Konferencja Wikimedia Polska 2018/Raport

◄ 2017 • 2019 ►

Konferencja WMPL 2018

.

Miejsce

Program

Rejestracja i organizacja

Uczestnicy

Raport

Konferencja Wikimedia Polska

Konferencja Wikimedia Polska 2018 to już 12 z cyklu corocznych spotkań mających na celu wymianę doświadczeń użytkowników biorących udział w tworzeniu projektów Wikimedia oraz osób związanych z problematyką wolnego oprogramowania, dostępu do wiedzy w tworzącym się społeczeństwie informacyjnym, jak i twórców działających na rzecz wolnej kultury. Tradycyjnie Konferencja połączona jest z walnym zebraniem członków Stowarzyszenia. W tym roku odbyła się w dniach 8-10 czerwca w Katowicach. Połączona była z wyborami nowych członków do ciał statutowych SWMPL.

O wydarzeniu

• 
• 
• 

Konferencja odbyła się w dniach 8-10 czerwca w hotelu Katowice. Miasto zostało wybrane nieprzypadkowo - w Katowicach wyrasta silna społeczność lokalna, spotykająca się regularnie na Piątkach z Wikipedią i zaangażowana w lokalne projekty GLAM. Konferencja była okazją do dalszego konsolidowania się tej społeczności i włączenia jej w prace SWMPL. Dodatkowo trwająca równolegle Industriada w sposób naturalny zapewniła interesujący i bogaty program kulturalny.

Uczestniczyło w niej 77 osób. Według ankiety pokonferencyjnej dla 10% z nich był to pierwszy ogólnopolski zlot Wikimedia. Zdecydowana większość (94%) to aktywni edytorzy projektów, natomiast mniej więcej połowa deklaruje aktywną działalność w Stowarzyszeniu. Konferencja zebrała głównie osoby edytujące Wikipedię (86%), wśród uczestników i uczestników byli też edytorzy Wikimedia Commons (38%) i Wikidane (20%), wikiskrybowie (11%), wikisłownikarze (9%) oraz osoby aktywne na Meta Wiki (9%) i jedna osoba z Wikibooks.

Zespół

• noclegi, wyżywienie, przygotowanie Walnego, budżet: Anna Matusiak
• program: Powerek38
• program kulturalny: EwkaC
• formularz rejestracyjny, ewaluacja konferencji: Natalia Szafran-Kozakowska

Program merytoryczny

Program merytoryczny podzielony był na dwie równoległe ścieżki. Łącznie liczył 16 punktów, przygotowanych przez 17 prelegentów. Obejmowały one zagadnienia związane z funkcjonowaniem społeczności, działalnością Stowarzyszenia, projektami GLAM, prawnymi aspektami działania SWMPL, strategią ruchu Wikimedia, zasobami projektów i ich jakością oraz poszerzaniem umiejętności wolontariuszy. Przygotowany został na podstawie zgłoszeń uczestników na stronie wiki i w ankietach rejestracyjnych.

Dużą część programu sobotniego (ok. 6 godzin) zajmowało Walne Zebranie członków Stowarzyszenia, połączone z wyborami do ciał statutowych. Aby zapewnić członkom SWMPL swobodę i komfort uczestnictwa, bez konieczności rezygnacji z innych ważnych dla nich punktów programu, w czasie Walnego nie odbywały się żadne inne prelekcje.

Przez większość osób uczestniczących w ankiecie przygotowanie programu zostało ocenione bardzo dobrze (39%) i dobrze (37%). 81% uczestników zgadza się, że tematyka była dla nich interesująca. 72% zgadza się, że zyskało większą wiedzę na temat Stowarzyszenia. Słabiej wypadło zwiększenie wiedzy o projektach Wikimedia - tylko 56% osób uczestniczących zgadza się lub zdecydowanie się zgadza, że ich wiedza na temat projektów się zwiększyła. Wynika to z charakteru konferencji, która w dużej mierze poświęcona jest sprawom SWMPL (choćby z powodu długiego walnego). Kwestie związane z praktyką edytowania reprezentowane są silniej na Zlocie Zimowym.

Program kulturalny

Program kulturalny został przygotowany przez katowickich wolontariuszy. Łączył on w sobie lepsze poznanie Katowic i Śląska w ogóle oraz udział w Industriada - corocznym festiwalu promującym Szlak Zabytków Techniki Województwa Śląskiego. Industriada pozwoliła uczestnikom na zapoznanie się z obiektami i atrakcjami niedostępnymi na co dzień.

