłosili się do Komisji (Anwar2 i Einsbor) Zarząd wybrał Einsbora. Uchwałę UZ 2018-68 przyjęto stosunkiem głosów 7/0/0. W międzyczasie, Natalia przedstawiła swoje spostrzeżenia co do Wikigrantów - możliwa kanibalizacjia TT przez CEE Spring (taka sama usługa refundacji, ale z mniejszym zobowiązaniem), istnienie rzeczy nieobjętych programem grantów (refundacja wypożyczenia sprzętu foto lub komputerowego), i tak bardzo silny program grantowy wobec innych organizacji afiliowanych.

2. W ramach wolnych wniosków Natalia zgłosiła przedyskutowanie konkursu edycyjnego dla Wikisłownika. Ramy konkursu opracowano na Źródłosłowie wraz z Wikisłownikarzami oraz dwoma członkami Zarządu (Małgorzata i Wojciech). Konkurs ma łączyć ludzi o rozbieżnych działaniach w Wikisłowniku. Z udziału w konkursie nie wykluczono np. Zarządu - nagrody są symboliczne. Projekt ma być głosowany 8 stycznia, obecni członkowie Zarządu podeszli do projektu aktywizacji w ten sposób projektów siostrzanych z entuzjazmem.
3. W ramach wolnych wniosków Natalia zgłosiła wyczerpanie budżetu na TT 2018. Uchwałę UZ 2018-69 zwiększającą budżet Tygodni Tematycznych o 1500 PLN przyjęto stosunkiem głosów 7/0/0.
4. Natalia zapytała, czy można ufundować comiesięczną nagrodę dla najbardziej produktywnej osoby przekazującej najwięcej haseł do rubryki Czy wiesz... w Wikipedii - na wniosek jednego z wolontariuszy. DO pomysłu odniesiono się sceptycznie, wątpliwości budzi uznaniowość rubryki, możliwość ustawiania Czy wieszów, jak też fakt, że wprowadziłoby to nagradzanie kolejnej aktywności, co jest wątpliwym zyskiem dla projektu. Odniesiono się też do Tygodni Tematycznych i do tego, ze taki system mógłby wywołać podobne problemy.
5. Natalia dokończyła budżet do raportu, Marek musi teraz się w to zagłębić.

2019

8 stycznia

Data

8 stycznia 2019

Obecni

Małgorzata Wilk, Marek Stelmasik, Wojciech Pędzich, Piotr Gackowski, Paweł Marynowski, Michał Buczyński, Jacek Fink-Finowicki (później)

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:15 – 23:09

1. Opis tematu: Akceptacja wyjazdu na Dzień Domeny Publicznej
   • Zgłaszający: Celina+przepisujący PMG
   • Przełożono. Nie wszyscy członkowie Zarządu dostali maila z propozycją Celiny. Po przesłaniu do Zarządu, podjęto dyskusję - w Warszawie nie będą dostępni wolontariusze wikimediowi (w tym czasie jest Zlot Zimowy). Wezwano do uzupełnienia / opublikowania kosztorysu na wiki stowarzyszenia. Wstępnie Zarząd wyraził zainteresowanie wysłaniem Zuzanny Dolegi na DDP.
2. Uchwały budżetowe 2019. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 15:28, 4 sty 2019 (CET)

   Skarbnik zgłosił nieprzygotowanie uchwał; przełożono.

3. Sprawdzenie wykorzystania kwot z uchwał 10/2018 i 19/2018, czy jest potrzeba je uzupełnić, czy zamknęły się niewykorzystane? Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 15:28, 4 sty 2019 (CET)

   Kwoty z ww. uchwał zostały przekroczone, ale według skarbnika nie rodzi to żadnych konsekwencji. Doprecyzowanie kwot w uchwałach nie jest konieczne, robimy to głównie dla siebie (choć kontrola zewnętrzna doceniła to działanie).

4. Ustalenie daty letniej konferencji celem jak najwcześniejszego podania jej do wiadomości zainteresowanych. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 10:17, 5 sty 2019 (CET)

   Propozycja przedyskutowana z Natalią to 7-9 czerwca; obecni członkowie Zarządu przegłosowali (6/0/0) tę datę.

5. Wolne wnioski

   Natalia poprosiła o możliwość zamówienia infografik z topowymi hasłami pl.wikipedii - Zarząd się przychylił, będzie sfinansowane z uchwały na materiały promocyjnie (patrz pkt. 2). Przyjęto jednak uchwałę na koszty działalności specjalistki ds. wspierania społeczności UZ 2019-1 stosunkiem głosów 7/0/0.

   Ankry zapytał o możliwość współpracy z biblioteką UW w ramach GLAM; został poproszony o opisanie sytuacji mailowo (pozyskiwanie zbiorów z biblioteki).

   Natalia wspomniała o kilku niestandardowych przypadkach zapisów na Zlot Zimowy; wikipedysta z cała rodziną i osoba, do której nie da się przypisać żadnego konta użytkownika (a sama nie podała). Podała też koszty noclegu w Hotelu Europa. Wojciech zadeklarował, ze podejmie kontakt z tymi osobami i dopilnuje dopłaty albo innego rozwiązania sytuacji.

15 stycznia

Data

15 stycznia 2019

Obecni

Piotr Gackowski, Wojciech Pędzich, Paweł Marynowski (częściowo), Małgorzata Wilk, Michał Buczyński, Marek Stelmasik

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:15 – 23:30

1. Przyjęcie w poczet członków użytkownika Tarkowski. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 00:12, 15 sty 2019 (CET)

   Kandydatura nie wywołała sprzeciwów, przyjęty jednogłośnie (6/0/0).

2. Druk toreb papierowych z grafikami z instytucji GLAM - decyzja i koszty
   • Opis tematu: Proszę o decyzję w sprawie nakładu / maksymalnego kosztu produkcji gadżetów-toreb papierowych z nadrukami z 4 instytucji GLAM oraz logo WMPL, Wikipedii i GLAM. Wycena, przygotowany projekt toreb i szczegóły znajdują się tutaj.
   • Zgłaszający: Marta Malina Moraczewska

   Za zgodą Skarbnika, druk opłacono z poprzedniej uchwały gadżetowej.

3. Raport Komisji Wikigrantów
   • Opis tematu: Raport Komisji Wikigrantów za rok 2018.
   • Zgłaszający: Ankry
   • Powiązane uchwały Zarządu: UZ 2015-23, UZ 2017-54, UZ 2018-68

   Ankry zaznaczył, że Komisja WG chciałaby wprowadzić zmiany w formule / regulaminie, ale szczegóły są jeszcze dopracowywane. Zarząd podziękował Komisji za wytężona pracę w 2018 i przyjął raport stosunkiem głosów 6/0/0.

4. Delegacja na Dzień Domeny Publicznej, przeniesione z poprzedniego tygodnia.
   • Opis tematu: Proszę o zatwierdzenie kosztorysu przeprowadzenia warsztatów z materiałów GLAM w Dniu Domeny Publicznej.
   • Zgłaszający: Celina Strzelecka

   Skarbnik zadeklarował, że przygotowany jest pakiet uchwał budżetowych, więc ten wyjazd można opłacić ze zbiorczej uchwały wyjazdowo-szkoleniowej.

5. Przyjęcie uchwał budżetowych. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 21:31, 15 sty 2019 (CET)

   Kwoty uchwał oparte zostały na zeszłorocznych wydatkach. UZ 2019-3 na koszty biura - zwiększenie wydatku na większe biuro, podjęto dyskusję o rozliczaniu np. poszczególnych wysyłek (wymaga przemyślanego podejścia do arkusza rozliczeniowego), przyjęta 6/0/0; UZ 2019-4 na koszty Internetu i telefonów przyjęta 6/0/0; UZ 2019-5 na podróże służbowe - przedyskutowano kwestie wyjazdów pracowników i zarządu oraz kwestie innych wydatków niewyjazdowych (na nie ma być odrębna uchwała), przyjęta 6/0/0; UZ 2019-6 na na opłacenie nazw domenowych: część domen wycofaliśmy, z wyliczeń wynika, że w trakcie roku będziemy mogli opłacić jeszcze 5 domen, przyjęta 6/0/0; UZ 2019-7 na usługi poczty elektronicznej przyjęta 6/0/0; UZ 2019-8 na warsztaty edycyjne i spotkania wikimedian, podniesiono kwotę z uwagi na nadchodzące 18. urodziny polskojęzycznej Wikipedii i możliwość lokalnych spotkań niepokrytych odrębnymi uchwałami przyjęta 6/0/0. UZ 2019-9 na zakup gadżetów: pokończyły się, przyjęta 6/0/0.

6. W ramach wolnych wniosków - zaległa uchwała UZ 2019-2 na koszty promocji wikimediów w mediach społecznościowych. Dyskutowano nad wysokością uchwały - czy warto przyjąć już teraz kwotę, która zabezpieczy działania promocyjne na cały rok - oraz nad ogólnym profilowaniem postów, między innymi z projektów siostrzanych. Uchwałę na środki na bieżącą działalność promocyjną przyjęto stosunkiem głosów 6/0/0.
7. Ankry zapytał o stanowisko Zarządu w sprawie nierozliczonych grantów z ubiegłych lat, które nie będą już realizowane, z różnych przyczyn. Regulamin nie przewiduje zwrotu otrzymanego dofinansowania, więc sprawa przeszła do Zarządu. Dyskutowano nad różnymi modelami - zamknięcie grantów jako niezrealizowanych, zwrot zakupionych pozycji do biura. Zarząd z uwagi na późną godzinę nie podjął decyzji.
8. Maire dostała zaproszenie na targi RemaDays i zarejestrowała się; uczestnictwo jest bezpłatne.
9. Natalia przedstawiła stan raportu dla WMF; oprócz finansów jest w zasadzie gotowy. Zarząd wyraził słowa pochwały za pracę nad raportem.

22 stycznia

Data

22 stycznia 2019

Obecni

Piotr Gackowski, Wojciech Pędzich, Michał Buczyński, Marek Stelmasik, Małgorzata Wilk, Paweł Marynowski

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:15 – 22:30

1. Udział w szkoleniu dla członków Zarządu, zaraz po Wikimedia Summit. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:32, 21 sty 2019 (CET)

   Przejazd powrotny i ubezpieczenie wynikają z uchwały UZ 2018-66 przyjętej na udział w Wikimedia Summit, więc wyliczenie zawiera tylko dodatkowy nocleg, diety i opłatę za uczestnictwo. Obecni członkowie Zarządu poparli samą ideę uczestnictwa. UZ 2019-10 przyjęto stosunkiem głosów 6/0/0.

2. Dofinansowania dojazdu / zwolnienia z opłat na Zlot Zimowy. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:32, 21 sty 2019 (CET)

   Zarząd dostał podsumowanie wniosków na skrzynki mailowe, omówił wnioski na kanale prywatnym.

3. Natalia poprosiła o rzucenie okiem na regulamin Tygodni Tematycznych. Formuła była omawiana już jakiś czas temu i zyskała akceptację Zarządu, więc należy popracować nad regulaminem.

29 stycznia

Data

29 stycznia 2019

Obecni

Wojciech Pędzich, Michał Buczyński, Paweł Marynowski, Jacek Fink-Finowicki, Małgorzata Wilk, Piotr Gackowski

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:16 – 23:23

Spotkanie odbyło się w ramach wolnych wniosków.

1. Według poprzednich ustaleń zarządu konferencja miała się odbywać 7-9 czerwca, ale pojawił się głos, żeby wybrać inną datę. Czy jest jakaś decyzja zarządu w tej sprawie?

   Zaproponowane miejsce (pałacyk) jest problematyczne ze względu na zakwaterowanie uczestników, lepszym pomysłem, pozwalającym zachować zapowiedzianą już datę byłby Wrocław. Zasugerowano, by organizację ofert powierzyć Celinie Strzeleckiej, Juliusz Zieliński również deklarował pomoc. Całość ma być skomunikowana z Natalią. Rozmawiano również o konieczności zaprowadzenia osoby koordynującej całość, ustalono, że będzie to Natalia.

2. Tygodnie Tematyczne - Natalia zaproponowała regulamin oraz system punktowy. Skonsultowała też całość z Elfhelmem. Przedyskutowano proponowane systemu punktacji i ich przełożenie na uzysk w hasłach i wydatki. Zdecydowano się na wersję "łatwą" punktacji.
3. Powrócono do kwestii niewykonanych grantów. Księgowo są to na tyle zaległe rozliczenia, ze ich prostowanie byłoby albo niewykonalne albo co najmniej karkołomne. Zwrot źródeł do biura również nie jest sensowny - dla Stowarzyszenia nie stanowią one wartości. Zgodnie z trendem dyskusji z poprzedniego tygodnia, granty należy uznać za niewykonane, bez konieczności zwracania źródeł / środków Stowarzyszeniu.
4. Użytkownik Comp1089 nadesłał na mail Zarządu wniosek o dofinansowanie zakupu linijki Braille'owskiej, z której pomocą chce m.in. organizować szkolenia dla niewidomych. Z uwagi na późną porę, konieczność szybkiego podjęcia decyzji i nowość tematu dla WMPL (rozliczenie księgowe) Zarząd poprosił wnioskodawcę o przedstawienie programu szkolenia na wiki i zaaranżował na następny dzień rozmowę głosową celem przedyskutowania całości.

