Audyt organizacyjny/Przebieg
| O audycie WMPL | Przebieg audytu | Rezultaty (2018) | Strategia 2019-2022 |
Rozpiska czasowa edytuj
- sierpień-wrzesień - rozsyłka zapytań, pozyskanie ofert
- 1-15 września - Zarząd wybiera ofertę, podpisuje umowę
- 15 września - 1 października - ekspertka przegląda dokumenty Stowarzyszenia, zarząd wyłania wolontariuszy do wywiadów, umawianie wywiadów
- październik - wywiady z wolontariuszami, władzami tej i poprzedniej kadencji, pracownikami
- 17-18 listopada - warsztaty SWOT i misja w modelu Ashridge dla Zarządu
- 19 listopada - warsztaty SWOT dla pracowników i wolontariuszy
- grudzień - oddanie raportu wraz z rekomendacjami zarządowi, publikacja na wiki Stowarzyszenia
- styczeń 2019 - publikacja wersji anglojęzycznej na Meta
Pozyskanie funduszy edytuj
Audyt opłacony jest ze środków Wikimedia Foundation udzielanych w ramach programu grantów celowych dla organizacji (Simple APG). W maju 2018 roku Stowarzyszenie złożyło wniosek grantowy, w którym aplikowało o środki na przeprowadzenie audytu oraz na wydatki organizacyjne z nim związane. 29 maja zapadła decyzja o przyjęciu wniosku i udzieleniu Stowarzyszenia funduszy na drugą połowę 2018 roku. Stowarzyszenie zobowiązało się, że raport powstały w ramach audytu zostanie przetłumaczony na język angielski i udostępniony międzynarodowej społeczności Wikimedia.
Wybór oferty edytuj
W sierpniu 2018 Zarząd rozesłał zapytanie ofertowe do podmiotów świadczących usługi doradcze. Zapytanie obejmowało opis aktualnej sytuacji Stowarzyszenia i oczekiwań związanych z audytem. Następnie w toku dyskusji wyłonił ofertę, która była najlepsza jakościowo i najpełniej odpowiadała na potrzeby organizacji. 18 września Zarząd podpisał umowę z panią Renatą Muszyńską, doradcą gospodarczym i trenerem biznesowym.
Zarząd ustanowił komitet sterujący audytem, w skład którego wchodzą Michał Buczyński, Marek Stelmasik oraz (wspierająco) Natalia Szafran-Kozakowska.
Przebieg edytuj
Wrzesień edytuj
Udostępnienie dokumentacji edytuj
Stowarzyszenie udostępniło dokumentację [do uzupełnienia]
Wyłonienie osób do audytu edytuj
Zarząd Stowarzyszenia w toku dyskusji wyłonił osoby, z którymi przeprowadzone zostaną wywiady. Oprócz członków Zarządu obecnej i poprzedniej kadencji, członków Komisji Rewizyjnej oraz Sądu Koleżeńskiego i pracowników, mają to być również „szeregowi” członkowie Stowarzyszenia. Zarząd wyłonił grupę osób zaangażowanych w działalność Stowarzyszenia, posiadających dużą merytoryczną wiedzę o jego funkcjonowaniu.
(Na poniższej liście znajdują się tylko osoby, które potwierdziły udział w audycie - nieobecność danej osoby nie znaczy, że nie bierze udziału.)
