Audyt organizacyjny
| O audycie WMPL | Przebieg audytu | Rezultaty (2018) | Strategia 2019-2022 |
Decyzją Zarządu Stowarzyszenia Wikimedia Polska nasza organizacja przeszła w 2018 roku audyt organizacyjny. Dzięki doświadczonej audytorce lepiej zrozumiemy jak działamy, gdzie są nasze słabe i silne strony, dowiemy się w jaki sposób się komunikujemy, zarządzamy projektami i pracownikami. I co możemy w każdej z tych dziedzin robić jeszcze lepiej. Na podstawie procesu, przy którym współpracowali władze, pracownicy i nasi członkowie, audytorka przygotowała raport zawierający rekomendacje (link). Jest on dostępny dla wszystkich naszych członków i osób zainteresowanych naszą działalnością.
Aby ten audyt odbywał się w zgodzie z naszymi wartościami, musiał uwzględniać naszą społeczność i być transparentny. Dlatego na tej stronie wyjaśniamy Wam dlaczego go przeprowadzamy, kto był audytorem oraz jak przebiegał. Zachęcamy Was też do śledzenia strony relacjonującej przebieg, z której możecie się dowiedzieć co się w sprawie audytu działo. A niektórzy z Was zostali też zaproszeni do wzięcia udziału w tym procesie.
Dlaczego?
Ostatnie lata były czasem ważnych zmian w Stowarzyszeniu. Od 2014 roku profesjonalizujemy kolejne obszary - komunikację, wsparcie społeczności, współpracę z instytucjami. Realizujemy coraz więcej projektów, pracujemy z większą liczbą partnerów. W tym wszystkim działamy w specyficznych warunkach - pięciosobowy zespół pracowników zarządzany jest przez siedmioro wolontariuszy, mających poza tym swoje inne zobowiązania zawodowe. A żeby było jeszcze trudniej - niemal wszystkie te osoby rozsiane są po różnych miastach Polski. Nakłada to na nas specyficzne wyzwania, tak w kontekście komunikacji, jak zarządzaniem pracą, raportowaniem i wyciąganiem wniosków. Podobnie jak fakt, że rdzeniem naszej działalności jest praca - zarówno online jak i offline - ze społecznością wikimedian, wolontariuszy. Którym chcemy zapewnić jak najlepszy kontakt ze Stowarzyszeniem.
Dodatkowo w połowie 2018 roku czekały na nas kolejne zmiany - zmienił się skład niemal połowy Zarządu Stowarzyszenia; z funkcji zrezygnował też dotychczasowy, wieloletni prezes. Pojawiły się więc kolejne wyzwania, związane z aklimatyzacją nowych członków i takiego dalszego rozwoju, który zachowałby wiedzę i dorobek osób, które z władz odeszły, jednocześnie korzystając ze świeżej energii i nowych umiejętności tych, którzy realizują swoją pierwszą kadencję.
Ten czas zmian to dobry moment na to, żeby się zatrzymać i przyjrzeć funkcjonowaniu organizacji, narzędziom - zarówno organizacyjnym jak i technicznym - które wypracowaliśmy, naszym procedurom, rolom i komunikacji. Dowiedzieć się, czy praktyki, które pomagały nam się rozwijać, mogą być ulepszone tak, by dobrze służyły nam w dalszej drodze.
Kto?
Po procesie pozyskania i porównania ofert, Zarząd Stowarzyszenia zdecydował się na powierzenie audytu pani Renacie Muszyńskiej, doradcy gospodarczemu i trenerowi biznesu.
Nasza ekspertka skutecznie przeprowadza firmy przez zmiany związane z ich restrukturyzacją czy procesami sukcesyjnymi. Opracowuje i wdraża strategie przedsiębiorstw, optymalizuje procesy i procedury, doskonali zasady polityki personalnej i kultury organizacyjnej. Prowadzi szkolenia z bardzo różnych obszarów, w tym z umiejętności i narzędzi zarządzania strategicznego, sztuki prowadzenia spotkań i umiejętności interpersonalnych. Jest autorką artykułów z zakresu zarządzania strategicznego oraz autorskich programów szkoleniowych.
Posiada tytuł magistra ekonomii w specjalnościach zarządzanie firmą i zarządzanie zasobami ludzkimi, a także certyfikat PRINCE 2 Fundation. Jest członkiem kadry szkoleniowej Szkoły Konsultantów Zarządzania oraz Członkiem Stowarzyszenia Trenerów i Konsultantów Zarządzania MATRIK w Krakowie, w którym pełniąc również funkcję Wiceprezesa Zarządu odpowiadała za optymalizację procesów organizacyjnych i budżetowanie.
O tym wyborze zdecydowało nie tylko wieloletnie doświadczenie pani Muszyńskiej, zarówno w praktyce biznesowej i menedżerskiej, jak i doradczej, ale też widoczne w ofercie doskonałe zrozumienie potrzeb naszej organizacji.
Jak?
Audyt organizacyjny trwał od września do końca grudnia 2018 roku. Składał się z:
- analizy struktury organizacyjnej Stowarzyszenia,
- analizy stanowisk pracy, zakresów obowiązków, odpowiedzialności i podległości służbowych,
- analizy procedur,
- oceny przebiegu komunikacji w Stowarzyszeniu.
Prowadzony był na podstawie analizy dokumentów organizacyjnych oraz ustrukturyzowanych wywiadów bezpośrednich. Do wywiadów zaproszeni zostali członkowie władz Stowarzyszenia (Zarządu, Komisji Rewizyjnej oraz Sądu Koleżeńskiego), ustępujący członkowie Zarządu poprzedniej kadencji, pracownice Stowarzyszenia oraz wyłonione przez Zarząd grono wolontariuszy. Dodatkowo w ramach audytu przeprowadzone zostały warsztaty SWOT oraz warsztaty Misja w modelu Ashridge.
Rezultatem audytu jest publicznie dostępny raport dotyczący Stowarzyszenia, zawierający opis sytuacji, wnioski oraz rekomendacje.
Informacje kontaktowe
|
Opieka merytoryczna audytu michal.buczynski@wikimedia.pl |
Wsparcie organizacyjne natalia.szafran@wikimedia.pl |