   Notatka: wniosek chwilowo zatrzymany - Stowarzyszenie nie ma wiedzy o rozwiązaniach księgowych tego typu darowizny, a czas na dofinansowanie upływał lada dzień.

5 lutego

Data

5 lutego 2019

Obecni

Wojciech Pędzich, Michał Buczyński, Marek Stelmasik, Jacek Fink-Finowicki, Małgorzata Wilk, Piotr Gackowski, Paweł Marynowski

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:21 – 23:39

1. Nowe Tygodnie Tematyczne
   • Opis tematu: Zaproponowany regulamin i system punktowy. Jest okej? :)
   • Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 11:39, 29 sty 2019 (CET)
     • Regulamin dostępny jest na wiki, przedyskutowano jego zapisy, jak też terminy wysyłki nagród oraz ograniczenie wysyłki nagród do Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Uchwała UZ 2019-11 przyjęta została stosunkiem głosów 6/0/1.
2. Wyjazd na Wikimedia Hackathon 2019
   • Opis tematu: od 17 do 19 maja w Pradze odbędzie się Wikimedia Hackathon 2019. Należy podjąć decyzję o ilości miejsc, następnie ogłosić informację wraz z miejscem na zapisy + krótkie uzasadnienie chęci udziału wraz z kosztorysem dojazdu.
   • Zgłaszający: Yarl (dyskusja) 15:35, 30 sty 2019 (CET)
     • Paweł przedstawił spodziewane koszty, wstępnie Zarząd zadeklarował wysłanie do 4 osób.
3. Wydatki Zarządu / wolontariuszy / pracowników wchodzące w skład celów statutowych acz nieprzewidziane w uchwale UZ 2019-5; podczas odnośnego spotkania Zarządu (15 stycznia) przyjęliśmy uchwałę tylko na wyjazdy, co z innymi czynnościami, vide wyżywienie w trakcie wyjazdowych spotkań Zarządu.

   Sprawa odłożona, ze względu na niejasności kwestii delegacji; do zrobienia po ustaleniu nowego planu kont.

19 lutego

Data

19 lutego 2019

Obecni

Wojciech Pędzich, Michał Buczyński, Paweł Marynowski, Jacek Fink-Finowicki, Małgorzata Wilk, Piotr Gackowski, Marek Stelmasik

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:21 – 23:39

1. Zarząd na spotkaniu głosowym priorytetyzacją zadań, sprawami, które pojawiały się od początku kadencji, oraz kwestiami ogólnymi zgłoszonymi przez Piotra. Omówił też kwestie związane z RODO / pomocą prawną. Podjęto również przełożenia Wikiwyzwania, pracą nad strategią w II połowie 2019, innymi konkursami.
2. Program Rozwoju Organizacji Obywatelskich
   • Opis tematu: Do 12 marca można składać wnioski w ramach konkursu PROO na Wsparcie działań misyjnych i rozwoju instytucjonalnego organizacji. Minimalna kwota to 100 tysięcy złotych. W czasie burzy mózgów pracownic na Discordzie padły takie cele środków: 1. komputery; 2. rzutniki; 3. wyposażenie biura; 4. zatrudnienie grafika; 5. zatrudnienie programisty (taki sklonowany Yarl); 6. zatrudnienie szkoleniowca (najlepiej z Warszawy); 7. pomoc prawna (kiedyś gdzieś ten wątek się pojawił); 8. pieniądze na szkolenia dla pracowników; 9. pieniądze pensje aktualnych pracowników; 10. zapłacenie profesjonalnej firmie zajmującej się produkcją filmów promujących 11. pieniądze na kampanię reklamową 12. siedziba warsztatowo-społecznościowa w Warszawie razem z wyposażeniem 13. Zatrudnienie osoby od pozyskiwania funduszy 14. pieniądze na bardziej rozbudowaną księgowość; 15. Proces strategiczny.
   • Ponieważ czasu jest mało, decyzję o tym, czy, na co i kto w jakim zakresie ma się tym zajmować trzeba podjąć szybko. Więcej informacji o programie: tu
   • Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 12:22, 13 lut 2019 (CET) Celina Strzelecka, Agnieszka Marszał
     • Zarząd docenił inicjatywę oddolną pracownic i poprosił o oszacowanie pracochłonności wniosku oraz proponowanych inwestycji w ramach grantu. W kilku miastach organizowane są szkolenia z zakresu grantów, warto jest przyjrzeć się im i uczestniczyć w takim spotkanio-szkoleniu.

26 lutego

Data

26 lutego 2019

Obecni

Wojciech Pędzich, Michał Buczyński, Paweł Marynowski, Małgorzata Wilk, Piotr Gackowski, Marek Stelmasik

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:21 – 23:41

1. Ostateczna decyzja w sprawie podwykonawcy czynności związanych z wdrożeniem RODO. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:43, 25 lut 2019 (CET)

   Zarząd otrzymał dwie oferty, różniące się zakresem prac (jedna: dokumentacja, druga: audyt, dokumentacja i szkolenie) i - co z tego wynika - kosztami. Jeden z członków zarządu miał dostarczyć ofertę innej kancelarii do porównania, nie została ona jednak pozyskana. Pojawiły się pytania, czy droższa, kompleksowa, oferta, jest nam potrzebna, czy nie jest zbyt szeroka, Z uwagi na szkolenia, wysoką świadomość interesariuszy w sprawach RODO. Wojciech próbował "zmieścić" w ofercie coś jeszcze, na przykład, kompleksowy przegląd statutu, bezskutecznie. Zdeklarował się też koordynować proces wdrażania. Sprawa ostatecznie do rozwiązania na kolejnym spotkaniu - Wojciech ma jeszcze sprawdzić jeden trop.

2. Braki gadżetowe. Są coraz bardziej odczuwalne. Ostatnio nawet była dyskusja na liście pl.wikimedia, więc czuje to nie tylko Zarząd i pracownicy. Czas uzupełnić niedobory, sprawa pilnieje z dnia na dzień. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:43, 25 lut 2019 (CET)

   Mamy zgłaszane potrzeby gadżetowe do różnych grup odbiorców - konferencje, ludzie młodzi, outreach, konkursy. Można robić więcej gadżetów - np. z myślą o 18. urodzinach pl.wiki. Małgorzata zebrała na targach REMA nieco pomysłów, czeka jeszcze na kilka wycen. Pojawiła się również kwestia wyprodukowania albo przetłumaczenia broszur informacyjnych - najlepsze wydają się niemieckie (po angielsku), Natalia zadeklarowała się tłumaczyć je jako zajecie poboczne. W ciągu dwóch tygodni Małgorzata ma przedstawić rekomendacje gadżetowe.

3. Kwestie pracownicze - czy wszystko mamy dopięte? Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:43, 25 lut 2019 (CET)

   Zarząd omówił te kwestie na kanale zamkniętym.

4. Niedobory sprzętu dla pracowników. Paląca sprawa, trzeba to ogarnąć. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:43, 25 lut 2019 (CET)

   Zarząd otrzymał od Celiny Strzeleckiej rozpiskę tego, czego ona potrzebuje + zasilacz dla Natalii. Agnieszka nie zgłaszała dodatkowych potrzeb. Kwotę z wyliczenia (5050 zł) zwiększono celem dokupienia oprogramowania. Uchwałę UZ 2019-12 przyjęto stosunkiem głosów 6/0/0.

5. Miejsca, w których pracownicy świadczą pracę. Nie wszystkie są "nasze", nie wszystkie opłacamy, a powinniśmy. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:43, 25 lut 2019 (CET)

   Ania i Marta korzystają z biura w Łodzi, reszta pracownic - nie. Jako pracodawca powinniśmy zapewnić warunki pracy, acz z uwagi na potencjalny konflikt interesów (rzeczywisty lub postrzegany) nie za bardzo możemy opłacać miejscówkę, w której pracuje Natalia. Z drugiej strony miejsca typu cowork nie zawsze pozwalają bezpiecznie zostawić sprzęt i są droższe. Paweł i Małgosia mają wysondować potrzeby podległych im pracownic.

6. Warsztaty strategiczne - informacja, dyskusja o tym, "co dalej". Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:43, 25 lut 2019 (CET)

   Zarząd otrzymał ofertę jakiś czas temu, z różnych względów zadecydowano, by odłożyć warsztaty na 2. połowę roku. Wojciech dopytał Renaty, czy można rozrzucić warsztat na 2 spotkania po 2 dni (da to elastyczność uczestnictwa), odpowiedź: tak, oby te dwa segmenty nie były zbyt odległe w czasie. Cena w 2. połowie roku będzie wyższa.

7. Konferencja Wikimedia Polska 2019 - mamy oferty, czy jakkolwiek je rozpatrujemy? Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:47, 25 lut 2019 (CET)

   Marek zadeklarował, że sprawdzi z Anią postęp w pozyskiwaniu ofert.

8. Król Maciuś Pierwszy - audiobook
   • Opis tematu: Nagranie audiobooka "Król Maciuś Pierwszy" dla Wikiźródeł. Szczegóły w opisie projektu na stronie https://pl.wikimedia.org/wiki/U%C5%BCytkownik:Borys_Kozielski/Brudnopis/Kr%C3%B3l_Maciu%C5%9B_Pierwszy
   • Zgłaszający: Borys Kozielski (dyskusja)
   • Odpowiedzialny za rozliczenie: Borys Kozielski (dyskusja)
   • Komentarz: ten projekt znalazł się w proponowanych przez Borysa, listę przesłał do mnie, udostępniałem ją Zarządowi. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:43, 25 lut 2019 (CET)

   Piotr zapytał, czy mamy dostęp do wikimediowego kanału YouTube - mamy. Zadecydowano, ze wnioskodawca zostanie zaproszony na kolejne spotkanie celem dogrania szczegółów.

9. Wolne wnioski

   Marek przedstawił uchwałę na koszty prowadzenia księgowości w 2019 roku - poprzednia się wyczerpała. Kwota wynika z umowy + górka. UZ 2019-13 przyjęto stosunkiem głosów 6/0/0.

   Wojciech przypomniał o przeznaczeniu środków na badanie ksiąg - do przegłosowania za tydzień.

   Michał poinformował o tym, że zbiera informacje potrzebne do sporządzenia nowego planu kont - wskazał też osoby, których wkładu oczekuje (Marek, Maciej).

   Michał poinformował o stanie bieżącym sprawy sądowej przeciwko Air Canada.

   Michał przypomniał obecnym o moralnym obowiązku lajkowania, komentowania i udostępniania postów w mediach społecznościowych - fundraising, kampania OPP są w toku. Bannery i strona OPP działają.

   W ramach procesu strategicznego najpewniej oczekiwany będzie wkład społeczności - warto będzie wtedy się wypowiedzieć.

   Michał przypomniał o konieczności przygotowania zmian w statucie na Walne.

5 marca

Data

5 marca 2019

Obecni

Wojciech Pędzich (częściowo), Michał Buczyński, Paweł Marynowski, Małgorzata Wilk, Piotr Gackowski, Marek Stelmasik, Jacek Fink-Finowicki

Prowadzący

Marek Stelmasik

Czas trwania

21:21 – 23:41

1. Ostateczna decyzja w sprawie podwykonawcy czynności związanych z wdrożeniem RODO. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:10, 4 mar 2019 (CET)

   Kontroferta nie została dostarczona; ważny kontrahent kancelarii, która złożyła nam ofertę kompleksową bardzo chwalił sobie współpracę. Wojciech zadeklarował prowadzenie sprawy. W kwestiach finansowania, nie możemy tego sfinansować z Simple APG (idziemy w to w II połowie 2019) ani z rapid granta - ich czasookres rozpatrywania jest długi. Wojciech uzyska więcej informacji z kancelarii.

2. Konferencja Wikimedia Polska 2019 - co dalej?

   Przedyskutowano złożone oferty, przełożono je na proponowane miejscówki. Z uwagi na to, ze nie było wizji lokalnej, postanowiono wysłać Celinę na sprawdzenie naoczne, jakie są standardy.

3. Król Maciuś Pierwszy - audiobook
   • Opis tematu: Nagranie audiobooka "Król Maciuś Pierwszy" dla Wikiźródeł. Szczegóły w opisie projektu na stronie https://pl.wikimedia.org/wiki/U%C5%BCytkownik:Borys_Kozielski/Brudnopis/Kr%C3%B3l_Maciu%C5%9B_Pierwszy
   • Zgłaszający: Borys Kozielski (dyskusja)
   • Odpowiedzialny za rozliczenie: Borys Kozielski (dyskusja)
   • Komentarz: ten projekt znalazł się w proponowanych przez Borysa, listę przesłał do mnie, udostępniałem ją Zarządowi. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:43, 25 lut 2019 (CET)

   Największy objętościowo jak do tej pory projekt - wnioskodawca był obecny na kanale, udzielił odpowiedzi na temat mediów które założył na rozpowszechnienie nagrania, kwestii licencyjnych (CC-by-3.0 - prawa przeniesione będą na Stowarzyszenie) Uchwała UZ 2019-14 przyjęta została stosunkiem głosów 5/0/0.

