UZ 2015-11/załącznik

Załącznik do Uchwały 2015-11:

Regulamin programu stypendialnego

Kto może złożyć wniosek o stypendium?

1. Wniosek może złożyć osoba spełniająca równocześnie trzy warunki:

a) aktywnie edytuje co najmniej jeden z projektów Wikimedia;

b) zamieszkuje na terytorium: Polski, Albanii, Armenii, Azerbejdżanu, Białorusi, Bośni i Hercegowiny, Bułgarii, Chorwacji, Czarnogóry, Czech, Estonii, Gruzji, Kazachstanu, Kirgistanu, Kosowa, Litwy, Łotwy, Macedonii, Mołdawii, Rosji, Rumunii, Serbii, Słowacji, Słowenii, Tadżykistanu, Turkmenistanu, Ukrainy, Uzbekistanu, Węgier.

c) ma ukończone 18 lat (lub ukończone 16 lat i pisemną zgodę rodzica lub opiekuna prawnego na udział w konferencji).

2. Przewidzianych zostało do 8 stypendiów dla wikipedystów z Polski oraz do 2 stypendiów dla wikipedystów z innych państw (z zastrzeżeniem punktu 1b).
3. Stowarzyszenie Wikimedia Polska nie będzie udzielać jakiejkolwiek innej pomocy finansowej na cele związane z udziałem w Wikimanii 2015. W szczególności Stowarzyszenie nie będzie udzielać stypendiów częściowych, uzupełniających środki pozyskane z innych źródeł. Stowarzyszenie zastrzega sobie również prawo do skreślenia z listy stypendystów osoby, która uzyska pełne stypendium z innego źródła.

Zakres stypendium i zasady zwrotu kosztów

4. Ze stypendium pokryte mogą zostać wyłącznie następujące wydatki: koszty przelotu, noclegu, opłata konferencyjna, ubezpieczenie. Stowarzyszenie Wikimedia Polska nie sfinansuje żadnych innych wydatków stypendystów, w szczególności kosztów wyżywienia i ewentualnej opieki medycznej.
5. W przypadku zaistnienia zdarzeń losowych uniemożliwiających udział stypendysty w konferencji, odwołania konferencji lub zmiany programu albo terminu konferencji, stypendium nie podlega zamianie na jakiekolwiek inne świadczenia.
6. Stowarzyszenie Wikimedia Polska zastrzega sobie prawo do grupowego zakupu usług związanych z powyższymi kosztami dla wszystkich stypendystów. W takim przypadku stypendysta zobowiązany będzie stawić się we wskazanym miejscu i czasie zbiórki na terytorium Polski, a następnie postępować zgodnie z instrukcjami lidera grupy wyznaczonego przez Zarząd Stowarzyszenia.
7. W przypadku, gdy Stowarzyszenie nie dokona zakupu opisanego w poprzednim punkcie, stypendysta zobowiązany będzie pokryć powyższe koszty z własnych środków, a następnie przedstawić związaną z tym dokumentację Skarbnikowi Stowarzyszenia w celu rozliczenia. Zarząd Stowarzyszenia może wyznaczyć ostateczną datę, do której stypendyści zobowiązani będą zakupić bilety lotnicze.
8. W przypadku zaistnienia powodów uniemożliwiających wyjazd stypendysta jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić o tym fakcie Zarząd Stowarzyszenia. Zarząd może ze względów organizacyjnych pozbawić stypendium osobę, z którą przez dłuższy czas nie uda się nawiązać kontaktu w celu ustalenia szczegółów związanych z wyjazdem. W obu powyższych przypadkach Zarząd zaproponuje wyjazd pierwszej (lub kolejnej) osobie z listy rezerwowej, a w razie wyczerpania tej listy Zarząd sam wskaże nowego stypendystę.

Procedura składania wniosku

9. Wniosek należy złożyć w formie wiadomości e-mail (dopuszczalne są załączniki) przesłanej na adres wikimania@wikimedia.pl w nieprzekraczalnym terminie do dnia 10 marca 2015, do godziny 23:59:59 czasu warszawskiego. Wnioski muszą być złożone w języku polskim lub angielskim.
10. Wniosek powinien zawierać następujące elementy:

a) krótki opis działalności w ramach ruchu Wikimedia: nazwa konta globalnego użytkownika lub kont lokalnych w poszczególnych projektach; działania na rzecz ruchu prowadzone poza projektami (inicjatywy w realu, działalność w chapterach itd.), wcześniejszy udział w konferencjach Wikimediów, w szczególności w Wikimanii;

b) informacje na temat własnego udziału w Wikimanii 2015: planowane zgłoszenie wykładu lub innej uzgodnionej z organizatorami aktywności w ramach Wikimanii lub imprez towarzyszących;

c) deklaracja o znajomości języka angielskiego w stopniu wystarczającym do aktywnego udziału w konferencji;

d) informację o najbliższym od miejsca zamieszkania porcie lotniczym obsługującym połączenia międzynarodowe;

e) deklaracja o pełnoletności, a w przypadku osób, które nie ukończyły 18. roku życia, skan pisemnej zgody rodzica lub prawnego opiekuna na udział w konferencji (przypominamy, że minimalny wiek uczestnika Wikimanii to 16 lat);

f) deklaracja o posiadanych obywatelstwach;

g) oświadczenie o wyrażeniu zgody na dostarczenie i przetwarzanie danych osobowych (imię, nazwisko, adres, nr rachunku bankowego, nr paszportu) w przypadku przyznania stypendium. Prosimy nie wpisywać tych danych do wniosku (z wyjątkiem imienia i nazwiska, które we wniosku są wymagane).

11. Sekretarz Komisji każdorazowo potwierdzi otrzymanie wniosku zwrotną wiadomością e-mail, przesłaną w ciągu maksymalnie dwóch dni od dnia złożenia wniosku. Adres e-mail, z którego nadesłano wniosek, będzie uznawany za adres kontaktowy wnioskującego.
12. Wszystkie zawarte we wnioskach dane osobowe będą traktowane jako poufne i będą przechowywane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom niepowołanym (innym niż członkowie Komisji). W razie przyznania stypendium imię i nazwisko osoby składającej wniosek oraz kwota przyznanego stypendium mogą zostać podane do wiadomości publicznej.
13. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do prawdziwości podanych danych Komisja może wezwać wnioskującego do przedstawienia potwierdzających je dokumentów, w szczególności skanu paszportu, dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości.

Ogłoszenie wyników

14. Komisja przystąpi do oceny wniosków niezwłocznie po upływie ostatecznego terminu ich przyjmowania. Posiedzenia Komisji będą miały charakter niejawny i będą odbywać się za pośrednictwem środków komunikacji uzgodnionych przez jej członków.
15. Komisja zakończy swoje prace przyjęciem sprawozdania dla Zarządu Stowarzyszenia, zawierającego rekomendowane listy stypendystów polskich i zagranicznych oraz ewentualne listy rezerwowe. Zarząd rozpatrzy sprawozdanie na posiedzeniu w dniu 17 marca 2015 roku.
16. W ciągu maksymalnie doby od podjęcia przez Zarząd decyzji o ostatecznej liście stypendystów, sekretarz Komisji mailowo powiadomi wszystkich kandydatów o wynikach. Dodatkowo lista stypendystów (same nicki, bez imion i nazwisk) zostanie opublikowana na wiki Stowarzyszenia Wikimedia Polska.