18 urodziny polskiej Wikipedii/organizacja

Roboczy plan wydarzenia

15.00-16.00 - przywitanie, o początkach projektu, społeczności itp., życzenia od Katherine
16.00-16.30 - tort, chwila dla mediów, wydawanie gadżetów dla równolatków Wikipedii
16.30-19.00 - wykłady, panele (GLAM, edu, panel Centrum Cyfrowego)
19.00-20.00 - poczęstunek

Przyjęcie

Co to za osiemnastka bez przyjęcia? Będziemy mieć urodzinowe czapeczki, tort i świeczki zdmuchnięte przez ojców-założycieli, urodzinowe życzenia od Katherine, przekąski. Urodzinowe gadżety. Dużo radości dla społeczności, trochę malowniczych kadrów dla mediów. A skoro przyjęcie, to również goście - za pomocą grafik zaprosimy naszych darczyńców, partnerów, zaprzyjaźnione instytucje.

Czy potrzebujemy rejestracji? - przemyśleć

Zaprośmy społeczność!

Dlaczego:

święto Wikipedii to przede wszystkim ich święto, dlatego dajmy im szansę na uczestnictwo w nim, nawet jeśli nie pochodzą z Warszawy. Dzięki temu spotkanie mogłoby być faktycznie dużym wydarzeniem społeczności, zwiększającym poczucie przynależności do projektu. Jeśli skierujemy to do wieloletnich edytorów, będziemy dbać o utrzymanie lub odnowienie ich zaangażowania. Plus: jeśli będą media, to będą chciały rozmawiać z wieloma wikipedystami.

Jak?

ustalmy budżet na dojazdy do Warszawy i noclegi i pozwólmy społeczności o niego wnioskować. Proces:

członkowie społeczności mający konto minimum od roku i minimum 500 edycji, aktualnie nie zablokowani, mogą wnioskować do WMPL o pokrycie kosztów dojazdu i noclegu
jeśli wniosków będzie więcej niż miejsc, decyzję podejmuje np. specjalistka ds. wspierania społeczności po konsultacji z Komisją Wikigrantów

Wystarczą bazowe warunki noclegowe (1 noc w hotelu sieciowym typu Ibis Budget, w pokojach dwuosobowych - jest tani, a ma standard sieciowy, raczej OK), podróż pociągiem drugą klasą. Samochód zwracamy jedynie, jeśli pojadą w nim minimum 3 osoby.

Równolatkowie Wikipedii!

Czy wyobrażacie sobie jak to jest nie znać ani dnia bez Wikipedii? Ja ani trochę. Zaprośmy osoby, które mają tyle lat, co Wikipedia - niech 30 osób, które pokażą się na torcik i udowodnią, że urodziły się 26 września (lub dla uproszczenia - 26 września - 5 października) 2001 roku, dostaną od nas drobne upominki.

Porozmawiajmy o tym, jak Wikipedia zmieniła świat

Nasi partnerzy z instytucji kultury, z dziedziny edukacji, z wolnej kultury - zaprośmy ich do rozmowy o tym, jak Wikipedia zmieniła otaczającą rzeczywistość. Na dobre i na złe. Przyjrzyjmy się minionym 18 latom.

Twarze społeczności

Czy to się uda? 20 plakatów z twarzami naszej społeczności (wikipedyści wypełniają formularz z kilkoma pytaniami i podstawowym info, my drukujemy to na plakatach) rozwieszone w miejscu imprezy. Żebyśmy nie zgubili tego, że za Wikipedią stoją ci wszyscy wspaniali, wspaniali ludzie!

Budżet


Kategoria	Informacje	Koszt usługi	Uwagi
Przyjęcie
Udostępnienie sali, sprzętu (projektor, nagłośnienie) obsługa techniczna, woda, wino	w Faktycznym Domu Kultury w godz. 15.00-19.00	1722 zł
Catering	kanapki, finger-food. 20 zł/os, liczone dla 60 osób (górka)	1476 zł
Tort	na ok. 80 osób	600 zł
Łącznie przyjęcie		3798 zł
Zaproszenie wykładowców i osób funkcyjnych
Koszty przejazdów	dla 10 osób - licząc średnio 190 zł za transport w obie strony	1900 zł
Koszty noclegu	dla 10 osób - licząc średnio 200 zł os/noc	2000 zł	zakładam, że wyjdzie taniej, bo wykładowcom damy jedynki, ale pracownikom dwójki
Łącznie zaproszenie		3900 zł
Zaproszenie społeczności
Zakwaterowanie	nocleg dla 15 osób w hotelu klasy Ibis Budget - 160-200 zł za pokój	1600 zł
Przejazdy	dla 15 osób - licząc średnio 190 zł za transport w obie strony	2850 zł
Łącznie		4450 zł
Gadżety
Czapeczki itp.	Dla 50 gości po 20 zł os/gadżety i np. 10 lepszych pakietów dla wykładowców i lepszych gości po 50 zł os/gadżety	1500 zł
Gadżety dla równolatków Wikipedii	Dla 30 osób, 20 zł os/gadżet	600 zł
Łącznie		2100 zł
Wystawa plakatów i inne druki
Plakaty z wizerunkami wikipedystów	dla 20 sztuk (nie ofertowałam, szacuję)	600 zł
Zaproszenia dla darczyńców		500 zł
Łącznie		1100 zł
Inne
Niespodziewane i nieplanowane koszty		1000 zł
Łączne koszty			16348 zł