Program kulturalny składał się z:

• piątek
  • zwiedzanie Muzeum Śląskiego w piątek przed konferencją
• sobota
  • zwiedzanie Muzeum Hutnictwa Cynku – walcowni z 1904 roku z zachowanym ciągiem technologicznym
  • indywidualne zwiedzanie Nikiszowca
  • kolacja na Giszowcu w "Dworku pod Lipami"
  • udział w wielkim finale Industriady w kopalni "Ignacy" – widowisko „Kobiety grają industrię: multimedia, muzyka, aktorzy, akrobaci…”)

Osoby niezainteresowane ostatnim punktem miały możliwość powrotu do hotelu autokarem od razu po kolacji.

Program kulturalny został oceniony na dobrze lub bardzo dobrze przez 64% osób wypełniających ankiety (przy czym 19% zaznaczyło, że nie mają zdania lub ten punkt ankiety ich nie dotyczy).

• 
• 
• 
• 

Wnioski

Co się udało?

Choć dużą część pierwszego dnia konferencji zajmowały wybory nowego składu zarządu, udało się wykorzystać pozostały czas na interesujący dla uczestników program. Sprawnie poinformowaliśmy też społeczność o zmianach w ciałach statutowych

• Katowice jako miejsce konferencyjne. Dobrze skomunikowane z resztą kraju, miasto o ciekawym życiu kulturalnym, z silną społecznością lokalną, która zaangażowała się w organizację wydarzenia. Dzięki temu, że istnieje tam ożywiona współpraca GLAM z Regionalnym Instytutem Kultury możliwe było wzbogacenie pakietów konferencyjnych oraz zapewnienie dodatkowych atrakcji dla uczestników
• połączenie konferencji z Industriadą pozwoliło społeczności na uczestniczenie w ważnym lokalnym wydarzeniu i w ciekawym, zróżnicowanym i wyjątkowym programie kulturalnym, powiązanym z miejscem konferencji. Podobnie jak podczas konferencji w Lublinie, która odbywała się w trakcie Nocy Kultury, takie połączenie świetnie się sprawdziło
• ciekawy pakiet konferencyjny - oprócz materiałów, które uczestnicy znają, były też książki zorganizowane przez EwkęC - były atrakcyjne, związane z miejscem konferencji i umożliwiały np. rozbudowę czy uźródłowienie haseł w Wikipedii
• zaangażowana społeczność lokalna - doświadczenie i pomoc lokalnej społeczności była bezcenna na każdym etapie przygotowywania konferencji.
• sprawne poinformowanie członków SWMPL o zmianach w ciałach statutowych różnymi kanałami informacyjnymi
• w programie znalazło się wiele ciekawych punktów programu, dzięki którym osoby uczestniczące podniosły swoją wiedzę związaną ze Stowarzyszeniem i projektami Wikimedia.

Co się nie udało?

• identyfikatory były jednostronne, przez co identyfikacja uczestników i uczestniczek była utrudniona
• słabo oznaczone osoby, które nie chciały być fotografowane - czerwony pasek na identyfikatorze był mało czytelnym oznaczeniem, a jednostronne identyfikatory sprawiały dodatkowo, że nie był cały czas widoczny. Lepiej sprawdziłyby się dostępne przy rejestracji naklejki, które uczestnicy mogliby sami naklejać w widoczne miejsca.
• uczestnicy nie otrzymali przed konferencją maila z podstawowymi informacjami organizacyjnymi
• część osób, która wypełniła ankietę wskazywała na wady hotelu - niedziałającą klimatyzację, mało sprawną obsługę, na wyposażenie i stan pokojów oraz jakość posiłków. Problemem był też niedopilnowany przez hotel posiłek wegetariański, na który podano dodatek z mięsem.
• zorganizowanie części programu kulturalnego poza głównym miejscem konferencji. Podzielenie ludzi na 2 osobne grupy utrudnia integrację. Konieczność odbycia długiej trasy autokarem wykluczyła osoby starsze i słabego zdrowia lub takie, dla których późny powrót do hotelu był z różnych względów niekomfortowy. Jednocześnie brak wcześniejszej możliwości powrotu uniemożliwiał wycofanie się z uczestnictwa w trakcie, na wypadek gorszego samopoczucia. Problem ten częściowo rozwiązaliśmy udostępniając autokar, który z kolacji zawiózł uczestników do hotelu, jednak zabrakło alternatywnego, lokalnego programu dla osób, które nie chciały lub nie mogły jechać na koncert do Rybnika
• brak wyraźnego wskazania osób odpowiedzialnych za konkretne sprawy w czasie konferencji
• przygotowanie dokumentów do Walnego: wydawanie i przygotowywanie mandatów na sali utrudniało słuchanie wykładów, a brak alfabetycznego uporządkowania listy członków sprawiło, że wyszukiwanie swojego nazwiska trwało dłużej
• zabrakło dobrej moderacji sesji oraz opieki technicznej na salach (w tym: przejściówek oraz komputera dla prelegentów)
• nieczytelne programy, brak plakatu z programem wiszącego na sali
• słabo działające łącze internetowe
• z powodu przedłużającego się Walnego, przerwa pomiędzy nim a programem kulturalnym była zbyt krótka - część osób nie miała czasu na odświeżenie się w pokojach. W przyszłości warto uwzględnić opóźnienia przy planowaniu programu kulturalnego
• zabrakło programu integracyjnego dla osób, które po raz pierwszy uczestniczyły w tego typu konferencji
• program prezentowany był zbyt późno, zabrakło też ułożenia go w ciągi/bloki tematyczne