4. Badanie ksiąg finansowych - uchwała. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 20:10, 4 mar 2019 (CET)

   Zwrócono uwagę na uchybienie formalne - Zarząd nie jest organem, który wybiera audytora ani nie negocjuje/podaje kwoty; to powinno znaleźć się w uchwale KR. UZ 2019-15 została przyjęta 5/0/0.

5. Zasygnalizowano, do dalszego procedowania w gronie Zarządu, kwestie logistyki i organizacji Konferencji i Walnego.

12 marca

Data

12 marca 2019

Obecni

Małgorzata Wilk, Wojciech Pędzich (częściowo), Piotr Gackowski, Paweł Marynowski (częściowo), Michał Buczyński

Prowadzący

Wojciech Pędzich, potem Michał Buczyński

Czas trwania

21:27 – 00:45

1. RODO - odpowiedź na pytanie kancelarii wystosowane do Zarządu. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 17:56, 12 mar 2019 (CET)

   Nie odnieśliśmy się w korespondencji z proponowaną kancelarią do oczekiwanych przez nas prac nad statutem - ustalono, ze interesuje nas przede wszystkim kwestia spójności statutu ze stanem prawnym. Wojciech ma kontynuować korespondencję i uzyskać szkic umowy.

2. Konferencja Wikimedia Polska - wybór hotelu. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 17:56, 12 mar 2019 (CET)

   Celina odwiedziła proponowane hotele z listy, sporządziła dobry raport. Przedyskutowano warunki w najistotniejszych kandydaturach i skład uczestników konferencji. Warto na zloty zimowe zapraszać nowicjuszy, a konferencje letnie organizować z uczestnictwem np. ludzi związanych z wolną wiedzą w ogóle. Zdecydowano na zorganizowanie konferencji we wrocławskim Novotelu, potencjalnie negocjując jakieś pomniejsze punkty oferty. Według opinii Wojciecha i Piotra na Walne wystarczy sala z ustawieniem na 83 osoby.

3. Dofinansowania do konferencji
   • Opis tematu: Temat dofinansowań do konferencji wraca za każdym razem, warto podjąć jakieś decyzje. Mailowo wysłałam zarządowi propozycje różnych rozwiązań.
   • Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 13:16, 6 mar 2019 (CET)

   Natalia wysłała Zarządowi propozycje / warianty dofinansowań. Ustalono, że dofinansowanie dojazdu i zwolnienie z dotacji przyznawane jest na uzasadniony wniosek uczestnika. Otrzymać mogą go osoby w trudnej sytuacji materialnej. Dofinansowanie dojazdu obejmuje dojazd środkami komunikacji zbiorowej (pociąg, PKS itp. w przypadku PKP obowiązuje klasa 2.). Dojazd samochodem dofinansowany jest wyłącznie w przypadku, w którym samochodem jedzie co najmniej 3 uczestników konferencji. Wniosek z uzasadnieniem musi być przysłany nie później niż 7 dni przed konferencją.

4. CEE Spring 2019
   • Opis tematu: 21 marca rusza kolejny konkurs CEE Spring. Analizując rezultaty z zeszłego roku i po rozmowach z kilkoma najbardziej aktywnymi uczestnikami, chciałabym zaproponować nieco zmienioną formę konkursu w dwóch wersjach. Różnice to przede wszystkim zmiana nagrody (nie refundacja źródeł, a vouchery), zmiana formy nagrody za jakość, żeby dodać czywiesza i dodanie nagrody dla Autora Tygodnia. Szczegóły na zalinkowanej stronie. Tu projekt obu regulaminów.
   • Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 17:05, 11 mar 2019 (CET)

   Zarząd przedyskutował regulamin i opowiedział się za jedną z opcji formuły konkursu - do oceny haseł zadeklarował się Gdarin; Natalia zadeklarowała się również, poprosiła o trzecią osobę. Zgłosili się Piotr Gackowski i Wojciech Pędzich (potencjalnie dzieląc się czasem konkursu). Uchwałę UZ 2019-16 przyjęto stosunkiem głosów 4/0/0.

5. Konkurs edycyjny dla Wikisłownika - przyjęcie regulaminu. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 14:40, 4 sty 2019 (CET)

   Poproszę na agendę najbliższego spotkania. Regulamin i opis projektu dostępne tutaj Magalia (dyskusja) 13:46, 8 mar 2019 (CET)

   Po drobnych poprawkach w regulaminie, przyjęto uchwałę UZ 2019-17 stosunkiem głosów 5/0/0.

6. Stanowisko Stowarzyszenia ws. tzw. ACTA2

   Na Polskiej Wikipedii pojawiła się informacja, że na dniach pojawi się Stanowisko opracowane przez Zarząd. Czy kompetentna osoba (członek Zarządu, upoważniony Pracownik) może podać w tamtym wątku więcej szczegółów, bo nie podoba mi się, że w imieniu Zarządu wypowiada się wolontariusz i to jeszcze w tak protekcjonalny sposób ( Nie obiecuję uwzględnienia wszystkich propozycji zmian, bo 1) nikt nie ma tyle czasu wolnego, żeby ustosunkowywać się do każdej uwagi 2) w pewnym momencie trzeba będzie je uznać za gotowe). Gdarin (dyskusja) 09:19, 12 mar 2019 (CET)

   Szymon streścił temat. Banner i tekst są do doszlifowania językowego, co do meritum nie było sprzeciwów. Nie proponujemy wezwania do działania - zostawiamy to aktywistom. Zarząd ma zapoznać się ze stanowiskiem, którego szkic otrzymał od Szymona.

7. Wikimedia Hackathon - sprawa przekazana przez Pawła Marynowskiego. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 17:56, 12 mar 2019 (CET)

   Paweł Marynowski wnioskował o zatwierdzenie jego i Witii jako uczestników Hackathonu 2019 w Pradze. Zgoda została uzyskana; za tydzień ma pojawić się propozycja uchwały z kosztami.

8. Sprawy pracownicze

   Podziały kompetencyjne (między pracownikami, nadzór nad pracownikami) oraz podsumowanie dotychczasowych osiągnięć pracowników i dalsze kroki. Punkt podsumowujący dotychczasowe prace Zarządu między spotkaniami. aegis maelstrom δ 12:14, 12 mar 2019 (CET)

   W kontekście pracy pomiędzy spotkaniami, Zarząd poczynił pewne obserwacje. Pewne sprawy - kompetencje na przykład - wymagają pełnego składu do decydowania, acz konsensus zapadł już w kwestii pracy (jej zakresu) Natalii w roku 2018. Napisanie i prowadzenie wniosku Simple APG, wsparcie organizacyjne audytu, raport dla WMF, wspieranie Zarządu w różnych rzeczach leżących poza kompetencjami wpisanymi w zakres obowiązków - te czynniki zadecydowały o przyznaniu w trybie artykułu 105 Kodeksu pracy nagrody w wysokości 4400 PLN netto. Stanowi to pierwszy krok we wdrażaniu zapisów dotyczących kadr z raportu poaudytowego. Wszyscy obecni członkowie poparli przyznanie nagrody (4/0/0, UZ 2019-18).

19 marca

Data

19 marca 2019

Obecni

Wojciech Pędzich, Piotr Gackowski, Marek Stelmasik, Michał Buczyński, Małgorzata Wilk, Paweł Marynowski

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:14 – 22:40

1. Przyjęcie użytkownika Gruzin w poczet członków Stowarzyszenia. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 12:52, 17 mar 2019 (CET)

   Użytkownik przyjęty stosunkiem głosów 6/0/0. Na marginesie głosowania, należy pochylić sie nad zasadami przyjmowania członków, by wykazali swoją motywacje do wstąpienia w szeregi Stowarzyszenia.

2. Wikimedia Hackathon, uchwała w sprawie kosztów. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 12:52, 17 mar 2019 (CET)

   Po dyskusji na temat kosztów i dat, przegłosowano uchwałę UZ 2019-19 stosunkiem głosów 6/0/0.

3. Konferencja Wikimedia Polska, podliczenie kosztów, uchwała. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 19:44, 18 mar 2019 (CET)

   Z uwagi na zmieniające się jeszcze szczegóły, głosowanie przełożono. Zaznaczono jednakże, ze podobnie do tradycji ze Zlotu Zimowego, niewikimedianie - osoby towarzyszące ponosić maja pełna odpłatność za zakwaterowanie i wyżywienie.

4. Michał i Wojciech wskazali, że dla przejrzystości działań WMPL wskazane byłoby jednoznaczne wskazanie przez Komisję Rewizyjną wybranego podmiotu do sprawdzenia ksiąg rachunkowych Stowarzyszenia. Odbyła się krótka dyskusja z przedstawicielami KR obecnymi na kanale w tej materii - poprzestano na stwierdzeniu, że KR wskazała wykonawcę usługi w korespondencji skierowanej do Zarządu; Zarząd ten wybór poparł. Umowa została wysłana z Gdańska z podpisem Wojciecha.
5. Wojciech wskazał na konieczność ruszenia sprawy wdrożenia RODO, Zarząd otrzymał ofertę i opinię jednego z członków KR na jej temat. Pozostali członkowie KR wyrazili zainteresowanie ofertą i wspomnianą opinią.
6. Natalia zakomunikowała, ze podejmuje prace nad ewentualnym wnioskiem grantowym do WMF.

26 marca

Data

26 marca 2019

Obecni

Wojciech Pędzich, Piotr Gackowski, Paweł Marynowski, Małgorzata Wilk, Michał Buczyński, Marek Stelmasik

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:14 – 00:02

1. Media społecznościowe:
   • Opis tematu: Zgodnie z rozmową z Maire i Agnieszką wysłałam do zarządu wspólnie opracowane propozycje uporządkowania sytuacji w mediach społecznościowych. Potrzeba:

   • przegłosowania nowych dobrych praktyk postępowania kryzysowego
     • Poprawki uwzględniają nieistniejące już stanowisko Kierownika biura prasowego, dokonują również niewielkich zmian. Przegłosowano 6/0/0.
   • sondażowej zgody na wdrożenie arkusza od 1 kwietnia
     • Arkusz w Google Docs służyć ma zgłaszaniu postów na media społecznościowe, które fizycznie uruchamia Agnieszka oraz do śledzenia aktywności postów. Przegłosowano 6/0/0.
   • przegłosowania regulaminu w sprawie poziomów uprawnień do mediów społecznościowych WMPL
     • Piotr zasugerował uwierzytelnianie dwuskładnikowe dla administratorów profilu. Dokument przyjęto 6/0/0.
   • decyzji w sprawie konsolidacji profili (sondażowa zgoda zarządu)
     • Natalia przedstawiła analizę profili, które konsumują zasoby a nie przynoszą efektów. M.in. profil GLAM - wolimy wspierać markę stowarzyszenia. Przegłosowano 6/0/0.

   Wszystkie dokumenty wysłane mailowo do zarządu.

   • Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 13:18, 25 mar 2019 (CET)
2. Podział wydatków
   • Opis tematu: Na prośbę Michała przygotowałam podział wydatków na kategorie. Czy coś dalej z tym mam zrobić? Poprawić? Uzupełnić?
   • Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 13:19, 25 mar 2019 (CET)
     • Padła prośba o przegadanie proponowanych zmian z Anną Matusiak.
3. Konferencja Wikimedia Polska, podliczenie kosztów, uchwała. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 22:22, 25 mar 2019 (CET)
4. Konferencje i zloty a odpłatność osób towarzyszących, niewikimedian. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 23:31, 25 mar 2019 (CET)

   Ustalono, ze sobotnia kolacja odbędzie się poza hotelem i przegłosowano UZ 2019-20 stosunkiem głosów 6/0/0.

5. Konferencje i zloty a odpłatność osób towarzyszących, niewikimedian. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 23:31, 25 mar 2019 (CET)

   Zarząd nie był w stanie podjąć decyzji w tej sprawie, pod postacią uchwały, ale sondażowo zgodził się na to samo rozwiązanie co na Zlocie Zimowym, czyli pełną odpłatność za noclegi i wyżywienie przez osoby towarzyszące.

2 kwietnia

Data

2 kwietnia 2019

Obecni

Marek Stelmasik, Paweł Marynowski, Wojciech Pędzich, Piotr Gackowski, Małgorzata Wilk

Prowadzący

Marek, Stelmasik, potem Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:15 – 22:55

1. Roger 2019
   • Krótki opis projektu: Nagranie i przekazanie do Wikimedia Commons wyboru Pieśni Ludu Śzląskiego Juliusza Rogera
   • Link do strony projektu: Projekt Roger 2019
   • Zgłaszający: Rosewood, wsparcie Borys Kozielski
   • Odpowiedzialny za rozliczenie: Rosewood
     • Odpowiedzialna za wniosek była na kanale i odpowiedziała na pytania Zarządu, uchwałę UZ 2019-21 przyjęto stosunkiem głosów 5/0/0.
2. RODO, podjęcie decyzji. Zarząd otrzymał trzy oferty, powinniśmy dokonać wyboru. Wojciech Pędzich (dyskusja) 23:36, 1 kwi 2019 (CEST)

   Zarząd otrzymał łącznie 3 oferty na wdrożenie ustaleń dyrektywy tzw. RODO, o różnym zakresie i kosztach - różni oferenci różnie, jak widać, pojmowali temat wdrożenia ustaleń dyrektywy. Najszerszą ofertę zaopiniował pozytywnie zapytany o to prawnik. Oferta zawiera również działanie pod postacią podstawowego przeglądu statutu Stowarzyszenia pod kątem zgodności jego zapisów z obowiązującym stanem prawnym. Po doliczeniu pozostałych kosztów, np. przejazdu na szkolenie kończące wdrożenie, przygotowano uchwałę UZ 2019-22 z bodajże najdłuższym tytułem i przegłosowano 5/0/0.

