Plan działań 2021/Sprawy wewnętrzne
W związku z rozwojem działań programowych (takich jak wsparcie społeczności, GLAM czy edukacja) musimy zadbać o sprawy wewnętrzne, tak aby zadania były sprawnie wykonywane, a członkowie i członkinie zespołu mieli jasność co do swoich ról i otrzymywali odpowiednie wsparcie. Z tym wiąże się rozwój infrastruktury. Szczególnie ważne jest nowe biuro, przeniesione z Łodzi, które będzie obsługiwał pracownik o określonych od nowa zadaniach. Z kolei razem z rozpoczęciem działań fundraisingowych rośnie stopień skomplikowania zarządzania finansowego.
Wikiprzestrzenie edytuj
Na Walnym Zebraniu Członków w lecie 2020 przedstawiliśmy koncepcję Wikiprzestrzeni – sieci miejsc przyjaznych wikimedianom, które mają umożliwiać spotkania, akcje edycyjne i inne wikimediowe aktywności.
Planujemy utworzyć kilka wikiprzestrzeni w największych miastach w Polsce. Mają one umożliwić nam wykorzystanie powierzchni różnego typu i kalibru – od jednego czy dwóch stolików do miejsca na spotkanie kilkudziesięciu osób. Dodatkowo chcemy, żeby były wspólne lub nam użyczane – tak, aby Stowarzyszenie nie ponosiło kosztu utrzymywania lokalu pustego przez większość czasu.
Niestety, ze względu na ograniczenia epidemiczne wikiprzestrzenie nie mogły powstać w 2020. W roku 2021 będziemy dalej śledzili zmiany przepisów. Naszym zdaniem radykalna poprawa sytuacji epidemicznej jest warunkiem niezbędnym do intensywnego wykorzystywania wikiprzestrzeni.
Cel na 2021 (warunkowy)
- Otwarcie wikiprzestrzeni w 2 miastach
Biuro i administracja edytuj
Chcemy na nowo zbudować biuro Stowarzyszenia. W trakcie pisania planu trwa rekrutacja kierownika lub kierowniczki biura. Z pomocą tej osoby uporządkujemy i zautomatyzujemy takie zadania, jak obieg dokumentów, sprawozdawczość i rachunkowość zarządczą.
Biuro będzie znajdowało się w Warszawie. Decydują o tym między innymi: bliskość największych i najbardziej prestiżowych partnerów, między innymi z sektorów kultury i nauki, ale także potencjalnych darczyńców instytucjonalnych, struktura grona podatników regularnie przeznaczających 1% PIT na Stowarzyszenie (ok. 1/3 mieszka w samej stolicy) i bliskość mediów ogólnokrajowych. Wydatki na wyposażenie biura pokryją środki z grantu od Wikimedia Foundation.
Cele:
- otwarcie biura w Warszawie
- usprawnienie procedury zawierania standardowych umów
- przyjęcie całościowych zasad rozliczania diet, kosztów podróży i podobnych wydatków pracowników i wolontariuszy (warunkowy, w razie złagodzenia ograniczeń epidemicznych)
Zarządzanie finansowe edytuj
Nasze rezerwy finansowe wynoszą ponad 1,5 miliona (ok. 2 miliony) złotych. Od kiedy zaczęliśmy zbierać duże sumy z tytułu 1% PIT, bardzo niewielką część środków, którymi dysponowaliśmy, wykorzystywaliśmy na bieżąco. To się nie zmienia. Natomiast od niedawna zarządzamy rezerwami.
W 2020 zaczęliśmy lokować nadwyżki w bezpiecznych papierach wartościowych – obligacjach Skarbu Państwa. Wybierając rodzaj papierów wartościowych, uwzględniliśmy nasze ograniczenia prawne, społeczny charakter działalności oraz potrzebę zapewnienia Stowarzyszeniu bezpieczeństwa. Część (500 tys. zł) przeznaczyliśmy na obligacje czteroletnie, a rezerwy operacyjne (nadwyżki do wydania w ciągu kilku miesięcy) zaczęliśmy lokować w formie obligacji trzymiesięcznych.