Co zrobilibyśmy inaczej, organizując wydarzenie po raz kolejny?

Wiele ciekawych wykładów i prelegentów zbudowało interesujący program. W przyszłości chcielibyśmy zapewnić lepszą dokumentację i moderację takich sesji

• Większy zespół organizacyjny i merytoryczny

Ze względu na zmiany strukturalne w Stowarzyszeniu, tym razem mogliśmy delegować znacznie mniejszy niż zazwyczaj zespół organizacyjny. Mimo pomocy miejscowych wolontariuszy i zaangażowania osób organizujących, w tak małej grupie łatwiej przeoczenie pewnych kwestii lub brak czasu na niektóre zadania. Jeśli niemożliwe byłoby zaangażowanie większego zespołu do całości prac nad konferencją, to przynajmniej na etapie ustalania listy rzeczy do zrobienia i planowania prac, powinno być obecne więcej osób, aby uniknąć przeoczenia drobiazgów technicznych (np. laptopy konferencyjne, dwustronne identyfikatory, moderatorzy). Pozwoliłoby to też na transfer doświadczenia pomiędzy osobami debiutującymi przy konkretnym zadaniu, a tymi, którzy już się nim zajmowali. Nie mieliśmy też zasobów na zorganizowanie zajęć integracyjnych dla osób nowych na konferencji.

• Przygotowanie programu

Jeszcze przed rejestracją, program można poprzedzić ankietami wśród osób, które są zainteresowane konferencją, dzięki czemu mielibyśmy lepsze rozeznanie w potrzebach uczestników i uczestniczek. Pozwoliłoby to z wyprzedzeniem zaprosić prelegentów (również zewnętrznych ekspertów w razie potrzeby) oraz pogrupować wykłady w bloki tematyczne. Choć nie można całkowicie uniknąć sytuacji, w której uczestnicy muszą wybierać między dwoma ciekawymi dla nich, odbywającymi się równolegle punktami programu, to bloki pozwoliłyby to zminimalizować. Na sali powinni być też wyznaczeni wolontariusze do prowadzenia etherpada, co pozwoliłoby na lepszą dokumentację konferencji.

• Program kulturalny

Chcąc zapewnić uczestnikom i uczestniczkom możliwość skorzystania z szerokiej oferty kulturalnej Katowic i trwającej Industriady, stworzyliśmy napięty program kulturalny, który dla wielu osób był zbyt intensywny. Nie zadbaliśmy też o tych, którzy chcieliby (choćby ze względów zdrowotnych) tylko skorzystać z wieczornego posiłku, bez uczestnictwa w pozostałych wydarzeniach. W przyszłości posiłki powinny odbywać się albo w pobliżu miejsca konferencji albo transport powinien być tak zorganizowany, że mogą na nie uczęszczać również osoby, które nie są zainteresowane resztą programu integracyjnego. A odległe atrakcje powinny być tak zorganizowane, żeby zapewnić możliwość rezygnacji w trakcie (czyli np. mini busik do hotelu w połowie trwania wydarzenia) Dodatkowo warto zapewnić alternatywne zajęcia dla tych, którzy potrzebują czegoś krótszego, mniej intensywnego lub mniej oddalonego.