9 kwietnia

Data

9 kwietnia 2019

Obecni

Marek Stelmasik, Paweł Marynowski, Wojciech Pędzich, Piotr Gackowski, Małgorzata Wilk, Michał Buczyński

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:14 – 22:08

1. Raport roczny w formie broszury ===
   • Opis tematu: Publikacja broszury/raportu rocznego dla partnerów, członków, potencjalnych partnerów. Budżet i szczegóły tutaj.
   • Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 14:44, 3 kwi 2019 (CEST)
   • Odpowiedzialny za rozliczenie: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 14:44, 3 kwi 2019 (CEST)
     • Przedyskutowano nakład i ogólną ideę. Z uwagi na koszty zdecydowano, by nie finansować druku broszury z uchwały przeznaczonej na gadżety, a by przyjąć odrębną uchwałę (UZ 2019-23), stosunkiem głosów 6/0/0.
2. Piotr zaproponował w wolnych wnioskach głosowe spotkanie Zarządu; Wojciech zaaranżował terminarz Doodle, Piotr przygotował punkty.
3. Możemy ubiegać się do WMF o dwukrotność zeszłorocznego grantu; Natalia opracowuje kształt wniosku, zreferowała otrzymane i pozyskiwane oferty na działania, które moglibyśmy sfinansować z tego grantu. Wojciech obiecał stworzyć kalendarz Doodle pod kątem warsztatów strategicznych.
4. Zarząd złożył Prezesowi życzenia urodzinowe.
5. Kancelaria GG Legal jest gotowa do działania (audytu) - Anna Matusiak umówiła się z nimi na poniedziałek 15 kwietnia.

14 kwietnia

Zarząd odbył czterogodzinne robocze spotkanie głosowe. Przedyskutowano kwestie związane z pracownicami, nadchodzącą konferencją, potencjalnymi warsztatami strategicznymi, komunikowaniu i przepływie zadań, Wikimanii 2019.

16 kwietnia

Data

16 kwietnia 2019

Obecni

Wojciech Pędzich, Paweł Marynowski, Piotr Gackowski, Michał Buczyński, Małgorzata Wilk

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:15 – 23:11

1. Szkolenie z bezpieczeństwa
   • Opis tematu: Podesłałam zarządowi ofertę szkoleń z bezpieczeństwa dla wolontariuszy i pracowników. Czy ją przyjąć i wpisać w grant? (wszystkie informacje w mailu wysłanym zarządowi)
   • Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 14:44, 15 kwi 2019 (CEST)
     • Zauważono potrzebę przeprowadzenia takiego szkolenia, zdecydowano się poprzeć inicjatywę i włączenie tego szkolenia do grantu, na który wniosek jest w trakcie pisania.
2. Data końcowa rejestracji ludzi na konferencję. Zgodnie z umową - rejestracja do 24 kwietnia - ilu mamy gości. Później możemy za darmo zrezygnować z 10%. Ile zgłaszamy pokojów. Bo obecnie jest tak że mamy 42 osoby, ile wykupujemy. Na stronie mamy wpisane datę 23 maja. PMG (dyskusja) 21:09, 15 kwi 2019 (CEST)
   • Zdecydowano, że Anna Matusiak ma wysłać maila-przypominacza o rejestracji do uczestników ostatnich 2-3 konferencji.
3. Konferencja GLAM – dziedzictwo w sieci: zatwierdzenie umowy z RIK, przeznaczenie środków na uczestnictwo trzech prelegentów oraz cateringu
   • Paweł odesłał Zarząd do przesłanego uprzednio wzoru umowy, raczej bezpiecznego. Przedyskutowano składowe uchwały i przygotowano uchwałę UZ 2019-24 i przegłosowano 5/0/0.
4. Natalia - obowiązki itd. PMG (dyskusja) 14:29, 16 kwi 2019 (CEST)

   Temat omówiono na kanale zamkniętym.

5. Termin warsztatów strategicznych
   • Opis tematu: Potrzebujemy daty warsztatów strategicznych, żeby można było zacząć planować urlopy. Z doodla wyszło, że 11-14 lipca i 22-25 sierpnia to najpopularniejsze daty. Czy to ma być któraś z nich? Czy jakaś inna?
   • Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 22:43, 15 kwi 2019 (CEST)

   Podjeto dyskusję, kto ma uczestniczyć w warsztatach (Zarząd + pracownicy czy jeszcze ktoś), w obliczu trudnego spięcia logistycznego dużego grona. Zdecydowano o okolicach 14 lipca.

6. Oferta na pracę facylitacyjną z zarządem
   • Opis tematu: W ramach grantu poproszono mnie o zofertowanie wyjazdu szkoleniowego dla boardu. Ale zaproponowano nam inną formę - facylitowane spotkania wdrożeniowe strategii i/lub rekomendacji audytowych. Byłyby to comiesięczne spotkania zarządu i pracowników w wybranym mieście (proponuję Warszawę ze względu na łatwość dojazdu), podczas których pod kierunkiem facylitatora definiowalibyśmy problemy i rozwiązania, a potem harmonogramowali zadania. Spokania trwałyby pół dnia lub dzień, zawsze w weekend. W sumie 5-6 takich spotkań. Ich celem nie byłby rozwój kompetencji (to by się działo niejako przy okazji), ale osiąganie konkretnych rozwiązań i wzmacnianie nas jako współpracującej grupy, w której lepiej umiemy dopasować zadania do konkretnej osoby. Plus każde spotkanie skutkowałoby załatwieniem konkretnego zadania/problemu organizacji. Żeby negocjować formalną ofertę i wpisać w grant, potrzebuję decyzji czy w ogóle w to wchodzimy, czy wracamy do formuły szkoleniowej czy rezygnujemy w ogóle.
   • Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 22:49, 15 kwi 2019 (CEST)

   Warto wejść w spotkania facylitowane - przełożyć się to może na lepsze spotkania Zarządu w przyszłości a w zaproponowanym scenariuszu zamiast robić teoretyczne kejsy i próbować stosować zdobytą wiedzę w pracy codziennej - będzie pracować się już na faktycznych sprawach Zarządu. Szkolenia online raczej odpadają. Zaakceptowano wpisanie facylitacji w grant do WMF.

7. Arkusz rozliczeniowy
   • Opis tematu: Na prośbę Michała, przygotowałam propozycję podziału wydatków na kategorie, które następnie miałyby być używane w nieco rozszerzonym arkuszu rozliczeń. W efekcie generowalibyśmy sobie raporty finansowe automatycznie, bez zliczania ręcznie na koniec. Na tę formę arkusza zgodziła się Ania. Czy mamy już migrować do nowej formy? (im później to zrobimy, tym więcej danych do obrobienia; łatwiej rzeczy wpisywać na bieżąco).
   • Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 22:51, 15 kwi 2019 (CEST)

   Z uwagi na brak komentarzy przeniesiono na kanał roboczy Zarządu.

8. Utworzenie Menedżera Reklam
   • Opis tematu: Utworzenie Menedżera Reklam dla fanpejdży prowadzonych przez Stowarzyszenie Wikimedia Polska. Menedżer pozwoli uporządkować płatności i faktury, do których każdy z administratorów i redaktorów będzie mieć dostęp plus pozwoli na skuteczniejsze ustawianie reklam dla profili.
   • Zgłaszający: Agnieszka Marszał

   Pojawiły się pytania i sugestia przekazania tego operacyjnie Małgosi Wilk jako nadzorującej Agnieszkę.

9. "Nastolatki najchętniej sięgają do Ściągi, Bryka i Wikipedii. Minister cyfryzacji: Chcemy to zmienić" ===
   • Opis tematu: W dziennik.pl ukazał się krótki materiał "Nastolatki najchętniej sięgają do Ściągi, Bryka i Wikipedii. Minister cyfryzacji: Chcemy to zmienić". Mowa tam o rozmowie ministra z dziennikarzem. Pełnego zapisu rozmowy nie ma. Z tego, co jest (odwołanie do raportu NASK "Nastolatki 3.0"), wynika, że może chodzić o zmianę podejścia do treści edukacyjnych, z bezmyślnego i konsumpcyjnego na krytyczne i twórcze. Znalazłem raport z 2017 r. Pomarańczowe światło powinno się nam zapalić na takie zdania jak:

   Diagnoza tego, jak nauczyciele i uczniowie korzystają z Internetu na lekcjach potwierdza nikłą, niewystarczającą znajomość narzędzi cyfrowych i dróg poznania, a także dominację odtwórczego charakteru korzystania z Internetu. Przeważają: wyszukiwarka Google, Wikipedia, YouTube, Ściąga.pl, a nawet Chomikuj.pl i Bryk.pl. Aż 91,5% badanych nie korzysta z Khan Academy, a 65,3% z Wolnelektury.pl (...). Inne, wartościowe źródła z Otwartych Zasobów Edukacyjnych przyjmują wartości śladowe.

   Sami uczniowie do odrabiania prac domowych najczęściej wykorzystują: Google, Wikipedię, YouTube. Portale dedykowane edukacji i poszerzaniu wiedzy są w tym względzie narzędziami niszowymi.

   Możemy zareagować wyłącznie na poziomie rzecznika prasowego i poprzestać na tekście na blogu o tym, że Wikipedia różni się od Ściągi i Bryka. Proponuję zareagować ambitniej, tzn. zadziałać nie tylko taktycznie, ale i operacyjnie. Oprócz wszelkich działań rzecznika można by wystosować listy od zarządu do ministrów cyfryzacji i edukacji (komentarze nt. bieżącej sytuacji na bok), załączyć broszurki z raportem rocznym i wykazać zainteresowanie współpracą w zakresie edukacji medialnej. Idealnie byłoby, gdyby do tego włączyć jeszcze KOED. W tym miejscu uprzejmie przypominam o rekomendowanym przez audytorkę proaktywnym podejściu do KOED-u.

   • Zgłaszający: Tar Lócesilion (queta) 16:32, 16 kwi 2019 (CEST)

   @Tar Lócesilion: Ale czemu czytasz raport z 2017? Tu świeżutki raport z 2019 → https://www.nask.pl/pl/aktualnosci/wydarzenia/wydarzenia-2019/1539,Mlode-smartfony-jak-sie-zyje-z-internetem-w-kieszeni.html --WTM (dyskusja) 00:24, 17 kwi 2019 (CEST)

   @WTM, dzięki, na Ciebie zawsze można liczyć :) @Maire @Agnieszka Marszał (WMPL), to może się Wam przydać. Tar Lócesilion (queta) 09:11, 17 kwi 2019 (CEST)

   Pozostawione do prac poza kanałem IRC.

10. W ramach wolnych wniosków Michał poinformował o przygotowywaniu pisma dla darczyńców. Powiadomił też o stanie postępowania sądowego z Air Canada. Rozpoczął się też proces wyborów do Rady Powierniczej WMF (miejsca nominowane przez organizacje afiliowane). Natalia przygotowuje też wniosek grantowy do WMF na drugą połowę roku; niektóre szczegóły / punkty tego wniosku powyżej. Szymon poinformował też o konieczności powołania łącznika ze społecznością w kwestii strategii i aktualnych prac z nią związanych.

30 kwietnia

Data

30 kwietnia 2019

Obecni

Wojciech Pędzich, Paweł Marynowski, Piotr Gackowski, Michał Buczyński, Małgorzata Wilk, Jacek Fink-Finowicki

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:16 – 22:19

1. Wniosek grantowy 2019
   • Opis tematu: O północy mija termin złożenia naszego wniosku grantowego. Wniosek jest już na Meta (tutaj). Proszę o oficjalna zgodę na jego przedstawienie. Tam też znajduje się projekt naszego rocznego budżetu.
   • Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 09:21, 30 kwi 2019 (CEST)
     • Wojciech stwierdził, że czytał i poprawiał dokument, Michał przypomniał, że Zarząd był o procesie powstawania wniosku informowany na bieżąco. Wniosek obejmuje czas do końca roku, z ewentualnym marginesem czasowym w głąb 2020. Michał wspomniał też, że wniosek grantowy ma bufory kwotowe na działania dodatkowe (i wykonał dużo pracy nad budżetem). Zarząd wyraził akceptację wniosku w jego zaproponowanej postaci i zdecydował o jego złożeniu do WMF.
2. Nowa wersja porozumienia KOED
   • Opis tematu: Szczegółowo sformułowana prośba została skierowana na adres mail zarządu. W skrócie: w KOED dobiegły końca prace nad nową wersją porozumienia (odpowiednika statutu). Do końca maja trwa składanie podpisów pod treścią porozumienia w imieniu organizacji członkowskich. W moim przekonaniu jedynie zarząd może podjąć decyzję, że Wikimedia Polska zgadza się na nową wersję porozumienia.
   • Zgłaszający: Tar Lócesilion (queta) 16:59, 30 kwi 2019 (CEST)
     • Szymon przedstawił zarys sytuacji. W imieniu WMPL podpisać dokument powinien ktoś z Zarządu, niekoniecznie reprezentant. Sprawa została dopiero co zgłoszona, więc pozostawiono do przetrawienia. Termin podpisania jest do konca maja.
3. Program stypendialny na Wikimanię 2019. Wojciech Pędzich (dyskusja) 21:44, 6 maj 2019 (CEST)

   Zaproponowano przyznanie co najmniej 1 miejsca międzynarodowego i na razie też nieokreślonej liczby miejsc polskich. Ogólnie przedyskutowano sugerowane osoby w komisji stypendialnej. Padło też pytanie o delegowanie pracowników.

