Celem polityki jest zapewnienie transparentności i unikanie konfliktu interesów w działaniach organów statutowych Stowarzyszenia Wikimedia Polska, w szczególności w kontekście zawierania umów.
Polityka dotyczy członków i członkiń organów statutowych Stowarzyszenia: Zarządu oraz Komisji Rewizyjnej.
Dotyczy umów i porozumień, zawartych w formie pisemnej dokumentowo, elektronicznie lub innej formie, w tym: umowy o dzieło, zlecenie, o pracę, wolontariat, o prowadzenie praktyk, umowy patronackie, użyczenia, najmu, deklaracje współpracy partnerskiej, umowy grantowe, zakupu oraz aneksy do zawartych wcześniej umów.
Nie obejmuje wszystkich transakcji i zakupów dokonanych przez Stowarzyszenie, a jedynie te, które zostały wykonane na podstawie umów z danym podmiotem, podpisanych przez członków organów statutowych, na kwotę przekraczającą 20 000 PLN łącznie w okresie 12 miesięcy.
3. Definicje konfliktu interesów i potencjalnego konfliktu interesówedytuj
Konflikt interesów to sytuacja, w której osobiste interesy członka organu statutowego mogą wpłynąć na obiektywne i niezależne wykonywanie jego funkcji w Stowarzyszeniu.
Potencjalny konflikt interesów to sytuacja, gdy działalność członka organu statutowego może wpłynąć w przyszłości niewłaściwie na jego bezinteresowność lub bezstronność.
Przy zawieraniu każdej umowy w imieniu Stowarzyszenia, a spełniającej warunki pkt. 2 ppkt. 3, członkowie organów statutowych zobowiązani są do złożenia pisemnego oświadczenia o braku konfliktu interesów.
6. Postępowanie przy zgłoszeniu konfliktu interesówedytuj
W przypadku pojawienia się konfliktu interesów (w tym potencjalnego), członkowie Zarządu i Komisji Rewizyjnej zobowiązani są do niezwłocznego ujawnienia tej sytuacji pozostałym członkom organów: Zarządu i Komisji Rewizyjnej, a także Dyrekcji w uzasadnionych przypadkach. Informacje o zgłaszanych konfliktach są chronione jako informacja poufna.
Osoby znajdujące się w konflikcie interesów powinny być wyłączone z procesu decyzyjnego dotyczącego danej umowy.
W przypadku potwierdzenia konfliktu interesów, zostaną podjęte odpowiednie kroki mające na celu eliminację wpływu tego konfliktu na działania Stowarzyszenia.