UZ 2015-23/załącznik

Załącznik do uchwały: UZ 2015-23:

Regulamin Wikigrantów

Rozdział 1. Postanowienia ogólne

§ 1.
Zakres przedmiotowy

Regulamin określa w szczególności:
1.1. cele Wikigrantów;

1.2. sposób przyznawania i finansowania Wikigrantów;

1.3. zasady i tryb powoływania oraz odwoływania Komisji Wikigrantów;

1.4. obowiązki i tryb prac Komisji;

1.5. zasady i tryb podejmowania decyzji przez Komisję;

1.6. zasady i tryb składania wniosków o grant;

1.7. zasady realizacji grantu;

1.8. zasady i tryb odwoływania się od decyzji Komisji.
Regulamin nie narusza zasad i warunków rozliczania przyznanych środków określonych w odrębnych przepisach.
Użyte w regulaminie określenia oznaczają:
3.1. Grant – refundacja kosztów poniesionych przez wnioskodawcę na cel wskazany w składanym przez siebie wniosku;

3.2. Statut – Statut Stowarzyszenia Wikimedia Polska w wersji ze zmianami przyjętymi podczas Walnego Zebrania Członków we Wrocławiu w dniu 19 marca 2011 roku;

3.3. Stowarzyszenie – Stowarzyszenie Wikimedia Polska wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000244732;

3.4. Zarząd Stowarzyszenia – organ Stowarzyszenia Wikimedia Polska powoływany na podstawie art. 20. i art. 25. ust. 2 i działający na podstawie art. 27-29. Statutu Stowarzyszenia Wikimedia Polska.

§ 2.
Wikigranty

Wikigranty są stałym programem wsparcia finansowego wartościowych inicjatyw, których celem jest:
1.1. wzbogacenie Projektów Wikimedia o nowe treści,

1.2. poprawa jakości dostępnych już treści.
W zależności od oszacowanej we wniosku o grant wartości grantu, wyróżnia się:
2.1. mały grant, którego całkowita szacowana wartość nie przekracza 250 PLN – wniosek składany jest zgodnie z postanowieniami zawartymi w § 10. Regulaminu;

2.2. duży grant, którego całkowita szacowana wartość przekracza 250 PLN – wniosek składany jest zgodnie z postanowieniami zawartymi w § 11. Regulaminu.
Całkowita szacowana wartość grantu nie może przekraczać 1500 PLN.
Okres rozliczeniowy Wikigrantów trwa od 1 stycznia do 31 grudnia.
Budżet Wikigrantów określany jest uchwałą przez Zarząd Stowarzyszenia na okres jednego roku kalendarzowego i nie później niż 14 dni przed zakończeniem poprzedniego okresu rozliczeniowego.
Na potrzeby Wikigrantów w serwisie internetowym Stowarzyszenia prowadzi się strony o charakterze informacyjnym, organizacyjnym i zgłoszeniowym, których celem jest pełna obsługa Wikigrantów.

Rozdział 2. Komisja Wikigrantów

§ 3.
Istota i skład Komisji

Komisja Wikigrantów, zwana dalej Komisją, jest ciałem kolegialnym powoływanym w celu sprawowania pełnej opieki nad rozpatrywaniem wniosków, przyznawaniem grantów i późniejszą kontrolą ich stanu realizacji.
Do wyłącznej kompetencji Komisji należy dysponowanie budżetem Wikigrantów.
Komisja liczy pięciu członków, spośród których co najmniej trzech powoływanych jest spośród członków zwyczajnych Stowarzyszenia.
Członkiem Komisji nie może zostać członek Komisji Rewizyjnej Stowarzyszenia.

§ 4.
Powołanie i odwołanie Komisji

Komisja Wikigrantów powoływana jest uchwałą przez Zarząd Stowarzyszenia na jeden okres rozliczeniowy Wikigrantów nie później niż na 14 dni przed zakończeniem poprzedniego okresu rozliczeniowego.
Zarząd Stowarzyszenia powołuje Komisję bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy swoich członków.
Zarząd Stowarzyszenia odwołuje Komisję lub poszczególnych jej członków bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy swoich członków, powołując jednocześnie na ich miejsce nową Komisję lub nowych członków Komisji.
Postanowienia § 4. pkt 3. stosuje się odpowiednio w przypadku zgłoszonej Zarządowi Stowarzyszenia rezygnacji z członkostwa w Komisji.

