Konferencja Wikimedia Polska 2017/Miejsce/Oferty
Wiemy już, że Konferencja odbędzie się w dniach 2-4 czerwca. Ale nie wiemy jeszcze gdzie. Marzysz o tym, żeby wikipedyści odwiedzili Twoje miasto? A może masz na oku jakąś interesującą lokalizację? Zamieść poniżej swoją propozycję.
Nie martw się, że nałoży to na Ciebie ciężar wszystkich obowiązków organizacyjnych - przyda nam się Twoja pomoc, zaangażowanie i znajomość miejsca, ale przy większości kwestii organizacyjnych możesz liczyć na pracę i zaangażowanie zespołu Stowarzyszenia.
Propozycje można składać do końca lutego 2017 r.
Wskazówki dla osób składających oferty edytuj
- ustalony termin konferencji to 2-4 czerwca
- należy poszukiwać miejsca, które pomieści ok. 100 osób
- potrzebna będzie sala konferencyjna (lub dwie sale - na sesję główną i sesje mniejsze) na dwa dni po 8 h oraz miejsce na kolację i wieczorne spotkanie pierwszego dnia
Oferta powinna zawierać edytuj
- Informacje o noclegu - gdzie, jaki koszt, jakie warunki.
- Informację o wyżywieniu - kolacja pierwszego dnia, pełne wyżywienie przez drugi dzień, śniadanie i obiad ostatniego dnia, wyżywienie powinno zawierać opcję wegetariańską
- Informację o dostępie do internetu - jakie łącze, czy jest wi-fi i ew. czy jest zasięg sieci Play (celem postawienia własnego hotspotu)
- Informację o dojeździe publicznymi środkami komunikacji (odległość od dworca kolejowego, jak dojechać od dworca na miejsce obrad).
- Budżet - najlepiej w formie tabeli zestawienie szacunkowych kosztów - przy założeniu 100 osób na konferencji.
Propozycji prosimy nie dzielić na poszczególne podstrony, tylko zamieścić całą poniżej w osobnej sekcji.
Szczecin edytuj
Hotel Vulcan*** zlokalizowany przy ul. Franciszka Ksawerego Druckiego-Lubeckiego 6a w Szczecinie został otwarty w 2016 roku.
Nazwa hotelu nawiązuje do działającej tutaj dawniej niemieckiej stoczni i pochylni o nazwie Vulcan.
Obiekt wzniesiony został na historycznym bunkrze, gdzie aranżowana jest ekspozycja muzealna.
Zlokalizowany jest na postindustrialnych terenach Stoczni Szczecińskiej, oferując niecodzienne widoki z okien na obiekty i urządzenia służące niegdyś budowie statków, jak np. pochylnia i suwnica.
- Sala konferencyjna
http://hotel-vulcan.pl/konferencje
Hotel Vulcan dysponuje 6 klimatyzowanymi salami konferencyjnymi wyposażonymi w sprzęt audiowizualny i stabilny światłowodowy dostęp do internetu (150/150 Mb/s).
Na potrzeby naszej konferencji zaproponowana została zupełnie nowa przestrzeń konferencyjna aranżowana w dawnej hali stoczniowej znajdującej się w bezpośrednim sąsiedztwie hotelu, mogąca pomieścić eventy do 250 osób z opcją wydzielenia mniejszych powierzchni.
- Nocleg
http://hotel-vulcan.pl/pokoje
Hotel posiada 105 przestronnych pokoi i 5 apartamentów.
Wszystkie pokoje są klimatyzowane.
Na potrzeby niniejszej kalkulacji zaproponowane zostały nam pokoje 2-osobowe (łóżka są rozdzielne), gdyż tak zwykle konfigurujemy, w razie potrzeby możemy zweryfikować dostępność innych pokoi (jest też kilka 3-osobowych oraz dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych).
Strefa SPA w cenie noclegów.
