Konferencja Wikimedia Polska 2016/Miejsce/Propozycje
Konferencja ma się odbyć 3-5 czerwca 2016. Zarząd Stowarzyszenia zdecydował, że odbędzie się ona w Lublinie.
Hotel posiada 5 sal konferencyjnych pozwalających na organizację imprez do 300 osób. Proponowana nam sala pomieści nawet 200 uczestników, co pozwoli na organizację Konferencji Wikimedia Polska 2016 w komfortowych i swobodnych warunkach.
Do dyspozycji hotel oddaje 96 pokoi: 3 pokoje 1-osobowe, 84 pokoje 2-osobowe, 4 pokoje typu Junior Suite, 4 pokoje typu Superior, 1 Apartament dwupoziomowy.
Na terenie całego hotelu dostępny jest bezprzewodowy internet (10 Mbps) podłączony do infrastruktury TPSA.
Obiekt położony w centrum Bydgoszczy - bezpośredni dojazd tramwajem nr 3 z dworca kolejowego i autobusowego w ciągu niecałych 15 minut. Możliwość spaceru malowniczymi bulwarami nad Brdą bezpośrednio na Stary Rynek, Wyspę Młyńską i historyczną ulicę Gdańską w czasie niespełna 30 minut (7 minut rowerem, 7 minut tramwajem).
P.S. Alternatywnie możemy zorganizować sobotnią kolację integracyjną na Wyspie Młyńskiej - np. w Karczmie Młyńskiej. |
- Transport
Wszystkie miejsca są położone w Śródmieściu albo na Starym Mieście, w obszarze max 15 minut drogi (spod Starego Miasta, gdzie są restauracje, do hoteli na Śródmieściu). Jest bezpośrednie połączenie autobusowe od Placu Dworcowego (PKP) w pobliże hotelu Victoria oraz na al. Racławickie, przy których jest Lubelskie Centrum Konferencyjne, i skąd jest 10 minut spacerem do hotelu Campanile. Szczegóły na mapce. Połączenia autobusowe z/do dworca PKP można sprawdzić na stronie lublin.jakdojade.pl. Jeśli chodzi o dojazd samochodem, ze względu na #Lublin_w_budowie, sugerowana trasa ukaże się bliżej terminu konferencji.
- Turystyka
W noc z 4 na 5 czerwca, od ok. 19:00–20:00, odbywa się organizowana co roku Noc Kultury ("manifestacja kulturalna miasta" – artykuł w Wikipedii, program z 2015, mapa z 2015). Naraz w kilkudziesięciu miejscach w centrum miasta odbywają się najróżniejsze eventy kulturalne, głównie (wyłącznie?) artystów miejscowych i alternatywnych. W związku z tym proponuję nie wynajmować przewodnika, zrezygnować z wycieczki po mieście, tylko skończyć kolację troszkę wcześniej i wyjść na miasto.
Opcja 1 "wszystko w jednym miejscu"
edytuj- Nocleg i sale konferencyjne
Hotel Victoria ***, ul. Narutowicza 58/60 w południowej części Śródmieścia, przy jednej z głównych ulic miasta – dawnym trakcie w kierunku Krakowa – 2 kilometry od dworca PKP. Na terenie hotelu znajduje się płatny parking. Hotel proponuje:
- 39 pok. 2-os. z dwoma oddzielnymi łóżkami – 160 zł/doba,
- 7 pok. 3-os. z trzema oddzielnymi łóżkami – 240 zł/doba,
- 1 pok. 1-os. – 135 zł/doba,
- parking – 28 zł/doba.
Hotel ma własne centrum konferencyjne (szczegóły) z kilkoma salami, w tym modułową, której część może służyć jako sala plenarna (na 100 osób z ławkami w układzie szkolnym). Są też sale warsztatowe. Internet światłowodowy, sale wyposażone w flipchart, rzutnik, projektory i mikrofony.
- Wyżywienie
Śniadania w cenie noclegu, obiady w sobotę i niedzielę – w hotelu. Kolacja w piątek – w hotelu, kolacja w sobotę – w restauracji.