4. WG 2019-12. Wnioskodawca został poproszony o kontakt z Zarządem w celu ustalenia trybu i terminu rozpatrywania jego wniosku. Ankry (dyskusja) 15:20, 7 maj 2019 (CEST)

   Temat nie był omawiany.

5. Natalia w ramach wolnych wniosków zasugerowała chęć zrobienia Miesiąca Wyróżnionego Artykułu we wrześniu. Przedstawiła ogólne założenia, Zarząd wyraził ogólnie poparcie dla idei i założeń.

7 maja

Data

7 maja 2019

Obecni

Marek Stelmasik, Paweł Marynowski, Wojciech Pędzich, Małgorzata Wilk, Michał Buczyński

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:15 – 21:50

1. Nowa wersja porozumienia KOED

   Odłożone z powodu nieobecności Szymona na kanale i ogólnie zawiłością umowy.

2. Program stypendialny na Wikimanię 2019

   Paweł zapytał o możliwość dokładnego oszacowania kosztów, których aktualnie (zakwaterowanie) nie da się sensownie oszacować; sprawa przełożona do czasu uzyskania większych ilości informacji. Michał zaznaczył, iż do biuletynu w tym tygodniu idzie informacja, że Stowarzyszenie ma zamiar uruchomić program stypendialny.

3. WG_2019-12

   Ankry stwierdził, ze wnioskodawca został poproszony o kontakt z Zarządem; takowy nie nastąpił, nie udzielono odpowiedzi na pytania.

14 maja

Data

14 maja 2019

Obecni

Paweł Marynowski, Wojciech Pędzich, Piotr Gackowski, Michał Buczyński, Małgorzata Wilk, Jacek Fink-Finowicki, Marek Stelmasik

Prowadzący

Wojciech Pędzich, później Michał Buczyński

Czas trwania

21:15 – ?

1. Spotkanie pracownic: Piotr zasugerował, by zrobić serię spotkań, bo dopiero powiedzmy trzecie daje miarodajne konkluzje. Michał wskazał na konieczność kontrolowania kosztów - przejazdy pracownic stanowią sporą pozycję w budżecie. Zasugerowano, by spotkanie połączyć z konferencją we Wrocławiu.
2. Paweł zaczął przygotowywać stronę stypendialną na Wikimanię 2019. Zapytał o ocenę aktualnego stanu prac. Przedyskutowano proponowaną ilość stypendiów i podział na stypendia polskie / zagraniczne. Michał zasugerował, by zebrać zgłoszenia i dokonać wyboru kierując się budżetem. Na marginesie zaznaczono konieczność napisania ogólnego regulaminu stypendiów, wspomniano też uchwałę UZ 2018-11 w kwestii raportowania. a pytanie Natalii o możliwość ubiegania się o wyjazd przez pracownice, odpowiedziano, że Zarząd i pracownice mogą jechać w ramach delegacji. W ramach Komisji zdeklarował się Piotr. Nie jesteśmy w stanie aktualnie pozyskać zagranicznego członka komisji stypendialnej, jak było to ostatnio (Liam Wyatt). Dalsze ustalenia będą toczyć się poza zebraniem.

21 maja

Data

21 maja 2019

Obecni

Marek Stelmasik, Paweł Marynowski, Wojciech Pędzich, Małgorzata Wilk, Michał Buczyński, Piotr Gackowski

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:17 – 23:56

1. Wikimania 2019 - kontynuacja punktu sprzed tygodnia.

   Komisja będzie zbierać dane osobiste, więc wywiązała się dyskusja, do kogo powinny być nadsyłane wnioski. Ostatecznie zdecydowano o przekazywaniu wniosków do Piotra. Z uwagi na kończący się niedługo okres tańszych rejestracji na konferencje, przyjęto krótki okres nadsyłania wniosków. Uchwałę UZ 2019-27 przegłosowano stosunkiem głosów 6/0/0.

2. Przyjęcie polityki rachunkowości oraz planu kont
   • Opis tematu: Przyjęcie polityki rachunkowości oraz planu kont zgodnie z mailem od księgowej
   • Zgłaszający: Masti (dyskusja)
3. Przyjęcie uchwały o zwołaniu Zwyczajnego Walnego Zebrania członków Stowarzyszenia. Wojciech Pędzich (dyskusja) 18:52, 20 maj 2019 (CEST)

   Przyjęto UZ 2019-25 stosunkiem głosów 6/0/0.

4. Wojciech stwierdził, ze przygotowuje poszczególne dokumenty potrzebne na Walnym, program skopiowano z Walnego sprzed 2 lat (sprawozdawcze), dopisują punkt o głosowaniu zmian w Statucie przygotowanych przez zewnętrzną kancelarię. Michał przypomniał, ze prosił poza kanałem o opinie reszty Zarządu na temat ewentualnego rozszerzenia zakresu działalności Stowarzyszenia, zaproponowania członkostwa niewikimedianom, jak też rozważenia członkostwa honorowego. Reszta Zarządu odniosła się ogólnie pozytywnie do wszystkich 3 kwestii. UZ 2019-26 przegłosowano stosunkiem głosów 6/0/0.

28 maja

Data

28 maja 2019

Obecni

Paweł Marynowski, Wojciech Pędzich, Małgorzata Wilk, Michał Buczyński, Piotr Gackowski, Marek Stelmasik

Prowadzący

Wojciech Pędzich, od Wikiwyzwania - Michał Buczyński

Czas trwania

21:19 – 00:44 w środę

1. Wikimania 2019 - przedstawienie przez Komisję Stypendialną rekomendacji stypendystów.

   Rekomendacja trafiła mailowo do członków Zarządu i KR. W regulaminowym czasie wpłynęło 17 wniosków (2 polskie, oba nieregulaminowe, 15 międzynarodowych). Zarząd zapoznał się z raportem Komisji. W takim obliczu sprawy, Zarząd zdecydował o przyznaniu trzech stypendiów międzynarodowych. Jako że Komisja przygotowała listę uszeregowaną, przyznano stypendia 3 wnioskodawcom ze szczytu listy. W latach ubiegłych nie przyjmowano uchwały w sprawie stypendystów, toteż Zarząd postąpił tak samo. W głosowaniu nad 3 stypendiami + 2 osobami rezerwowymi, według uszeregowania Komisji, Zarząd podjął decyzję stosunkiem głosów 6/0/0. Małgorzata poinformować ma stypendystów o decyzji.

2. Wikimania 2019 - delegacja Stowarzyszenia

   Michał otrzymał decyzję o możliwości wyjazdu na Wikimanię w ramach puli WMF / procesu strategicznego. Chęć uczestnictwa z grona Zarządu wyrazili Paweł i Wojciech, Natalia delegowana jest z grona pracownic (wcześniej wyrażono już zgodę). Obaj delegowani członkowie Zarządu dopełnili obowiązku złożenia sprawozdań na uprzednie konferencje, na które byli delegowani. Uchwała UZ 2019-28 przegłosowana została stosunkiem głosów 5/0/0.

3. WikiWyzwanie - przyjęcie regulaminu

   Natalia przedstawiła założenia Wikiwyzwania. Jako, że zmiany w stosunku do poprzedniego są prawie żadne, przegłosowano uchwałę UZ 2019-29 stosunkiem głosów 5/0/0.

4. Sprawy pracownicze

   Zarząd po dyskusji przyjął propozycję nowych warunków zatrudnienia Natalii Szafran-Kozakowskiej, w szczególności nową kwotę uposażenia. Uchwały powinno się zacząć przygotowywać wskazując kwoty brutto, uchwała UZ 2019-30 o zmianie warunków zatrudnienia przyjęta została stosunkiem głosów 5/0/0.

5. PMG

   Piotr poinformował, że z dniem 31 maja ustępuje z funkcji Wiceprezesa Zarządu Stowarzyszenia Wikimedia Polska jak też ze składu Zarządu. Obecni wyrazili swoje podziękowania dla Piotra.

6. WG 2019-14
   • Opis tematu: Wniosek WG 2019-14 zgłoszony jako wikigrant. W ocenie Komisji wykracza poza zakres celowy wikigrantów, gdyż dotyczy materiałów promocyjnych, a nie wzbogacania treści projektów. Niniejszym, przekazany Zarządowi.
   • Zgłaszający: Ankry (dyskusja) w imieniu Komisji Wikigrantów. Pierwotnym wnioskodawcą jest Juandev (w:cs:User:Juandev). 23:26, 23 maj 2019 (CEST)
     • Ulotka zostanie przygotowana z uchwały gadżetowej, Natalia przejmuje sprawę.
7. W ramach wolnych wniosków Michał przypomniał o głosowaniu do Rady Powierniczej WMF; dano mu wolną rękę poparcia wybranych kandydatów. Najsensowniejsza kandydatura to Nat Tymkiv z Wikimedia Ukraina, Shani i Douglas jako opcje dalsze.

30 maja

Data

30 maja 2019

Obecni

Paweł Marynowski, Wojciech Pędzich, Małgorzata Wilk, Michał Buczyński, Piotr Gackowski, Marek Stelmasik

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

21:07 – 21:56

Zarząd w zwołanym na kanale IRC spotkaniu przegłosował UZ 2019-31, zmieniającą warunki zatrudnienia Specjalistki ds. GLAM, Celiny Strzeleckiej.

31 maja

Data

31 maja 2019

Obecni

Paweł Marynowski, Wojciech Pędzich, Małgorzata Wilk, Michał Buczyński, Marek Stelmasik

Prowadzący

Wojciech Pędzich

Czas trwania

22:36 – 23:15

Zarząd na zwołanym na kanale IRC zebraniu przegłosował warunki wypowiedzenia umowy o pracę z Martą Moraczewską (5/0/0) oraz przegłosował uchwałę UZ 2019-32 upoważniającą Pawła Marynowskiego do przedstawienia ww. warunków w imieniu Zarządu (4/0/1).

4 czerwca

1. Zjazd KOED
   • Opis tematu: Ogłoszono, że tegoroczny zjazd odbędzie się 5-6 września (czwartek i piątek). Od piątkowego wieczora do soboty 7 września ma być szkolenie z tematyki otwartościowej, którego celem jest powiększenie grupy trenerów i ekspertów gotowych do prowadzenia dalszych szkoleń.
     1. Do 9 czerwca można składać propozycje punktów programu zjazdu. Ten termin ustawiłem w ramce po prawej. Nie bez przyczyny:
     2. Moim zdaniem na początku warto się zastanowić, co byśmy chcieli uzyskać dzięki ewentualnej obecności na zjeździe. Z tego punktu widzenia drugorzędną kwestią jest to, kto pojedzie.
     3. Uprzejmie proponuję zarządowi, żeby 5-6 września delegacyjnie pojechała Celina, jako osoba, która pracuje w dniach roboczych w obszarze działania KOED. Należy też ustalić, kto pojedzie jako reprezentant WMPL w radzie KOED z prawem głosu - ta osoba powinna wziąć co najmniej 1 dzień wolnego. Chyba że Celina otrzyma pełnomocnictwo - tak też przecież można.
     4. Nie jestem pewien, czy jest możliwość, żeby obok piątkowo-sobotniego szkolenia organizowanego przez prezydium KOED były analogiczne organizowane przez koalicjantów. Skierowałem pytanie i oczekuję na odpowiedź. Jeżeli będzie ona twierdząca, to można będzie wykorzystać szansę i skierować kogoś (niekoniecznie 1 osobę), kto mógłby przeprowadzić szkolenie o wykorzystaniu i edytowaniu projektów Wikimedia w projektach instytucji kultury / nauki / edukacyjnych. Wachlarz możliwości jest szeroki.
     5. Kwestia punktów programu KOED się przeplata z wymienionymi wyżej. Jedziemy tam? po co? kto jedzie? co proponuje na czwartek i piątek? może jakiś warsztat?
   • Zgłaszający: Tar Lócesilion (queta) 11:54, 21 maj 2019 (CEST)
2. Wikiekspedycja Dolny Śląsk
   • Opis tematu: Proszę o ocenę wniosku o dofinansowanie projektu Wikiekspedycja Dolny Śląsk. Cele i budżet napisałem po angielsku na tej stronie.
   • Zgłaszający: --Juandev (dyskusja) 16:43, 28 maj 2019 (CEST)

11 czerwca

Obecni: Wojciech Pędzich, Michał Buczyński, Szymon Grabarczuk, Marek Stelmasik, Małgorzata Wilk

1. Ukonstytuowanie się Zarządu po zmianach. Decyzja w sprawie roli nowego członka zarządu, nowy podział zadań Zarządu. Wojciech Pędzich (dyskusja) 19:57, 10 cze 2019 (CEST)

   Zarząd prześledził obowiązującą dotąd tabelę podziału zadań Zarządu i dokonał zmian zgodnie z predyspozycjami, dostępnością i oczekiwaniami członków Zarządu. Po dyskusji przyjęto uchwałę UZ 2019-33.