- Wyżywienie
- obiadokolacja bufetowa w piątek
- śniadania bufetowe w cenie noclegu w sobotę i niedzielę
- lunch bufetowy w sobotę i niedzielę
- uroczysta kolacja w sobotę połączona z grillem na przyhotelowym terenie rekreacyjnym (alternatywnie na statku albo jakiś lokal "na mieście")
- opcja wegetariańska jest możliwa
- Warunki techniczne
- na terenie całego hotelu dostępny jest bezprzewodowy internet podłączony do infrastruktury światłowodu (150/150 Mb/s)
- dobry zasięg LTE Play
- sale wyposażone są w sprzęt audiowizualny
- obiekt dostosowany jest do potrzeb osób niepełnosprawnych
- Transport
- bezpośredni dojazd tramwajem nr 6 z dworca PKP Szczecin Główny w niecałe 15 min
- przy hotelu znajduje się bezpłatny parking dla uczestników konferencji
- Dodatkowe informacje
a) wstępna kalkulacja Hotel Vulcan w Szczecinie przy założeniu 100 uczestników:
| Pozycja | Koszt | |
|---|---|---|
| Nocleg w pok. 2 os. | (50pok. x 229zł) x 2 = 22900 zł | |
| Sala konferencyjna | 500 zł x 2 = 1000 zł | |
| Wyżywienie | Obiadokolacja w piątek | 40 zł x 100 = 4000 zł |
| Obiad sobota i niedziela | (45 zł x 100) x 2 = 9000 zł | |
| Uroczysta kolacja w sobotę | 90 zł x 100 = 9000 zł | |
| Przerwa kawowa całodniowa (2 dni) | (25 zł x 100) x 2 = 5000 zł | |
| Suma brutto | 50900 zł (509 zł/os.) | |
b) propozycje atrakcji dla uczestników:
- wycieczka dla 100 osób po terenach Stoczni Szczecińskiej z przewodnikiem: 738 zł
- rejs statkiem po porcie i okolicach: 3075zł/2h lub 4305zł/4h
- zwiedzanie Muzeum Techniki i Komunikacji w Szczecinie: 500 zł (5zł/os. dla grup >10 os.)
- przejazd po Szczecinie zabytkowym tramwajem (np. na trasie hotel <-> muzeum): 1000 zł
Chętnie podejmę się czynności organizacyjnych w związku z przygotowaniem Konferencji Wikimedia Polska w Szczecinie.
Michał Klincewicz "Travelarz"
Bydgoszcz edytuj
Hotel Ikar*** zlokalizowany przy ul. Szubińskiej 32 w Bydgoszczy, ok. 3 km od centrum miasta (ok. 5 przystanków środkami komunikacji miejskiej), bezpośrednio przy głównej trasie w kierunku Poznania. W bezpośrednim sąsiedztwie znajduje się się zajezdnia autobusowa, z której dojechać można do każdego miejsca w Bydgoszczy, a także las zapewniający gościom możliwość relaksu.
- sala konferencyjna
[1] Hotel posiada posiada 5 sal konferencyjnych o różnej powierzchni:
- salę Konferencyjną -120m2
- 3 sale szkoleniowe – 48 m2
- sala na mniejsze spotkania biznesowe - 25m2
Wszystkie sale posiadają:
- projektor, ekran projekcyjny
- flipcharty, whiteboard
- opcję zaciemnienia sali
- bezprzewodowy Internet
- klimatyzację
Na potrzeby naszej konferencji zaproponowano:
- sale konferencyjną 120m2 (wykłady) w cenie = 1125zł / 2 dni
- salę 48m2 (warsztaty do 30 os) w cenie = 600zł / 2 dni
Łączny koszt sal: 1725zł
- nocleg
[2] Hotel Ikar*** dysponuje 99 pokojami, w tym: 9 pokoi jednoosobowych, 8 pokoi typu double (z łóżkiem małżeńskim), 69 pokoi typu twin (z 2 osobnymi łóżkami), 1 pokój trzyosobowy, 7 pokoi o podwyższonym standardzie, 2 pokoje DELUXE, 2 apartamenty, 1 pokój dla niepełnosprawnych.
W związku z promocją weekendową w Hotelu Ikar płatność jest tylko za jedną noc, natomiast druga noc jest gratis. Tym samym podane poniżej ceny obejmują całkowity koszt noclegu za 2 noce w poszczególnych pokojach.
Na potrzeby naszej konferencji zaproponowano następujące pokoje:
- 26 x pokój dwuosobowy z dostawką* (240zł, czyli za osobę wychodzi 80zł)
- 10 x pokój dwuosobowy (180zł, czyli za osobę wychodzi 90zł)
- 1 x pokój dla osoby niepełnosprawnej (w cenie jedynki: 150zł)
- 1 x pokój jednoosobowy dla starszej osoby (podwyższony standard, ok.150zł)
* "Dostawka" to rozkładane, wygodne łóżko, niewiele różniące się od normalnych.
Łączny koszt noclegów dla 100 osób za 2 noce to: 8500zł.