• Przygotowanie walnego

Wcześniej przygotowalibyśmy w biurze dokumenty do Walnego (mandaty, listę członków, gotowe oświadczenia o niekaralności), żeby nie działo się to na sali - stukanie pieczątki rozpraszało uczestników, z tyłu sali panowało zamieszanie, większe było ryzyko pomyłki, trzeba było angażować grono pracowników i wolontariuszy. Dodatkowo wcześniejsze wyłonienie grona osób, które chciałyby być w prezydium, co umożliwiłoby im przygotowanie się z wyprzedzeniem (Walne może oczywiście zdecydować o innym składzie prezydium, dlatego warto przygotować dość szerokie grono).

• Wybór hotelu

Choć ogólna ocena hotelu w ankiecie była dla hotelu w miarę pozytywna (56% oceniło zakwaterowanie jako dobre lub bardzo dobre a 64% oceniło dobrze lub bardzo dobrze wyżywienie w hotelu), to była jednak niższa niż przy poprzednich konferencjach. Poza tym wiele osób zwracało w ankiecie uwagę na niekomfortowe, niezadbane pokoje, obsługę. Następnym razem przed wyborem hotelu warto przedstawić zarządowi raport z wizji lokalnej oraz streszczenie z internetowych opinii z serwisów turystycznych. Dzięki temu bardziej świadomie podejmiemy decyzję o wyborze miejsca.

• 
• 

Ocena konferencji

Mierniki sukcesu

#	Zakładany rezultat	Osiągnięty rezultat
1.	Co najmniej 60% uczestników zgodzi się ze stwierdzeniem, że dzięki konferencji czuje się bardziej zintegrowana ze społecznością	89% (60% zdecydowanie się zgadza, 29% zgadza się)
2.	Co najmniej 60% zgodzi się ze stwierdzeniem, że po konferencji ma większą wiedzę na temat projektów Wikimedia	56% (31% zdecydowanie się zgadza, 25% zgadza się)
3.	Co najmniej 50% uczestników potwierdzi, że wykorzysta zdobytą na konferencji wiedzę w projektach Wikimedia	66% (29% zdecydowanie się zgadza, 37% zgadza się)
4.	Co najmniej 50% uczestników zgodzi się ze stwierdzeniem, że dzięki konferencji bardziej zmotywowanych do działania w projektach Wikimedia	74% (21% zdecydowanie się zgadza/53% zgadza się)

Inne mierniki

• Hotel - 64% oceniło zakwaterowanie w hotelu dobrze lub bardzo dobrze. Sale konferencyjne oceniano raczej średnio (42%), choć 36% oceniło je pozytywnie.
• Wyżywienie - 64% oceniło wyżywienie w hotelu dobrze lub bardzo dobrze, kolację w "Dworku pod Lipami" pozytywnie oceniło 79%
• Organizacja - 81% pozytywnie oceniło kontakt z organizatorami przed konferencją, a 85% - podczas konferencji. 83% dobrze lub bardzo dobrze dostępność informacji o konferencji.
• Motywacja - 56% osób zgodziło się ze stwierdzeniem, że po konferencji czują się zmotywowani do większego zaangażowania w sprawy Stowarzyszenia

Budżet

Kategoria	Informacje	Koszt usługi	Uwagi
Konferencja
Sale konferencyjne	Dostępne były dwie sale konferencyjne - duża i mała.	400 zł	W ramach przeprosin za niedziałającą klimatyzację i w ogóle warunki w sali, hotel zrezygnował z opłaty za większą salę (850 zł)
Usługi gastronomiczne
Przerwy kawowe		2285 zł
Obiady i kolacje w hotelu	Kolacja w piątek, obiady w sobotę i niedzielę	8130 zł
Kolacja w "Dworku pod lipami	W sobotę wieczór, przed programem kulturalnym	4180 zł
Hotel
Zakwaterowanie	30 pokoi dwuosobowych, 6 pokoi trzyosobowych i 1 pokój pojedynczy	9635 zł
Parking		485 zł
Inne
Przejazd autokarami	Transport uczestników i uczestniczek w sobotę, podczas programu kulturalnego	2212 zł
Przejazd taksówką	Dla dwóch osób, które zamykały Walne, więc musiały dojechać później na kolację	40 zł
Kable, adaptery, przedłużacze		204 zł
Dofinansowania dojazdów
Inne		244,96 zł
Dofinansowania dojazdów	Dofinansowania na wniosek składany do zarządu	2683	Doofinansowanie przyznano 4 osobom
Łączne koszty			30255,46 zł