2. Michał poinformował, że może potrzebować dodatkowego dofinansowania pobytu na Wikimanii.
3. Małgorzata zapytała o oczekiwany zakres kwoty, na jaką zgadzamy się na film promocyjny. Ustalono, że oczekiwana kwota to około 5 tysięcy złotych.

25 czerwca

1. Porozumienie o współpracy z Narodowym Archiwum Cyfrowym. Yarl (dyskusja) 18:26, 24 cze 2019 (CEST)
2. Przyjęcie w poczet członków użytkowników: Fallaner, Niegodzisie, Magen. Wojciech Pędzich (dyskusja) 20:08, 24 cze 2019 (CEST)

28 czerwca

Zarząd spotkał się online, w składzie Michał Buczyński, Małgorzata Wilk, Szymon Grabarczuk, Wojciech Pędzich i Paweł Marynowski, by przegłosować uchwałę UZ 2019-36 dotyczącą pełnomocnictwa dla Michała Buczyńskiego do podpisania umowy grantowej z WMF na przeprowadzenie salonu strategicznego.

2 lipca

Obecni

Paweł Marynowski, Wojciech Pędzich, Małgorzata Wilk, Michał Buczyński, Szymon Grabarczuk, Marek Stelmasik, Jacek Fink-Finowicki

Prowadzący

Wojciech Pędzich

1. Mamy kilka tygodni na rejestrację uczestników "stypendystów" na CEE Meeting: Wikimedia CEE Meeting 2019/Participants. Zgłoszone przez Wojtka, dodane do agendy przez Tar Lócesilion (queta) 18:41, 1 lip 2019 (CEST)

   Rozpisano konkurs ofert, stworzono stronę na wiki WMPL, wyniki konkursu postanowiono ogłosić 16 lipca.

2. Przyjęcie użytkowniczki Klarqa w poczet członków.

   Kandydatura przyjęta jednogłośnie (7/0/0).

3. Omówiono temat filmiku promującego Wiki Lubi Zabytki.
4. Wolne wnioski

   Prezes poinformował, że podpisał umowę partnerską z Fundacją Centrum Cyfrowe.

   Prezes poprosił Skarbnika o zmiany w sposobie funkcjonowania kont bankowych.

   Prezes poinformował, że podpisał umowę grantową z Wikimedia Foundation na organizację salonu strategicznego.

   Prezes poinformował, że podpisał umowę grantową z Wikimedia Foundation w ramach programu simple Annual Plan Grant.

   Prezes poinformował o kolejnych umowach partnerskich do podpisania.

   Prezes przypomniał o wniosku do sądu rejestrowego.

4 lipca

Obecni

Wojciech Pędzich, Małgorzata Wilk, Michał Buczyński, Szymon Grabarczuk, Marek Stelmasik

Prowadzący

Wojciech Pędzich

1. Ewidencja czasu pracy. Wojciech Pędzich (dyskusja) 19:00, 4 lip 2019 (CEST)

   Omówiono zagadnienia i postanowiono kontynuować w ramach warsztatów strategicznych.

2. Wiki Lubi Zabytki. Wojciech Pędzich (dyskusja) 19:00, 4 lip 2019 (CEST)

   Przyjęto regulamin uchwałą UZ 2019-37 (5/0/0).

16 lipca

Obecni

Paweł Marynowski, Wojciech Pędzich, Małgorzata Wilk, Michał Buczyński, Szymon Grabarczuk, Marek Stelmasik, Jacek Fink-Finowicki

Prowadzący

Wojciech Pędzich

1. Wybór wolontariuszy, którzy pojadą na regionalne spotkanie CEE Meeting 2019 z puli stypendiów Wikimedia Foundation.

   Zarząd zdecydował, że do Belgradu polecą kol. Tomasz Raburski i Bonvol.

2. Delegacje na spotkanie CEE Meeting 2019 z puli własnych środków.

   Przełożono decyzję na dzień następny.

17 lipca

Obecni

Paweł Marynowski, Wojciech Pędzich, Małgorzata Wilk, Michał Buczyński, Szymon Grabarczuk,

Prowadzący

Wojciech Pędzich

1. Delegacja Stowarzyszenia na konferencję CEE Meeting 2019.

   Sprawa przełożona z dnia poprzedniego; Zarząd po rozmowie głosowej wykrystalizował skład delegacji i przyjął uchwałę UZ 2019-38 stosunkiem głosów 5/0/0.

6 sierpnia

1. Finansowanie Dimiego, delegaci do FKAG EU
   • Opis tematu: 1. Dimi pyta, czy (jak co roku) sypniemy mu kasy. Po uchwaleniu dyrektywy zajmuje się on, AFAIK, implementacjami krajowymi. Może czymś jeszcze? Umówię się na calla i ustalę sytuację. 2. Obecnie wśród osób kontaktowych dla Dimiego jesteśmy zgłoszeni Poli i ja. Trzeba to zaktualizować.
   • Zgłaszający: Tar Lócesilion (queta) 15:43, 25 lip 2019 (CEST)
     • Przełożono.
2. Delegaci do rady KOED
   • Opis tematu: Prawo do głosowania w KOED ma Poli, a ja jestem drugim delegatem, bez prawa głosu. Trzeba to zaktualizować.
   • Zgłaszający: Tar Lócesilion (queta) 17:36, 31 lip 2019 (CEST)
     • Delegatem został Szymon Grabarczuk.

27 sierpnia

Obecni: Wojciech Pędzich, Szymon Grabarczuk, Małgorzata Wilk, Michał Buczyński, Paweł Marynowski, Marek Stelmasik

1. Źródłosłów 2019
   • Opis tematu: Konferencja Wikiźródeł i Wikisłownika 18-20 października 2019. Zebrałam, przekazałam mailowo zarządowi a o samym wydarzeniu więcej tutaj
   • Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 15:28, 9 sie 2019 (CEST)
   • Potrzebne przyjecie uchwały na zorganizowanie wydarzenia. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 17:17, 27 sie 2019 (CEST)

   Zarząd przyjął uchwałę UZ 2019-44

2. Sprawy pracownicze. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 17:19, 27 sie 2019 (CEST)

   Zarząd przyjął uchwałę UZ 2019-43 zatrudniając Klarę Sielicką-Baryłkę na stanowisku Specjalisty ds. projektów edukacyjnych. Jest to pochodną zgłaszanych zapotrzebowań, wyników warsztatów strategicznych, jak też rozmów z WMF.

3. Miesiąc Wyróżnionego Artykułu

   Konkurs niewymagający regulaminu. Jego koszt to głównie projekty wyróżnień. Zarząd przyjął na potrzeby tego konkursu uchwałę UZ 2019-45.

3 września

1. Przyjęcie w poczet członków użytkowników Hobbicik oraz Sqoorch. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 19:49, 2 wrz 2019 (CEST)

   Odłożono, by poznać motywację przystapienia do Stowarzyszenia.

2. Dofinansowanie EtnoWiki Spaceru po Przedmieściu Oławskim

10 września

Obecni: Wojciech Pędzich, Paweł Marynowski, Szymon Grabarczuk, Michał Buczyński, Małgorzata Wilk

1. 18 urodziny Wikipedii - budżet na wydarzenie. Wojciech Pędzich (WMPL) (dyskusja) 19:53, 9 wrz 2019 (CEST)

   Opis jest na stronie 18_urodziny_polskiej_Wikipedii/organizacja. Natalia wyjaśniła znaczenie poszczególnych punktów budżetu, stanowiąc jednak kwotę wyższą, niż zakładaną w rozmowach o budżecie 2019 z WMF. Skonkludowano, ze Natalia przygotuje budżet minimum i wersję z warunkowymi wydatkami oraz zestawieniem oszczędności, które w budżecie wygenerowano w innych jego punktach. Uchwała ma być przyjęta na kolejnym posiedzeniu Zarządu po uzyskaniu danych od Natalii i sprawdzeniu przez Michała możliwości w WMF.

2. Poużywaj sobie! konkurs na remiks wolnej kultury.

   Budżet konkursu musiałby być pokryty z dodatkowych wydatków, gdyż nie mieści się w założeniach na rok 2019. W międzyczasie przedyskutowano też podstawową możliwość zorganizowania konkursu Wiki Science Competition i ustalono, ze budżety tych dwóch konkursów, plus Wiki Lubi Zabytki, są relatywnie niskie. Siłą konkursu jest potencjał pozyskania od niewikimedian grafik promocyjnych i edukacja medialna. Przy tej okazji wspomniano, że executive summary projektów - cele SMART, budżet czasowy, budżet całkowity - powinny się pojawiać i spływać do zarządu jako sponsora projektu odpowiednio wcześniej. Na tym omawianie punktu zakończono, z prośbą o przygotowanie podsumowania jak najszybciej. Łukasz Garczewski obecny na spotkaniu zaproponował też przyszłościowe stworzenie zestawu wymagań co do wniosków - zawierającego właśnie takie szczegóły jak powyżej, również pod katem BSC wynikającego ze strategii WMPL.

3. W ramach wolnych wniosków: Zarząd odebrał wspomnianą wyżej strategię trzyletnią, której zapisy wskazują - z uwagi na wolontarystyczny charakter zarządu połączony z chęcią poszerzenia działań - na zatrudnienie osoby na stanowisku zarządzającym. Brak tego stanowiska to realny koszt w straconych okazjach, decyzje więc należy podjąć w jak najkrótszym terminie. Otoczenie daje nam do tego szanse. Komisja Rewizyjna zaapelowała o szeroki proces wyboru, Zarząd zorganizuje dodatkowe spotkanie w tym właśnie celu. Kolejna kwestią do opracowania przez Zarząd są mądre zmiany w Statucie, angażujące członków.

14 września

Obecni: Wojciech Pędzich, Szymon Grabarczuk, Małgorzata Wilk, Michał Buczyński, Paweł Marynowski

1. Zatrudnienie dyrektora ds. operacyjnych - oferta pracy
   • Opis tematu: Na podstawie wyników audytu organizacyjnego z 2018 r. oraz strategii z 2019 r. zarząd zaczął przygotowania do zatrudnienia szefa wszystkich pracowników, który pomagałby wolontariuszom w zarządzaniu rosnącą organizacją na co dzień. Żeby nie oddawać zbyt wielu kompetencji takiej osobie (ze względów statutowych, wikikulturowych i strategicznych), formułą przyjętą przez zarząd jest COO (dyrektor ds. operacyjnych) a nie CEO (dyrektor wykonawczy). Zarząd przygotował szkic oferty pracy dla COO. W celu minimalizacji wydatków rozmowy kwalifikacyjne odbędą się przy okazji Źródłosłowu.
   • Zgłaszający: Tar Lócesilion (queta)

   Zarząd przyjął uchwałę UZ 2019-47

17 września

Obecni: Wojciech Pędzich< Szymon Grabarczuk, Małgorzata Wilk, Paweł Marynowski, Michał Buczyński, Jacek Fink-Finowicki

1. Osiemnastka polskiej Wikipedii.

   Mimo nieprzedstawienia tematu WMF, zorganizowanie wydarzenia ma sens pod wieloma względami - PR, wizerunek. Natalia zaproponowała priorytetyzację wydatków tak, by nie przekroczyć, łącznie z wydatkami warunkowymi, budżetu na rok 2019, szczególnie, jeśli WMF nie wyrazi zgodę na przekroczenie budżetu. Po sformułowaniu treści i warunkowego zwiększenia budżetu przez Prezesa (jak też uwagach o rozliczaniu uchwał) Zarząd przegłosował UZ 2019-48 stosunkiem głosów 6/0/0.

2. Poużywaj sobie! - kontynuacja

   Zarządowi zostało dostarczone podsumowanie konkursu z celami SMART i metrykami. Konkurs jest w zasadzie pionierski, ma na celu zbudowanie działań edukacyjnych poza wikimediami. Możemy też zyskać materiały do dalszego wykorzystania. Michał zasugerował przyszłościowo metryki wykorzystania grafik po zakończeniu konkursu - dobre metryki w ogóle stosuje się na długo po zakończeniu danego konkursu. Jacek podjął temat skuteczności konkursu na różnych ASP z uwagi np. na przyjazność kadr. Wywołało to dyskusję - warto takie rzeczy mierzyć, ale z równowagą jeśli chodzi o koszt pracownika i RODO. Łukasz Garczewski stwierdził jednak, że zastanowi się nad pomiarem skuteczności w ramach przygotowywania konkursu. Duzą część dyskusji nad tym punktem pochłonęły poprawki regulaminu i naciskano, by takie sprawy przygotowywać prawidłowo przed spotkaniami, na których mają być omawiane i głosowane. Uchwałę UZ 2019-49 przyjęto stosunkiem głosów 6/0/0.