| Osoba | Funkcja | Wywiad przeprowadzony |
|---|---|---|
| Michał Buczyński | Prezes Zarządu |  Zrobione 19 października
|
| Wojciech Pędzich | Sekretarz Zarządu | Zrobione 6 października
|
| Marek Stelmasik | Skarbnik | Zrobione 5 października
|
| Piotr Gackowski | Wiceprezes | Zrobione 6 października
|
| Paweł Marynowski | Wiceprezes | Zrobione 29 października
|
| Małgorzata Wilk | Wiceprezeska | Zrobione 3 października
|
| Jacek Fink-Finowicki | Członek zarządu | Zrobione 20 października
|
| Tomasz Ganicz | Wieloletni prezes Zarządu, obecnie członek Sądu Koleżeńskiego | Zrobione 26 października
|
| Jarosław Błaszczak | Członek Zarządu VI kadencji | Zrobione 27 października
|
| Elfhelm | Członek Zarządu VI kadencji, przewodniczący Komisji Wikigrantów | Zrobione 11 października
|
| Juliusz Zieliński | Przewodniczący Komisji Rewizyjnej | Zrobione 13 października
|
| Karol Głąb | Członek Komisji Rewizyjnej, sekretarz Zarządu poprzednich kadencji | Zrobione 3 października
|
| Maciej Król | Członek Komisji Rewizyjnej, członek Zarządu poprzednich kadencji | Zrobione 19 października
|
| Julia Maria Koszewska | Członkini Sądu Koleżeńskiego | Zrobione 5 października
|
| Gytha | Członkini Sądu Koleżeńskiego, wikipedystka-rezydentka | Zrobione 5 października
|
| Ankry | Wolontariusz, członek Komisji Wikigrantów | Zrobione 13 października
|
| Ewa Caban | Wolontariuszka | Zrobione 18 października
|
| Ency | Wolontariusz | odwołane ze względu na stan zdrowia |
| Borys Kozielski | Wolontariusz | Zrobione 27 października
|
| Ludmiła Pilecka | Wolontariuszka | Zrobione 27 października
|
| TR | Wolontariusz | Zrobione 26 października
|
| Szymon Grabarczuk | Wolontariusz, członek Komisji Wikigrantów | Zrobione 20 października
|
| Gdarin | Wolontariusz | Zrobione 5 października
|
| Nostrix | Wolontariusz | Zrobione 27 października
|
| Agnieszka Marszał | rzeczniczka prasowa | Zrobione 19 października
|
| Anna Matusiak | Koordynator ds. administracyjnych | Zrobione 26 października
|
| Marta Moraczewska | Koordynatorka GLAM | Zrobione 26 października
|
| Celina Strzelecka | Specjalistka ds. GLAM | Zrobione 18 października
|
| Natalia Szafran-Kozakowska | Specjalistka ds. wspierania społeczności | Zrobione 19 października
|
Październik edytuj
Zmiany na liście osób udzielających wywiadu edytuj
Z powodów zdrowotnych wywiadu nie będzie mógł udzielić Ency. Mamy nadzieję, że swoją wiedzą podzieli się z nami na etapie konsultacji końcowego raportu ze społecznością i członkami. Na liście osób, z którymi przeprowadzone zostaną rozmowy zastąpi go wolontariusz Nostrix.
Wywiady edytuj
Zakończyło się ustalanie kalendarza wywiadów. Odbyły się spotkania:
- 3 października w Krakowie
- 5-6 października w Warszawie
- 11 października zdalnie
- 13 października na żywo w Krakowie i zdalnie
- 18 października w Krakowie
- 19-20 października w Warszawie
- 26-27 października w Łodzi
- 29 października
Raportowanie edytuj
Opublikowaliśmy na Meta raport połówkowy, podsumowujący dotychczasowe działania w ramach audytu.
Listopad edytuj
Warsztaty edytuj
W dniach 17-18 listopada w Warszawie odbyły się warsztaty SWOT/TOWS i misji w modelu Ashridge dla członków zarządu, a dzień później - warsztat SWOT/TOWS dla pracownic i wolontariuszy. W obydwu spotkaniach wzięło udział po 8 [do sprawdzenia] osób:
- w spotkaniu zarządu uczestniczyli: Michał Buczyński, Jacek Fink-Finowicki, Marek Stelmasik, Wojciech Pędzich, Małgorzata Wilk, Piotr Gackowski, Paweł Marynowski, Karol Głab.
- w spotkaniu pracownic i wolontariuszy uczestniczyli: Szymon Grabarczuk, Agnieszka Marszał, Anna Matusiak, Marta M. Moraczewska, Tadeusz Rudzki, Tomasz Skibiński, Celina Strzelecka i kol. Gdarin.
Zakończył się etap zbierania informacji potrzebnych do sformułowania raportu wraz z rekomendacjami.
Grudzień edytuj
15 grudnia zarząd odebrał od audytorki wstępną wersję raportu wraz z rekomendacjami i omówił z nią zawartość dokumentu. Ostateczna wersja dokumentu została przekazana do tłumaczenia na język angielski i do publikacji.