Zlot Zimowy 2016/Ewaluacja

Po konferencji specjalistka ds. komunikacji przygotowała ankietę ewaluacyjną. Wypełniło ją 45% uczestników (17 z 37). Na tej podstawie oraz na podstawie rozmów z uczestnikami Zlotu przygotowała ona poniższą ewaluację projektu.

Założenia konferencji

Cele założone przed konferencją:

stworzenie platformy do wymiany wiedzy i doświadczeń
przepracowanie konkretnych problemów wewnątrz projektu
wsparcie tworzenia się silnej, zintegrowanej, zaangażowanej społeczności
wypracowanie nowych pomysłów
wyposażenie uczestników w nowe umiejętności i narzędzia pomocne w działaniu w projektach Wikimedia
elastyczny program
szeroki program
konferencja tylko dla edytorów, bez osób towarzyszących

Program

Idea konferencji zakładała otwarty, luźny program, który byłby częściowo układany przez uczestników. Stąd można było zgłaszać nie tylko aktywności, które samemu chciałoby się poprowadzić, ale też takie, w których chciałoby się wziąć udział. Miało to w założeniu pomóc stworzyć konferencję realnie odpowiadającą potrzebom uczestników. W praktyce większość zgłoszeń pochodziła od osób zaangażowanych w organizację konferencji. Rozwiązaniem byłoby rozesłanie do osób zgłaszających chęć uczestnictwa wcześniejszych ankiet, zbierających zapotrzebowanie na konkretne zagadnienia oraz kształtowanie się dużej części programu w trakcie konferencji. W ostateczności w trakcie przygotowań organizatorzy odeszli od założeń i przygotowali określony program z jedną główną sesją.

Uczestnicy Zlotu Zimowego podczas pracy

Z ankiet i obserwacji w trakcie konferencji można stwierdzić, że usztywnienie programu i ukierunkowanie na jedną główną sesję nie było dobrym rozwiązaniem. Tylko 11% oceniło to jako dobry pomysł. 24% chciałoby równoległych sesji, a 47% osobnych stolików do swobodnej pracy dla osób niezainteresowanych. Jeden z ankietowanych zauważył ponadto, że wspólna sesja nie pozwala na zróżnicowanie programu i aktywności dla osób o różnym poziomie doświadczenia i różnych zainteresowaniach. Cytując: Równoległe warsztaty/panele na Zlocie byłyby metodą na wykorzystanie potencjału tych bardziej zaawansowanych (niech się zajmą czymś, co ich wciągnie) i stworzenie przyjaznych warunków tym mniej zaawansowanym (niech się rozwiną i nie czują stłamszeni dyskusjami geeków).

Uczestnicy nie byli także zadowoleni z ustawienia stołu. W ankietach pojawiła się sugestia, że takie ustawienie sprawiało, że łatwiej było rozmawiać między sobą niż patrzeć na ekran. Utrudniało też przeprowadzenie równoległych warsztatów z projektów siostrzanych - uczestnicy musieli gromadzić się na rogach stołów. Taki układ utrudniał też tworzenie grup swobodnej pracy dla osób niezainteresowanych danym zagadnieniem lub ścisłych grup roboczych podczas aktywności praktycznych typu speed tłumaczenia.

Powtarzającym się zarzutem w ankietach był brak dobrej moderacji i organizacji sesji, a także brak kontroli nad czasem (widoczny zwłaszcza podczas krótkich prezentacji, które z założenia powinny mieć ściśle przestrzegany czas trwania, tymczasem przeradzały się w dłuższe dyskusje). Respondenci narzekali na brak osoby, która pilnowałaby tego, kto ma mówić, która sesja ma być następna.

Najbardziej interesujące panele i warsztaty

Wypełniający ankietę za najbardziej ciekawy uznali panele Komunikacja z nowicjuszami (64%), 50 kompozytorów na 15-lecie (47%) oraz Szkolenie z Wikidanych (35%) i Anatomię i fizjologię społeczności Wikim(p)ediów (35%).

Ankiety wskazują więc na to, że zainteresowaniem cieszą się zagadnienia związane z funkcjonowaniem społeczności oraz wspólne burze mózgów nad projektami poszerzania zasobów.

Najmniej interesujące panele

Zdecydowanie najmniej interesujące zdaniem ankietowanych były Kolektywne speed tłumaczenia, które jako nieciekawe wskazało 73% wypełniających. Natomiast 46% wskazało na Szybki kurs post-processingu fotek w GIMPie. Pozostałe aktywności nie uzyskały zdecydowanego wyniku. Prawdopodobnie taki wynik związany był z tym, że są to bardzo praktyczne i konkretne aktywności, skierowane do wąskiej grupy odbiorców, powinny więc odbyć się w mniejszej grupie przy osobnym stoliku.

Ocena przydatności programu Zlotu

Pomimo powyższych zastrzeżeń respondenci ogólnie uznali zlot za przydatny - 87% z nich zgadza się ze stwierdzeniem, że Zlot Zimowy pogłębił ich zrozumienie problemów Wikipedii, a 58%, że pozwolił im poszerzyć wiedzę o projektach siostrzanych. 64% potwierdza, że zdobyte podczas zlotu umiejętności i wiedzę wykorzysta w praktyce. W głównych wyniesionych korzyściach respondenci wskazywali, że zyskali okazję do zapoznania się z narzędziami lub projektami, o których wcześniej wiedzieli niewiele.