24 września

Obecni

Wojciech Pędzich, Michał Buczyński, Paweł Marynowski, Szymon Grabarczuk, Małgorzata Wilk

1. Zarząd zdecydował o przeniesieniu tematu wyjazdu Michała na spotkanie prezesów organizacji afiliowanych o tydzień, by tez poznać szczegółowe wyliczenia.
2. Łukasz Garczewski poinformował o bieżących sprawach: spotkaniach z pracownicami, przenosinach maili Stowarzyszenia na serwery Google, planie komunikacji strategii, przygotowaniach do 18. urodzin polskojęzycznej Wikipedii.
3. Klara Sielicka-Baryłka wystąpiła o akceptacje dla projektu polskiej edycji Wiki Science Competition z budżetem 3850 zł. Polecono sporządzić szkic uchwały i regulamin, wstępnie akceptując projekt. Jednocześnie poczyniono uwagi co do wpisywania się poszczególnych projektów i inicjatyw w cele strategiczne Stowarzyszenia. Merytorycznym sponsorem projektu została Małgorzata Wilk, poczyniono też w tym punkcie uwagi na temat sugerowanego wprowadzenia takiej właśnie funkcji - członka zarządu jako merytorycznego ownera/sponsora projektu.

1 października

Obecni

Wojciech Pędzich, Szymon Grabarczuk, Paweł Marynowski, Małgorzata Wilk, Michał Buczyński

1. Uczestnictwo Michała w zebraniu prezesów organizacji afiliowanych: Michał czeka jeszcze na ostateczne koszty, choć ustalono już w trakcie warsztatów strategicznych w Strzyżewie, że potrzeba uczestnictwa w tego typu spotkaniach jest realna, decyzję podjęto na 3 lata naprzód. Zarząd zaakceptował wysłanie Michała na spotkanie, ze szczegółami (głównie uchwałą) do dopracowania na kolejne spotkanie, gdyż nie budzą wątpliwości ani sensowność wyjazdu ani osoba delegowana.
2. Zlot Zimowy 2020: Zarząd otrzymał propozycje i oferty z Iławy - dwie lokalizacje odwiedzone przez Wojciecha Pędzicha. Jeden hotel prezentował lepsze zaplecze konferencyjne, ale mniej miejsc noclegowych, drugi - więcej noclegów o wyższym standardzie, lecz słabsze zaplecze konferencyjne na nasze potrzeby. Padła sugestia, by ile osób się da przenocować w hotelu Port110 (o lepszym wyposażeniu konferencyjnym), resztę ewentualnie ulokować w odległym o kilkaset metrów Starym Tartaku. Przeprowadzono ogólną dyskusję o rotacji miejsc konferencji, ewentualnym nawiązaniem stosunków z siecią hoteli by móc w dobrych warunkach finansowych organizować wydarzenia w różnych miejscach danej sieci, rotacji wolontariuszy. Natalia poprosiła o budżet w uchwale na tym samym poziomie, co wyjściowy budżet ZZ 2019 - 38000 zł. Nie przygotowano uchwały z uwagi na to, że powinna ona od razu precyzować termin Zlotu, a ten nie został jeszcze ustalony.
3. Wikirocznica. Medale/monety za długotrwałe zaangażowanie w Wikipedię - Wikirocznica. Temat wpisany wstępnie w plan roczny WMPL i budżet roczny, wstępnie dyskutowany z zarządem. Czy w obecnej formie ma akceptację? Generalnie, decyzją było, czy robimy ten program jako pilotaż na czwarty kwartał 2019, tym bardziej, ze przewidzieliśmy go w planach na ten rok, czy robimy to jako projekt dłuższy. Przedyskutowano ramy czasowe, wykonawstwo i zdecydowano po porozmawianiu z Wikimedia Deutschland o prowadzonej przez nich równoległej inicjatywie (inspiracji dla naszego pomysłu).
4. Zarząd pracuje nad elastyczniejszymi uchwałami, jak też nad delegowaniem zadań na pracowników. Szymon opracowuje punkty na pierwsze facylitowane spotkanie z przedstawicielem Wszechnicy UJ: zadania Zarządu oraz formuła spotkań.

6 października

Spotkanie na żywo w Warszawie, pierwsze z cyklu. Obecni

Wojciech Pędzich, Szymon Grabarczuk, Paweł Marynowski, Małgorzata Wilk, Michał Buczyński. Główny cel cyklu spotkań: Rozwój stylu i sposobu działania Zespołu Zarządczego wspierający rozwój Stowarzyszenia.

1. Wymiana osobistych oczekiwań i celów pracy w zarządzie. Koncentrowano się wokół: określenia wizji tego, co robi zarząd i granic jego działania; powiązanie zakresu działania z realizacją „konkretów ze strategii”. Redefiniowanie ról: operacyjnych na strategiczne, „co to znaczy być członkiem zarządu”, opisanie roli w procesach i obciążenia zadaniami, opracowanie procesów decyzyjnych rozdzielających konsultacje, wkład merytoryczny i podejmowanie decyzji, system sponsorski). Określenie sposobu współpracy zarządu z dyrektorem.
2. Omówienie oczekiwań interesariuszy (m.in. członkowie i wolontariusze, pracownicy, komisja rewizyjna, Fundacja).
3. Dyskusja o obszarach zmian w pracy zarządu i wybór zagadnień priorytetowych.

8 października

obecni

Wojciech Pędzich, Szymon Grabarczuk, Małgorzata Wilk, Michał Buczyński, Paweł Marynowski

1. Łukasz Garczewski poinformował o kolejnych spotkaniach z pracownicami, przygotowywanych procedurach uproszczonego rozliczania wyjazdów, rozpoczęciu ofertowania kompleksowej obsługi podróży służbowych i wydarzeń w hotelach w ramach jednej sieci, przesunięciu komunikacji strategii
2. Uczestnictwo Michała w spotkaniu prezesów organizacji afiliowanych. Wojciech Pędzich (dyskusja) 17:57, 22 wrz 2019 (CEST)

   Bez dalszej dyskusji - argumenty padły tydzień wcześniej na kanale IRC i są w notatkach - Zarząd podjął uchwałę UZ 2019-50 stosunkiem głosów 5/0/0.

3. Zlot Zimowy 2020
   • Opis tematu: Czas na wybór miejsca i terminu Zlotu Zimowego 2020. Dzięki Wojtkowi mamy już wizję lokalną w dwóch miejscach w Iławie. Wycena i detale wysłane mailem do zarządu.
   • Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 13:40, 30 wrz 2019 (CEST)
     • Głosowanie przełożono z poprzedniego spotkania, mimo podjęcia wtedy akceptacji, do wyklarowania się terminu; w tym przypadku Zarząd chce połączyć ZZ z Walnym, które zadecyduje o zmianach w Statucie. Wolne terminy w hotelach wyklarowały datę 24-26 stycznia 2020. Uchwała UZ 2019-51 przyjęta została stosunkiem głosów 5/0/0.
4. Wikirocznica
   • Opis tematu: Medale/monety za długotrwałe zaangażowanie w Wikipedię - Wikirocznica. Temat wpisany wstępnie w plan roczny WMPL i budżet roczny, wstępnie dyskutowany z zarządem. Czy w obecnej formie ma akceptację?
   • Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 14:23, 30 wrz 2019 (CEST)
   • Odpowiedzialny za rozliczenie: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 14:23, 30 wrz 2019 (CEST)
     • Przełożone na wniosek Natalii.
5. Volunteer Supporters Meeting 2019
   • Opis tematu: Zgłaszam wniosek o delegację na VSN Meeting 2019. O konferencji, budżet i uzasadnienie wyjazdu tutaj. W razie pytań pozostaję do dyspozycji.
   • Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 12:04, 4 paź 2019 (CEST)
   • Odpowiedzialny za rozliczenie: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 12:04, 4 paź 2019 (CEST)
   • Wyjazd na spotkanie koordynatorów wspierania społeczności jest oczywistym zyskiem dla Stowarzyszenia, toteż nie wywołał dyskusji - Zarząd ma zobowiązanie do rozwijania pracowników i dawania im dostępu do wydarzeń i wiedzy potrzebnych do lepszego wykonywania pracy. Uchwała w tej sprawie, UZ 2019-52 przyjęta została stosunkiem głosów 5/0/0.
6. Na ręce Zarządu wpłynął wniosek o dofinansowanie zakupu źródeł, który nie może być rozpatrzony przez Komisję Wikigrantów. Sprawa przekazana mailowo. Wojciech Pędzich (dyskusja) 20:18, 7 paź 2019 (CEST)
   • Sprawa dotyczy zakupu źródła przez Juliusza Zielińskiego, członka Komisji Rewizyjnej, który zgodnie z przyjętymi uchwałami nie może występować o grant. W dyskusji zasugerowano by przejrzeć regulamin Wikigrantów pod kątem zgodności z prawem tegoż zakazu i wskazano uchwałę Zarządu jako narzędzie pozwalające sfinansować koszt zakupu źródeł. Zarząd, stosunkiem głosów 5/0/0, przyjął uchwałę UZ 2019-53.
7. Łukasz zasugerował, by 2 członków Zarządu przygotowywało uchwały przed każdym kolejnym zebraniem. Padły głosy, ze nie muszą to być członkowie Zarządu, gdyż projekty pochodzą również od pracowników i wolontariuszy. Z drugiej strony, pisanie uchwał nie musi być w kompetencjach pracowników. Składanie treści uchwał we własnym imieniu nie było też uprzednio krytykowane. W trakcie pierwszego spotkania facylitowanego z Wszechnicą UJ Wojciech zdeklarował się uprościć procedurę zgłaszania punktów na spotkania, przedyskutuje sprawę z Łukaszem.
8. Szymon poinformował o aktualizacji dostępów administracyjnych do list dyskusyjnych, gdyż część administratorów jest nieaktywna lub się wykruszyła. Do większości list dostęp ma Szymon i Wojciech - dalsze decyzje już na bieżąco. Poruszył też temat aktywności członków Zarządu. Poinformował też o spotkaniu facylitowanym, które Zarząd odbył dwa dni wcześniej.
9. Łukasz będzie uruchamiał sprawę Wiki Science Competition.

15 października

Obecni

Wojciech Pędzich, Szymon Grabarczuk, Paweł Marynowski, Małgorzata Wilk, Michał Buczyński, Jacek Fink-Finowicki

1. Przyjęcie w poczet członków użytkownika Nadzik. Wojciech Pędzich (dyskusja) 23:30, 14 paź 2019 (CEST)
   • Użytkownik nie jest wysokoaktywny, ale podczas 18. urodzin Wikipedii w Warszawie zdecydowanie przedstawił pomysł na siebie jako aktywistę lokalnego, uczestnika światka NGOsów. Został przyjęty stosunkiem głosów 5/0/0 (Jacek był jeszcze nieobecny).
2. Wiki Science Competition 2019
   • Opis tematu: Prośba o zapoznanie się z założeniami konkursu oraz zatwierdzenie opcji zwiększonego budżetu, regulaminu, harmonogramu https://docs.google.com/document/d/1QXOvv2buOq7HOjZtJych7fmc3BRi3VDnrXOAykWzwGE/edit?usp=sharing
   • Zgłaszający:Klara Sielicka-Baryłka (WMPL) (dyskusja) 16:18, 12 paź 2019 (CEST)
   • Odpowiedzialny za rozliczenie: Klara Sielicka-Baryłka
     • Przedyskutowano ustalenia regulaminu, jak też formy nagrody. Po raz kolejny padła krytyka w kierunku zbyt późnego zgłaszania punktów i niedopracowanych regulaminów. Część rozmowy (roboczą) Zarząd przeprowadził głosowo, ustalając cele konkursu, kontekst międzynarodowy, metryki, promocję. Uchwałę UZ 2019-54 przyjęto stosunkiem głosów 6/0/0.
3. Łukasz poinformował o dokumencie regulującym rolę merytorycznego sponsora inicjatyw i wniosków, przygotowywaniu się do komunikowania strategii, nawiązaniu współpracy z Ambasadą Irlandii, redukcji kosztów za noclegi, chęci współpracy ze strony twórczyń Wielkopolskiego Słownika Pisarek.