§ 5.
Organizacja wewnętrzna Komisji

Na pierwszym posiedzeniu Komisja wybiera spośród swoich członków Przewodniczącego Komisji Wikigrantów, zwanego dalej Przewodniczącym Komisji.
Przewodniczący Komisji jest powoływany i odwoływany przez członków Komisji w głosowaniu jawnym bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy członków Komisji.
Przewodniczący Komisji koordynuje prace Komisji, prowadzi posiedzenia jawne Komisji, reprezentuje Komisję na zewnątrz oraz wykonuje inne czynności przewidziane Regulaminem.
Zastrzeżone w Regulaminie dla Przewodniczącego Komisji czynności w zakresie informowania o złożeniu wniosku oraz ogłaszania decyzji mogą być wykonywane również przez każdego z pozostałych członków Komisji.
Przewodniczący Komisji może czasowo powierzyć wykonywanie czynności zastrzeżonych w Regulaminie dla Przewodniczącego Komisji innemu członkowi Komisji za jego zgodą.

§ 6.
Tryb prac Komisji

Komisja obraduje na posiedzeniach jawnych za pośrednictwem kanału IRC #wikimedia-pl w sieci Freenode, chyba że Regulamin stanowi inaczej.
W wypadkach wskazanych w Regulaminie Komisja może podejmować decyzje w głosowaniu poprzez e-mail.
W szczególnych przypadkach Komisja może obradować na żywo.

§ 7.
Obowiązki Komisji

Komisji Wikigrantów jest zobowiązana do sporządzenia raportu w terminie do 31 stycznia za cały poprzedni okres rozliczeniowy i do przedłożenia go Zarządowi Stowarzyszenia.

Rozdział 3. Zasady i tryb składania wniosków o grant

§ 8.
Wnioskodawca

Wnioskodawcą może zostać każda osoba posiadająca konto użytkownika w co najmniej jednym z Projektów Wikimedia, z zastrzeżeniem § 8. pkt 2.
Wnioskodawcą nie może zostać członek Zarządu Stowarzyszenia, członek Komisji Rewizyjnej Stowarzyszenia ani osoby im najbliższe w rozumieniu art. 39 ust. 2. Statutu.

§ 9.
Wniosek o grant

W zależności od rodzaju grantu określonego w § 2. pkt 2., wyróżnia się:
1.1. uproszczony wniosek – składany zgodnie z postanowieniami zawartymi w § 10. Regulaminu;

1.2. pełny wniosek – składany zgodnie z postanowieniami zawartymi w § 11. Regulaminu;
Wniosek o grant składany jest na wskazanej przez Komisję podstronie Wikigrantów.
Wniosek o grant składany jest w języku polskim i zawiera:
3.1. nazwę użytkownika wnioskodawcy wraz z linkiem do strony użytkownika w wybranym projekcie Wikimedia, w którym wnioskodawca posiada konto użytkownika;

3.2. opis planowanych działań wraz z uzasadnieniem;

3.3. harmonogram realizacji projektu;

3.4. wykaz materiałów niezbędnych do realizacji projektu wraz z oszacowanymi wartościami cząstkowymi i wartością całego grantu.
Zaleca się powiadomienie poprzez e-mail Przewodniczącego Komisji o złożeniu wniosku.
W przypadku, gdy przedmiotem grantu jest refundacja świadczeń w związku z udziałem wnioskodawcy w określonym wydarzeniu, wniosek o grant powinien zostać złożony co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem działań opisanych we wniosku. Przewodniczący Komisji po konsultacji z członkami Komisji może pozostawić bez rozpoznania wniosek złożony po tym terminie, co skutkuje odrzuceniem wniosku.

§ 10.
Uproszczony wniosek

Wnioskodawca może skorzystać z uproszczonego wniosku, gdy ubiega się o mały grant, którego warunki określone zostały w § 2. pkt 2.1.
W uproszczonym wniosku dopuszcza się odstępstwa od § 9. pkt 3.2. i 3.3. poprzez poprzestanie na skrótowym przedstawieniu opisu planowanych działań i wskazaniu przewidywanej daty końcowej realizacji grantu.
Uproszczony wniosek rozpoznawany jest zgodnie z postanowieniami zawartymi w § 13.

