Raport z Konferencji Wikimedia Polska 2008

◄ 2007 • 2009 ►

w trakcie opracowania

Strona główna
konferencji

Komitet
organizacyjny

Zgłoszone
wykłady

Raport
z konferencji

Na tej stronie znajduje się raport z Konferencji Wikimedia Polska 2008. Jego celem jest wskazanie mocnych i słabych stron, jeżeli chodzi o organizację, dzięki czemu pewnych "wpadek" będzie można uniknąć w przyszłości, a to co wyszło na plus pozwoli nam na może lepsze wyeksponowanie pewnych kwestii przy organizowaniu konferencji w przyszłym roku. Zobacz Konferencja Wikimedia Polska 2009.

Raport ten nie ma charakteru dokumentu formalnego i służy on głównie dla przemyślenia pewnych kwestii związanych z organizowaniem konferencji.

Raport ogólny

Konferencja Wikimedia Polska 2008 odbyła się w dniach 22-25 maja 2008 r w ośrodku "Marzena" w Ponicach koło Rabki.

Cele

Celem konferencji była kontynuacja tworzenia platformy wymiany doświadczeń między uczestnikami projektów Wikimedia, innych podobnych społeczności oraz osobami z zewnątrz. Poza tym impreza ta była okazją do integracji członków społeczności projektów Wikimedia jak i ogólnie wszystkich osób związanych z projektami wolnej twórczości i oprogramowania.

Cele te były takie same, jak podczas konferencji organizowanych wcześniej. Mimo deklaracji kilku osób i instytucji, wśród gości zewnętrznych pojawiły się tylko dwie osoby z wykładami - tj. Łukasz Siedlecki oraz Lidia Makowska, związana z Indeksem 73. W Białowieży tego typu osób było więcej.

Liczba uczestników

Zlot w Ponicach zgromadził liczbę 77 uczestników, podczas gdy w Białowieży było to 101 osób.

Rok wcześniej założyliśmy, że tak duża liczba uczestników w Białowieży była wynikiem tego, iż jest to atrakcyjne miejsce, pomimo, że położone daleko od centrum kraju.
- Rabka, w założeniu, także miała być takim atrakcyjnym miejscem. Jednak koszty przyjazdu były wyższe (150 PLN) oraz problematyczne było także dotarcie na miejsce dla osób nie dysponujących własnym samochodem. Pieszo z Rabki do Ponic z ciężkim plecakiem to jest ok. 1-1,5 godziny marszu.
Od roku społeczność projektów Wikimedia nie zwiększyła się specjalnie, co tez może mieć przełożenie na mniejszą liczbę uczestników.
Informacja o przygotowaniach do konferencji pojawiła się później, co mogło mieć wpływ na to, że część osób nie mogła załatwić sobie urlopów.

Dojazd

Dojazd do ośrodka był dość uciążliwy dla osób nie posiadających samochodu. Komunikacja publiczna (głównie w postaci busów z Krakowa) dowoziła uczestników tylko do centrum Rabki, z której było ok 2 km piechotą do ośrodka "Marzena". Na drogę powrotną Stowarzyszenie wynajęło specjalnego busa, który ostatniego dnia konferencji woził uczestników wycieczki, a następnie zawiózł ich do Krakowa.

Wykłady i warsztaty

W trakcie konferencji odbyło się łącznie 12 wykładów, 2 panele dyskusyjne oraz 7 zajęć warsztatowych. Z planowanych wykładów nie doszedł do skutku tylko jeden. Prawie wszystkie wykłady, panele i zajęcia warsztatowe cieszyły się sporym zainteresowaniem uczestników - nie było ani jednego przypadku aby sale świeciły pustkami. Większość wykładów i paneli dyskusyjnych spotkała się z dużym odzewem ze strony uczestników, którzy dyskutowali i zadawali pytania zarówno w czasie samych prezentacji jak i po nich.

Program wykładów i zajęć warsztatowych często się rwał, ze względu na brak osoby wyznaczonej do pilnowania porządku obrad, jednak nie na tyle aby całkowicie rozbić plan. Duże zasługi w opanowaniu chaosu miał Kocio, który samozwańczo, ale przy pełnej aprobacie uczestników zaczął pełnić rolę osoby ograniczającej czas prelekcji i pilnującej porządku w trakcie dyskusji.

Część uczestników twierdziła, że program był nadmiernie przeładowany i brak było czasu na wyczerpujące dyskusje na interesujące ich tematy.

Rejestracja audio i video konferencji

Media

Sponsorzy

Głównym Sponsorem Konferencji była Telekomunikacja Kolejowa Sp. z o.o.
która wsparła nas sumą 5000 zł.

Warunki mieszkalne oraz obsługa

Konferencja odbywała się w pensjonacie "Marzena" w Rabce-Ponicach.

Warunki mieszkalne w pokojach były umiarkowanie dobre (czyste i widne pokoje w większości z łazienkami, TV w pokoju). Pomieszczenia rekreacyjne (sala bilardowa i pingpongowa) poniżej standardu. Obsługa ośrodka pozostawiała sporo do życzenia. Właściciele ośrodka domagali się dodatkowych opłat, np.: za zużycie prądu pod wiatą z grillem.

Sporym problemem był fatalny dostęp do internetu. Hotspoty wifi zawieszały się, nie było poprawnie skonfigurowanego DHCP, sygnał telefonii komórkowej był szczątkowy i zanikający. Właściciele ośrodka próbowali obarczyć winą za ten stan rzeczy uczestników konferencji, twierdząc, że "popsuli" oni konfigurację hotspotów i obciążyli Stowarzyszenie kosztem ich rzekomej naprawy przez firmę dostarczającą internet. Interwencja dostawcy nie poprawiła sytuacji.

Wnioski

Przy organizacji konferencji trzeba mieć ludzi na miejscu bezwarunkowo, aby nie było niespodzianek.
Komfort komunikacyjny jest ważniejszy niż atrakcyjność miejsca (W każdej okolicy, no prawie, jest wystarczająco dużo miejsc, aby odczuwało się niedosyt z powodu tego, że nie wszystko się odwiedziło).
W programie konferencyjnym dla każdego wykładu trzeba zarezerwować czas na dyskusję, zamiast dyskusji ogólnej, która de facto jest buforem, gdy brakuje czasu.
Koniecznie na dzień przed konferencją trzeba sprawdzić kwestie techniczne - czy wszystko działa, by nie trzeba było gonić się na 5 minut przed rozpoczęciem konferencji.
Potrzebny jest koordynator, który wyznaczałby zadania do wykonania. Niekoniecznie musi być to osoba opłacana (z zewnątrz).
Wszystko trzeba załatwiać wcześniej, szczególnie miejsce i sponsora. Dzięki obecnemu sponsorowi mogliśmy jeszcze zasponsorować przyjazd dla kilku osób. Gdyby ludzie wiedzieli o tym wcześniej, być może więcej osób załatwiłoby sobie na tę okoliczność wolne.