22 października

1. Projekt Upamiętnienie
   • Opis tematu: Konkurs fotograficzny, którego celem jest zgromadzenie zdjęć nagrobków encyklopedycznych osób. Szerzej opisany tutaj. Opiekunem ze strony zarządu jest Yarl, który odpowie na wszystkie dodatkowe pytania.
   • Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 23:36, 20 paź 2019 (CEST)
   • Osoba odpowiedzialna za rozliczenie: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 23:36, 20 paź 2019 (CEST)
2. CivHR jako narzędzie do zarządzania - decyzja. Wojciech Pędzich (dyskusja) 22:03, 21 paź 2019 (CEST)
3. Workflow "pomysłodawca projektu - (dyrektor) - promotor z zarządu - zarząd". Decyzja. Wojciech Pędzich (dyskusja) 22:03, 21 paź 2019 (CEST)
4. Raport z wydarzeń z mijającego tygodnia (wizyta Szymona w biurze, Źródłosłów, sprawy personalne). Tar Lócesilion (queta) 17:16, 22 paź 2019 (CEST)
5. Wnioski i rekomendacje po rozmowach rekrutacyjnych na dyrektora ds. operacyjnych. Tar Lócesilion (queta) 17:16, 22 paź 2019 (CEST)

29 października

Obecni

Wojciech Pędzich, Szymon Grabarczuk, Paweł Marynowski, Małgorzata Wilk, Michał Buczyński

1. Sprawa z Kawiarenki plwiki podniesiona przez Piotrusa Prokonsula nt. śp. Krzysztofa Machockiego i listu do redakcji Haarec - przede wszytskim chodzi o publikację tego listu.
2. Kwestia informacji na stronie głównej stowarzyszenie o reprezentowaniu - wpis (propozycja) na stronie dyskusji strony głównej. Jest to związanie z innym wątkiem w Kawiarence plwiki.
3. W 2012 r. był przyjęty Włodzimierz Szepielow, nik Vovo Sz. Podobno jest to konto nieaktywne. Coś bliżej wiadomo, tzn. czy na moment przyjęcia konto było aktywne?
   • Zgłaszający: Ency (dyskusja) 19:28, 22 paź 2019 (CEST)
4. - w BIP stowarzyszenia wciąż nie jest opublikowany protokół z ostatniego Walnego - jest tylko spis uchwał (które nie wiadomo czy przeszły czy nie) i program - jest to spora luka, bo Walne to przecież najważniejszy organ Stowarzyszenia. Zasadniczo ten obowiązek spoczywa na prezydium Walnego, ale zarząd powinien przynajmniej pilotować ten temat i przypilnować prezydium Walnego, żeby rzeczony w końcu ujrzał światło dzienne.
5. - nie jest dla mnie jasne na jakiej podstawie działa ostatnio TOR - Łukasz Garczewski w zakresie dostępu do haseł do kont mailowych w domenie wikimedia.pl - nie jest on na tą chwilę ani pracownikiem, ani członkiem żadnych władz - a dostęp do hasel do kont i ich obsługę określa regulamin z 2006 r. z późniejszymi zmianami, który oddaje zarząd nad nimi sekretarzowi zarządu. Przejrzałem uchwaly zarządu i sprawozdania ze spotkań i nie widzę tam nigdzie umocowania Łukasza. Od razu zaznaczam, że to nie jest jakaś krytyka działalności TOR-a, tylko dostęp do tych skrzynek mailowych jest dość ważną sprawą dla bezpieczeństwa działalności Stow - więc powinno to być jakoś formalnie rozwiązane...

   Zgłosił Polimerek.

6. Przyjęcie w poczet członków użytkownika M.Tarnowski. Wojciech Pędzich (dyskusja) 17:59, 29 paź 2019 (CET)

12 listopada

1. Punkty stałe

   Przegląd wskaźników

   Przegląd projektów w toku

   Przypisanie sponsorów do nowych inicjatyw

   Przegląd zadań członków zarządu

   Kwestie pracownicze (niepubliczne)

2. Przyjęcie uchwały w sprawie minimalizacji negatywnego wpływu na środowisko naturalne

17 listopada

Spotkanie na żywo w Warszawie, drugie z cyklu. Obecni

Wojciech Pędzich (oprócz ostatniego punktu), Szymon Grabarczuk, Paweł Marynowski, Małgorzata Wilk, Michał Buczyński

1. Omówienie postępów prac: przygotowanie zmian statutu, wprowadzenie roli "sponsora", wyznaczenie standardu spraw stawianych na agendzie zarządu.
2. Prezentacja Szymona: obowiązki prawne Stowarzyszenia (czyli zarządu), prawne zasady funkcjonowania zarządów stowarzyszeń. Zasada kolegialności i zalety wprowadzenia indywidualnego umocowania do określonych spraw w określonym zakresie (matryca RACI oraz podział na podstawowe obowiązki i dodatkowe oczekiwania względem Stowarzyszenia).
3. Omówienie przez każdego z obecnych pojedynczo: 1. roli w zarządzie ("co robię"), 2. oczekiwań względem organizacji ("czego potrzebuję, żeby lepiej wypełniać rolę"), 3. indywidualnego rozwoju w zespole ("co chciał[a]bym robić") i 4. zadań do wydelegowania ("chętnie oddam").
4. Przyjęcie uchwały UZ 2019-57 ws. RODO.

19 listopada

1. Przyjęcie uchwały w sprawie skreślenia członków. Wojciech Pędzich (dyskusja) 20:27, 18 lis 2019 (CET)
2. Użytkownik W2k2 zgłosił kandydaturę na członka Stowarzyszenia; dyskusja, ewentualne głosowanie. Wojciech Pędzich (dyskusja) 20:27, 18 lis 2019 (CET)

26 listopada

1. Przyjęcie zasad bezpiecznej przestrzeni
   • Opis tematu: Aby zapewnić uczestnikom bezpieczny i komfortowy udział w naszych wydarzeniach, potrzebujemy zbioru reguł, które pomogą nam chronić naszych uczestników i uczestniczki i zapewniać twórczą i dobrą atmosferę pracy. Wzięcie udziału w wydarzeniach organizowanych przez Wikimedia Polska byłoby równoznaczne z akceptacją tychże reguł. Przygotowałam projekt uchwały wraz z załącznikiem. Treść jest oparta na treści zasad Safe space policy Wikimedia Foundation.
   • Zgłaszający: Natalia Szafran-Kozakowska (WMPL) (dyskusja) 21:13, 25 lis 2019 (CET)
2. Zakup czytnika e-booków na potrzeby Wikiźródeł, celem sprawdzania generowania materiałów. Wojciech Pędzich (dyskusja) 10:10, 26 lis 2019 (CET)

3 grudnia

Obecni

Wojciech Pędzich, Paweł Marynowski, Małgorzata Wilk, Szymon Grabarczuk, Michał Buczyński.

1. Trwają prace nad zmianą banku na taki, który oferuje usługi bardziej dostosowane zakresem i kosztem do naszych potrzeb.
2. Zarząd przyjął uchwałę UZ 2019-62 ws. pełnomocnictw do zawierania umów o współpracy, o ile te umowy nie są majątkowe. Nie będą one wymagały podpisów dwóch członków zarządu, tylko będą mogły być zawierane przez pracowników współpracujących z instytucjami. Była to jedna z głównych bolączek proceduralnych zgłaszanych przez tych pracowników.
3. Zarząd rozpoczął pracę nad tworzeniem budżetu na 2020.
4. Temat Wikigrantów został - zgodnie z zasadą delegacji - przekazany do omówienia w gronie bezpośrednio zainteresowanych wolontariuszy, części pracowników i części zarządu.

8 grudnia

Spotkanie na żywo w Warszawie, trzecie z cyklu. Obecni

Michał Buczyński (Prezes), Wiceprezesi Szymon Grabarczuk, Paweł Marynowski, Małgorzata Wilk. Goście Zarządu: Wojciech Tadeusz Mężyk, Łukasz Garczewski (część spotkania), Anna Matusiak (część spotkania)

1. Kontynuacja omówienia ról w zarządzie: 1. wykonuję, 2. potrzebuję od organizacji, 3. chcę robić i 4. przekażę. Omówiono role członka zarządu ds. społeczności i wiceprezesa
2. Praca nad budżetem na podstawie materiałów przedstawionych przez p.o. dyrektora i zasugerowanych przez pracowników, w tym budżetu ubiegłorocznego, wyników BSC i dalszych symulacji
3. Omówienie najważniejszych celów budżetowych (praca w podgrupach)
4. Bieżąca dokumentacja, zmiany statutowe i skład Zarządu
5. Przyjęta uchwała UZ 2019-63 ws. umowy z Łukaszem Garczewskim i roli Dyrektora ds. operacyjnych Stowarzyszenia (wcześniejsza uchwała: UZ 2019-47)

10 grudnia

Obecni

Wojciech Pędzich, Szymon Grabarczuk, Małgorzata Wilk, Michał Buczyński. Usprawiedliwiona nieobecność: Paweł Marynowski

1. Uchwała w sprawie przeksięgowania środków. Wojciech Pędzich (dyskusja) 20:51, 25 lis 2019 (CET)

   Wewnętrzna analiza historii przelewów wykazała, że doszło do pomyłki w wydatkowaniu środków OPP i nie-OPP. Należy przeksięgować kwotę między odpowiednimi kontami Stowarzyszenia. Dokładna kwota jest niemal pewna, ale sprawa wymagała potwierdzenia. Została więc przełożona na któreś z kolejnych spotkań.

2. Wybór osoby reprezentującej WMPL podczas Wikimedia Summit 2020 w Berlinie. Zgodnie z kryteriami Stowarzyszenie ma jedno miejsce. W uprzednim roku Wikimedia Summit towarzyszyło szkolenie, obecnie nie potwierdzono takowego. aegis maelstrom δ 18:38, 8 gru 2019 (CET)

   Zarząd postanowił delegować Michała Buczyńskiego. Padły sugestie, że plan delegacji członków zarządu powinien być ustalony z góry, żeby uniknąć podejmowania decyzji przed każdym wydarzeniem osobno.

3. Odwołania od skreśleń z listy członków. Wojciech Pędzich (dyskusja) 09:05, 10 gru 2019 (CET)

   Zarząd przyjął uchwałę UZ 2019-64.

17 grudnia

Obecni

Paweł Marynowski, Szymon Grabarczuk, Małgorzata Wilk, Michał Buczyński. Usprawiedliwiona nieobecność: Wojciech Pędzich

1. Zreferowano punkty stałe, w szczególności stan niezakończonych zadań członków zarządu.
2. Wikigranty 2020 - skład Komisji, zmiany regulaminu. Zgłosił Ankry. Wojciech Pędzich (dyskusja) 22:44, 16 gru 2019 (CET)

   Zarząd przyjął uchwałę UZ 2019-65. Zwiększono maksymalną kwotę małego grantu do 500 zł, budżet Wikigrantów ustalono na 12 tys. zł. W 2020 r. Loraine, wielokrotna grantobiorczyni, zastąpi Tara, który był członkiem komisji aż 7 lat.

3. Zarząd planuje zmianę formuły spotkań - zostanie ona wprowadzona prawdopodobnie w styczniu. Spotkania będą się odbywały w formie głosowej, najpierw co 2 tygodnie, a od przełomu 1 i 2 kwartału nawet co 3-4 tygodnie. Jeden z obecnych będzie miał za zadanie notować przebieg; protokoły będą publikowane w BIP. Sprawy zgłaszane zarządowi będą podlegały wstępnej asertywnej ocenie, czy nie powinny najpierw trafić do pojedynczych członków zarządu lub do pracowników. Wiąże się to z delegacją niektórych uprawnień poza zarząd. Sam zarząd jako całość pozostanie decyzyjny w sprawach ogólnych, podstawowych i będzie dalej odpowiedzialny za całokształt funkcjonowania Stowarzyszenia.
4. Członkowie zarządu otrzymają "pracę domową" od prezesa, tj. opis ról zespołu zarządczego Stowarzyszenia (będący podsumowaniem prac ze spotkań z 17 listopada i 8 grudnia). Na bazie tego opisu powstaną nowe: podział zadań zespołu zarządczego i regulamin zarządu, z których będzie wynikało, co ma cechować dobrego prezesa, skarbnika, sekretarza itd. i czym dokładnie mają się zajmować, a co mogą wydelegować osobom chętnym do pomocy; co muszą robić, a czego wolno im nie dopilnować. To, na ile "zespół zarządczy" musi pokrywać się z formalnym zarządem, jest kwestią nie prawa, tylko kultury organizacyjnej. Wydaje się, że nie ma obowiązku, żeby zabraniać nie-członkom zarządu bycia upoważnionymi do realizacji zadań zarządczych.
5. W 2019 r. odbędzie się jeszcze jedno spotkanie, w okresie między Bożym Narodzeniem a Nowym Rokiem. Zapraszamy publiczność. Będzie to jedno z ostatnich spotkań "w starym stylu"! :)

2020

• 7 stycznia 2020 (protokół; załączniki: UZ 1/2020, UZ 2/2020)
• 21 stycznia 2020 (protokół; załączniki: UZ 3/2020, UZ 4/2020)
• 4 lutego 2020 (protokół; załączniki: UZ 5/2020, UZ 6/2020))
• 16 lutego 2020 (na żywo w Warszawie, czwarte z cyklu)
• 18 lutego 2020 (protokół)
• 23 lutego 2020 (na żywo w Warszawie, piąte z cyklu)
• 25 lutego 2020 (protokół; załącznik: UZ 7/2020)
• 10 marca 2020 (protokół)
• 20 marca 2020 (protokół; załącznik: UZ 8/2020)
• 24 marca 2020 (protokół; załączniki: UZ 9/2020, UZ 10/2020)
• 29 marca 2020 (szóste i ostatnie z cyklu)
• 7 kwietnia (protokół; załącznik: UZ 11/2020)
• 21 kwietnia (protokół)
• 5 maja (protokół)
• 19 maja (protokół; załącznik: UZ 12/2020)
• 2 czerwca (protokół; załączniki: UZ 13/2020, UZ 14/2020)
• 6 czerwca (protokół)
• 12 czerwca (protokół; załącznik: UZ 15/2020)
• 16 czerwca (protokół)
• 3 lipca (protokół; załącznik: UZ 16/2020)
• 10 lipca (protokół)