W 2021 część rezerw, z których nie korzystamy w działalności operacyjnej, chcemy przeznaczyć na fundusz żelazny. Ustalimy także warunki, na których Wikimedia Foundation zgodzi się uznać środki odłożone w tym celu za fundusz żelazny. Utworzenie funduszu żelaznego pozwoli nam ubiegać się o jeszcze większe granty (między innymi, ale nie wyłącznie, od Wikimedia Foundation) oraz o dofinansowanie bez konieczności zużycia rezerw.
Współpraca w Zespole Zarządczym edytuj
W 2020 utworzyliśmy Zespół Zarządczy. Składają się na niego: opiekunowie “programowych” działów Stowarzyszenia, dyrektor oraz zarząd. Zespół jest połączeniem kilku założeń, m.in.:
- nad każdym polem działań czuwa merytorycznie członek społeczności, co zabezpiecza ciągły wolontariacki nadzór nad działalnością Stowarzyszenia,
- zakres odpowiedzialności jest lepiej dostosowany do umiejętności osób najbardziej zaangażowanych, co zapobiega wypaleniu.
Do Zespołu przyjęliśmy trzech wolontariuszy: Gdarina, Nadzika i Yarla. Zajmują się oni odpowiednio: wsparciem społeczności, współpracą ze szkolnictwem wyższym i obszarem GLAM. Jako organizacja o szeroko zakrojonej misji możemy działać w różnych obszarach, zatem liczba wolontariuszy w ZZ może być większa (zobacz wykres obok).
Jednak zanim przyjmiemy kolejne osoby do Zespołu, w szczególności zajmujące się komunikacją czy badaniami, chcielibyśmy w 2021:
- stworzyć więcej możliwości dla wolontariuszy do zaangażowania na mniej zobowiązującym poziomie (podstawowym krokiem jest zwiększenie wiedzy wśród społeczności edytującej i członków), a następnie pomagać w dalszym zaangażowaniu,
- dopracować komunikację w Zespole, sposób pracy członków Zespołu z dyrektorem i pracownikami, a w szczególności praktyczny zakres decyzyjności wolontariuszy niebędących członkami zarządu.
Komunikacja o roli i pracy Zarządu edytuj
Przez szereg lat zarząd był liczniejszy niż pracownicy. Spotykając się co tydzień, wykonywał większość bieżących prac na rzecz Wikimedia Polska. Obserwowanie jego posiedzeń było zatem źródłem informacji o większości działań całego Stowarzyszenia. Na tej podstawie indywidualni członkowie i członkinie mogli też formułować oceny o zarządzie, by przygotować się do Walnych Zebraniach Członków. I rzeczywiście, z jawności przebiegu posiedzeń korzystało wielu obserwatorów.
Obecnie jest znacznie więcej osób zaangażowanych w działania Stowarzyszenia. Obowiązuje inny podział zadań. Zarząd wyznacza główne cele i kieruje całością działań, lecz wielu zadań nie wykonuje osobiście. W konsekwencji posiedzenia zarządu nie mają szansy pełnić dawnych funkcji.
Cele:
- znajdziemy metodę kontaktu z zarządem dostępną dla wszystkich zainteresowanych, która będzie dawała przystępną wiedzę o jego pracy i będzie mogła stanowić sprawiedliwą podstawę do jego oceny,
- jednocześnie nie obniżymy poziomu transparentności pracy zarządu.
Komisja Rewizyjna i Walne Zebrania Członków edytuj
W 2021 roku zorganizujemy regularne spotkania zarządu i komisji rewizyjnej, aby mieć pewność, że komisja regularnie otrzymuje odpowiednie informacje. Mamy nadzieję, że będziemy mogli zorganizować co najmniej trzy kwartalne spotkania. Jak co roku komisja otrzyma od nas sprawozdanie finansowe zaopiniowane przez biegłego rewidenta.
Zwołamy co najmniej dwa Walne Zebrania Członków:
- nadzwyczajne na początku roku, by zatwierdziło plan i budżet na rok 2021,
- zwyczajne bliżej połowy roku, by rozpatrzyło sprawozdania za 2020 i zdecydowało w sprawie absolutoriów dla zarządu, komisji rewizyjnej i sądu koleżeńskiego.
Obydwa Walne Zebrania Członków planujemy odbyć online, w terminach niepokrywających się z większymi wydarzeniami organizowanymi dla społeczności edytorek i edytorów.