Praktycznymi rezultatami zlotu były m.in.:

dyskusja na temat 48-godzinnego okresu na poprawę nowych artykułów przed ich skasowaniem (pomysł wypracowany w trakcie dyskusji o komunikacji z nowicjuszami)
zaczątek projektu 50 kompozytorów na 15-lecie
dyskusja na temat potrzeby stworzenia syllabusa do Wikiwarsztatów
kolektytwne tłumaczenia, m.in. instrukcji do edytora wizualnego oraz instrukcji nadawania licencji

Wsparcie silnej i zintegrowanej społeczności

Ognisko w sobotni wieczór

Jednym z celów zlotu było wzmocnienie społeczności wikimedian. Silna i życzliwa społeczność, to społeczność mniej skonfliktowana, lepiej współpracująca i łatwiej pracująca ponad różnicami. Spełnieniu tego celu miały służyć zajęcia integracyjne: Wikidojo, ognisko, quiz o Wikipedii z kalamburami.

Wikidojo nie odbyło się - uczestnicy zlotu nie wiedzieli na czym będzie polegać (nie było żadnego opisu w programie konferencji), poinformowani odmówili udziału. To duża szkoda - Wikidojo jest zabawą pozwalającą lepiej zrozumieć mechanizmy edytowania, dlatego należałoby próbować ją zorganizować podczas przyszłych zlotów. Prawdopodobnie uczestnicy byliby bardziej skłonni brać w nim udział, gdyby wiedzieli wcześniej na czym polega lub/i gdyby włączone było w główny program, a nie w aktywności piątkowe.

Odbył się natomiast nieplanowany, krótki wikispacer. Być może podczas konferencji należy zadbać o zorganizowanie w połowie dnia niedługiej aktywności rozluźniającej, pozwalającej uczestnikom odświeżyć siły.

Ognisko, quiz i kalambury zostały w ankietach ocenione pozytywnie - 58% oceniło je jako bardzo dobre, 35% jako dobre. Również wśród najważniejszych wyniesionych ze zlotu korzyści wskazywano na pogłębienie relacji z innymi członkami społeczności, ciekawe rozmowy kuluarowe i motywację czerpaną z żywego kontaktu z innymi edytorami. Jeden z uczestników zasugerował, że zabrakło otwartej przez cały wieczór czy noc sali, w której uczestnicy zlotu mogliby wspólnie edytować.

Kwestie organizacyjne

Wypełniający ankiety pozytywnie ocenili zorganizowanie zlotu poza dużym ośrodkiem - 41% uznało, że takie rozwiązanie wspiera skupienie, a 17%, że jest to rozwiązanie ciekawe. Nikt nie wskazał, że jest to rozwiązanie niekorzystne. Respondenci byli też zadowoleni z zakwaterowania - 58% oceniło je jako bardzo dobre, a 17% jako dobre.

Z problemów zgłoszono natomiast brak estetycznych spersonalizowanych identyfikatorów. W ankietach wskazano także brak dobrej informacji dla prezentujących - o wymaganiach technicznych rzutnika oraz o dozwolonym formacie prezentacji. Jeden z respondentów wskazał też na problemy techniczne z laptopem podłączonym do rzutnika (brak sprawnej klawiatury).

Realizacja założeń

Założenia zlotu udało się zrealizować w zakresie wsparcia tworzenia silnej społeczności. Wyniki ankiety wskazują też, że zdaniem respondentów Zlot stał się przestrzenią praktycznej wymiany doświadczeń oraz miejscem zdobywania nowych umiejętności i poznawania nowych narzędzi. Jednak zadanie zrealizowane byłoby lepiej, gdyby nie odejście od założonej formuły elastycznego i szerokiego programu. Zabrakło też mocniejszego przekucia dyskusji w praktyczne rozwiązania w projekcie.

Wnioski i podsumowanie

W zakresie organizacji konferencji

wcześniejsze zbadanie potrzeb i zainteresowań uczestników za pomocą ankiety przedkonferencyjnej i tworzenie programu na tej podstawie
podtrzymywanie organizacji zlotu poza dużym ośrodkiem miejskim
wcześniejsze informowanie o aktywnościach, których uczestnicy mogą nie znać (np. Wikidojo) i zachęcanie do udziału
zbadanie warunków technicznych sali i komunikowanie ich uczestnikom przed zlotem
wyłonienie 1 lub 2 osób odpowiedzialnych za kształtowanie programu i dbaniem o realizację

W zakresie programu i organizacji sali

zamiast jednego dużego stołu kilka mniejszych stołów, przy których mogłyby pracować grupy robocze i dyskusyjne poświęcone zagadnieniom o różnym charakterze i stopniu zaawansowania
sesje tematyczne, np. Wsparcie nowicjuszy albo Projekty pozyskiwania zasobów, w których po ogólnej dyskusji nad danym zagadnieniem wyłaniałyby się grupy robocze próbujące znaleźć rozwiązania konkretnych problemów. Każda grupa miałaby opiekuna merytorycznego
wyłoniona określona osoba do moderacji sesji
podczas krótkich prezentacji widoczny licznik czasu
bardzo konkretne, zadaniowe aktywności (typu speed tłumaczenia) realizowane w mniejszych grupach roboczych

W zakresie wsparcia integracji społeczności

udostępnienie sali, w której uczestnicy mogli edytować również po zakończeniu obrad
aktywność zapoznawcza na początek, pozwalająca poznać się uczestnikom i przełamać lody
dobrze sprawdzają się gry grupowe (typu Wikiquiz) i takie aktywności jak ognisko, które sprawiają, że uczestnicy nie siedzą cały wieczór za stołem, rozmawiając z tymi samymi osobami

W zakresie ewaluacji

uprzedzenie uczestników o ankiecie mailowej
wysłanie ankiety tuż po konferencji i maili przypominających o niej kilka dni później

Podsumowanie

Na podstawie powyższego raportu można uznać, że Zlot Zimowy był potrzebny i w większości był udany. Jednak nadal pozostają obszary, które można poprawić, aby uzyskać jeszcze lepszą realizację celów w przyszłym roku.