- Wyżywienie
- kolacja 3-daniowa serwowana w piątek w cenie 45zł/os. (100 osób x 1 dzień x 45zł =- 4500zł)
- śniadania bufetowe w cenie 30zł / osoba/ dzień (100 osób x 2 dni x 30zł = 6000zł)
- obiady 3-daniowe w sobotę i niedzielę w cenie 35zł/os. (100osób x 2dni x 35zł = 7000zł)
- kolacja w sobotę w Pierogarni Stary Młyn [3] [4] Zupa, mix pierogów (z opcją również słodkich), napoje, koszt: 27,96PLN / osoba (27,96złx100osób = 2796zł)
- dostępne opcje wegetariańskie (w tej samej cenie)
Łączny koszt wyżywienia:
- posiłki w hotelu Ikar: 17500 zł
- kolacja w sobotę w Pierogarni Stary Młyn: 2796 zł (ew. można dodać deser, wyjdzie nieco drożej)
- Przerwy kawowe
- przerwa kawowa ciągla (kawa, herbata, soki, woda, ciasteczka): 18zł / osoba / 1 dzień
Łączny koszt przerw kawowych: 3600zł (18zł x 2 dni x 100 osób)
- Transport
- z Dworca Głównego - bezpośredni autobus nr 54 (czas jazdy: 17 min i 5 min pieszo), ew. z przesiadką: tramwaj numer 6 i autobus 60 (czas jazdy ok. 30 min)
- z Dworca Błonie - najlepiej pieszo (700m) lub autobusem nr 53 (czas jazdy: 2 minuty i 3 min pieszo)
- propozycje atrakcji dla uczestników
- tradycyjne zwiedzenie połączone z godzinnym rejsem statkiem ok. 1400zł/ grupa (dostępność stateczków będzie potwierdzona w połowie kwietnia)
• spotkanie z przewodnikami, • spacer po najważniejszych miejscach starego miasta – Wyspa Młyńska, Wenecja Bydgoska, Stary Rynek, ul. Długa, ul. Mostowa z makietą średniowiecznej Bydgoszczy i Przechodzącym przez rzekę, • rejs tramwajem wodnym po Brdzie – rejsy o 17:15 i 17:45, na każdy rejs popłynie 28 osób Cena zawiera: • dwa rejsy tramwajem wodnym, • obsługę trzech przewodników,
- wycieczka "Tajemnica Bydgoszcz - zwiedzanie w innej formie" z przewodnikami z biura Visite.pl (czas trwania: 2h, wersja krótsza)
Obejmuje: • obsługę 3 licencjonowanych przewodników w stroju historycznym (zwiedzanie: Stary Port, Wyspę Młyńską, Wenecję Bydgoską, Stary Rynek, Muzeum Mydła i Historii Brudu oraz Barka Lemara), • wystąpienia postaci historycznych - 1 scenka, • wizyta w Muzeum Mydła i Historii Brudu - wyrób własnego mydła (na pamiątkę dla każdego uczestnika) 28 zł/osoba przy grupie 100 osób 36 zł/osoba przy grupie 70 osób
- wycieczka "Tajemnica Bydgoszcz - zwiedzanie w innej formie" z przewodnikami z biura Visite.pl (czas trwania: 3h, pełna wersja)
Cena: 45 zł/osoba przy grupie 100 osób, 53 zł/osoba przy grupie 70 osób Cena obejmuje: • obsługę 3 licencjonowanych przewodników w stroju historycznym, • wystąpienia postaci historycznych na trasie (3 scenki), • wizytę w Muzeum Mydła i Historii Brudu i wyrób własnego mydła (na pamiątkę dla każdego uczestnika), • wizytę na barce Lemara, • ciastka Diabła Węgliszka dla każdego na pamiątkę (paczka 5 sztuk + degustacja)
- wynajęcie 1 autokaru na cały wieczór aby dowoził uczestników do centrum i z powrotem: 500zł (bez względu na ilość kursów, najpierw przyjechałby po 1 grupę, a potem po drugą, różnica dotarcia gości do centrum to około 20 minut. ok. 20min).
- wynajęcie 2 autokarów na cały wieczór: 1000zł (do centrum wszyscy dojechaliby w tym samym czasie)
Koszt atrakcji: ok. 1400 - 4500zł (zwiedzanie) + 500zł autokar = 2000 - 5000zł (w zależności od opcji)
- Wstępna kalkulacja Hotel Ikar w Bydgoszczy przy założeniu 100 uczestników
| Pozycja | Koszt | |
|---|---|---|
| Nocleg w pok. 2-3os. | 8500 zł | |
| 2 sale konferencyjne | 1725 zł | |
| Wyżywienie | 17500 + 2796 = 20296 zł | |
| Przerwy kawowe | 3600zł | |
| Suma brutto | 34121 zł (341,21 zł/os.) | |
Atrakcje nie są wliczone w kosztorys: ok. 2000- 5000zł