§ 11.
Pełny wniosek

Wnioskodawca ma obowiązek złożyć pełny wniosek, gdy ubiega się o duży grant, którego warunki określone zostały w § 2. pkt 2.2.
Wnioskodawca może skorzystać z pełnego wniosku również wtedy, gdy ubiega się o mały grant, którego warunki określone zostały w § 2. pkt 2.1.

Rozdział 4. Zasady i tryb rozpoznawania wniosków o grant i realizowanie grantów

§ 12.
Rozpoznawanie wniosków o grant

Wyróżnia się dwa tryby rozpoznawania wniosków:
1.1. uproszczony tryb – stosowany zgodnie z postanowieniami zawartymi w § 13.;

1.2. pełny tryb – stosowany zgodnie z postanowieniami zawartymi w § 14.;
Jeżeli wniosek nie spełnia warunków formalnych, Przewodniczący Komisji lub Komisja wzywa wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku. Nieuzupełniony w wyznaczonym terminie wniosek oraz wniosek złożony z naruszeniem § 8. Przewodniczący Komisji pozostawia bez rozpoznania, co skutkuje odrzuceniem wniosku.
Komisja rozpatruje wnioski zgodnie z kolejnością zgłoszeń, przeprowadzając dyskusję i podejmując decyzję nad przyjęciem lub odrzuceniem wniosku o grant.
W przypadku przyjęcia w całości lub w części wniosku o grant Komisja może nałożyć na wnioskodawcę dodatkowe zobowiązania lub zalecenia dotyczące realizacji grantu.
Przy rozpatrywaniu wniosków Komisja może zasięgnąć opinii Zarządu Stowarzyszenia, Komisji Rewizyjnej Stowarzyszenia, członków zwyczajnych Stowarzyszenia lub osób spełniających warunek wymieniony w § 8. pkt 1.
Opinia Zarządu Stowarzyszenia jest dla Komisji wiążąca.
Decyzja Komisji w ciągu 24 godzin od jej podjęcia ogłaszana jest przez Przewodniczącego Komisji bezpośrednio na stronie rozpatrywanego wniosku oraz podawana do wiadomości wnioskodawcy na stronie dyskusji użytkownika w wybranym przez niego projekcie Wikimedia lub za pośrednictwem wiadomości e-mail.
Jeżeli wnioskodawcą jest członek Komisji lub osoba mu najbliższa w rozumieniu art. 39 ust. 2. Statutu, członek Komisji nie bierze udziału w dyskusji i w przedmiocie wniosku o grant. Wniosek taki podlega rozpoznaniu wyłącznie w pełnym trybie na posiedzeniu jawnym.

§ 13.
Uproszczony tryb rozpoznawania wniosków o grant

Uproszczony tryb rozpoznawania wniosków o grant stosuje się do wniosków spełniających warunki określone w § 2. pkt 2.1.
Przewodniczący Komisji niezwłocznie informuje o złożeniu wniosku pozostałych członków Komisji poprzez e-mail.
O zastosowaniu powyższego trybu oraz o dniu i godzinie powiadomienia wszystkich członków Komisji Przewodniczący Komisji informuje bezpośrednio na stronie rozpatrywanego wniosku.
Wniosek uznaje się za przyjęty, jeżeli w terminie 72 godzin od chwili powiadomienia wszystkich członków Komisji żaden z jej członków nie złoży żądania rozpoznania wniosku na posiedzeniu jawnym. Wniosek uznaje się za przyjęty przed upływem terminu 72 godzin, jeżeli wszyscy członkowie Komisji do tego czasu poprzez e-mail opowiedzą się za jego przyjęciem.
Uproszczony wniosek o grant można rozpoznać na posiedzeniu jawnym także wtedy, gdy przyspieszy to jego rozpoznanie.

§ 14.
Pełny tryb rozpoznawania wniosków o grant

Pełny tryb rozpoznawania wniosków o grant stosuje się do wniosków spełniających warunki określone w § 2. pkt 2.2.
Przewodniczący Komisji niezwłocznie informuje o złożeniu wniosku pozostałych członków Komisji poprzez e-mail i zwołuje posiedzenie jawne Komisji z zastrzeżeniem § 14 pkt 4. i 5.
Komisja podejmuje decyzje w przedmiocie wniosków o grant w głosowaniu jawnym bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy członków Komisji.
Przewodniczący Komisji może zarządzić głosowanie poprzez e-mail, które trwa do czasu oddania głosu przez wszystkich członków Komisji, nie dłużej niż 72 godziny. Na żądanie członka Komisji złożone zamiast oddania głosu Przewodniczący Komisji zarządza zakończenie głosowania poprzez e-mail i zwołuje posiedzenie jawne.
Członek Komisji, który nie może uczestniczyć w posiedzeniu jawnym, może oddać głos poprzez e-mail przesłany pozostałym członkom Komisji przed wyznaczonym terminem posiedzenia. Głos taki podlega ujawnieniu na posiedzeniu.
Posiedzenie jawne lub głosowanie niejawne poprzez e-mail powinno nastąpić w ciągu 7 dni od daty złożenia wniosku.

§ 15.
Realizacja grantu

W przypadku zaakceptowania przez Komisję wniosku o grant wnioskodawca zobowiązany jest do:
1.1. wykonania czynności określonych w odrębnych przepisach opublikowanych na podstronie Wikigrantów;

1.2. utworzenia wskazanej na podstronie Wikigrantów podstrony w serwisie internetowym Stowarzyszenia;

1.3. systematycznego raportowania postępu prac na utworzonej przez siebie podstronie.
W przypadku zaakceptowania przez Komisję uproszczonego wniosku o grant spełnienie postanowień zawartych w § 15. pkt 1.3. można ograniczyć do przedstawienia raportu końcowego zawierającego krótkie omówienie i podsumowanie wykonanych prac.
Przewodniczący Komisji może zwrócić się do wnioskodawcy o udzielenie lub uzupełnienie informacji o postępie prac określonych we wniosku o grant.
Wnioskodawca powinien przesłać dokumentację dotyczącą rozliczenia grantu w ciągu miesiąca od daty powiadomienia go o decyzji Komisji, chyba że harmonogram projektu lub inne ważne okoliczności uzasadniają wydłużenie tego terminu. Przesłanie dokumentacji dotyczącej rozliczenia grantu powinno nastąpić jednak nie później niż do 31 stycznia następnego roku.
W przypadku zaakceptowania przez Komisję wniosku o grant wnioskodawcy przysługuje refundacja w kwocie odpowiadającej oszacowanej wartości całego grantu, która na etapie rozliczenia może być wyższa maksymalnie o 10% tej kwoty, przy czym nie więcej niż o 50 PLN. Łączna kwota z uwzględnieniem powiększenia, o którym mowa w zdaniu poprzednim, nie może przekroczyć kwoty 1500 PLN. Jeżeli Komisja w decyzji o zaakceptowaniu wniosku o grant określi kwotę stanowiącą górną granicę refundacji, wnioskodawca na etapie rozliczenia nie może ubiegać się o refundację w kwocie wyższej.

Rozdział 5. Zasady i tryb odwoływania się od decyzji Komisji

§ 16.
Odwołanie

Wnioskodawca może odwołać się od decyzji Komisji do Zarządu Stowarzyszenia w ciągu 7 dni licząc od dnia jej otrzymania.
Odwołanie od decyzji składa się w formie elektronicznej za pośrednictwem wiadomości e-mail wysyłanej na adres: zarzad wikimedia.pl.

§ 17.
Postępowanie odwoławcze

Zarząd Stowarzyszenia rozpatruje odwołanie od decyzji Komisji na najbliższym spotkaniu następującym po otrzymaniu odwołania.
Decyzję o utrzymaniu w mocy lub uchyleniu decyzji Komisji Zarząd Stowarzyszenia podejmuje bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy swoich członków.
Decyzja Zarządu Stowarzyszenia podjęta na skutek odwołania jest ostateczna.

Rozdział 6. Postanowienia końcowe

§ 18

W sprawach nieregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się postanowienia Statutu Stowarzyszenia Wikimedia Polska.