- Menu restauracyjne – Bierhalle (35 zł/os. albo 45 zł/os. – opcja "duża znana sieciówka"), restauracja Ulice Miasta (32 zł/os. albo 40 zł/os. – opcja "kuchnia lubelska")
- Menu hotelowe – 35 zł/os. (kolacja, z deserem) i 30 zł/os. (obiad, bez deseru, deser to dodatkowe 4 zł/os.). Na przekąski składają się: kawa, herbata, woda, soki i ciastka.
| Pozycja | Koszt | |
|---|---|---|
| Nocleg | (39*160 + 7*240 + 135) * 2 = 16110 | |
| Wynajem sal | Opcja "1 panel" (sala na 100 osób) | 1000 * 2 = 2000 |
| Opcja "2 panele" (sale na 100 i 30 osób) | 2000 jw. + 400 * 2 = 2800 | |
| Wyżywienie | Hotel (kolacja w piątek, obiady w sobotę i niedzielę) | (35 + 30*2) * 100 = 9500 |
| Hotel (catering – przekąski) | 3600 | |
| Kolacja w sobotę | od 32 do 45 * 100 = od 3200 do 4500 | |
| Suma | od 34410 do 36510 (od 344 do 365 zł/os.) | |
Opcja 2 "spanie osobno, konferowanie osobno"
edytuj- Nocleg
Hotel Campanile ***, ul. Lubomelska 14–16 nad doliną Czechówki. "Hotel znajduje się w samym sercu miasta, 3 kilometry od dworca kolejowego Lublin Główny. Dzięki bezpośredniemu zjazdowi z drogi krajowej numer 17, hotel jest łatwo dostępny dla gości przyjeżdżających samochodem. Na terenie hotelu znajduje się płatny parking" (cytat ze strony hotelu). Dostępne są:
- 35 pok. 2-os. z dwoma oddzielnymi łóżkami – 165 zł/doba,
- 30 pok. 2-os. z łóżkiem małżeńskim dla 2 lub 1 osoby – 140 zł/doba,
- parking – 30 zł/doba.
- Sala konferencyjna
Sale w Lubelskim Centrum Konferencyjnym (ul. Grottgera 2, róg al. Racławickich), zespół sal na IV piętrze (sale S7 – na 100 osób albo dodatkowo S8 – na "do 60" osób – S7 przy stołach prostokątnych, po 2 osoby przy stole). Opcja S7+S8 umożliwia podział prac (zorganizowanie dwóch paneli/warsztatów), który był postulowany przynajmniej od czasu zlotu zimowego.
Ceny sal (w pakiecie z foyer, gdzie jest miejsce na zjedzenie obiadu) obejmują: system nagłośnieniowy, oświetlenie robocze, 2x mikrofon ręczny, ekran, projektor, krzesła w ustawieniu teatralnym. Koszt dodatkowych sprzętów:
- lada recepcyjna – 150 zł/szt
- stół prostokątny pod catering – 10 zł/szt
- stolik koktajlowy (do jedzenia obiadu) – 20 zł/szt
- stół bankietowy (na laptop) – 27 zł/szt
- Wyżywienie
Śniadania w cenie noclegu, obiad w sobotę – catering, obiad w niedzielę – w hotelu. Kolacja w piątek – w hotelu, kolacja w sobotę – w restauracji.
- Menu cateringowe – Plik:Menu cateringowe Lublin 2016.pdf
- Menu restauracyjne – Bierhalle (35 zł/os. albo 45 zł/os. – opcja "duża znana sieciówka"), restauracja Ulice Miasta (32 zł/os. albo 40 zł/os. – opcja "kuchnia lubelska")
- Menu hotelowe – 35 zł/os. (zupa, danie główne, deser, kawa, herbata, woda) albo 30 zł/os. (bez deseru)
| Pozycja | Koszt | ||
|---|---|---|---|
| Nocleg | (35*165 + 30*140) * 2 = 19950 | ||
| Sala konferencyjna | Wynajem sal |
Opcja "1 panel" (sala na 100 osób) | 6480 (ew. +1800 za montaż w piątek) |
| Opcja "2 panele" (sale na 100 i "do 60" osób) | 9360 (ew. +2600 za montaż w piątek) | ||
| Sprzęty dodatkowe |
Stoły na sali plenarnej (na laptopy) | 50 * 27 = 1350 | |
| Stoliki do jedzenia obiadu | 25 * 20 = 500 | ||
| Lada recepcyjna + stoły cateringowe (kilka?) | 150 + 10 * ? | ||
| Wyżywienie | Hotel (kolacja w piątek i obiad w niedzielę) | 30 albo 35*100 * 2 = 6000 albo 7000 | |
| Catering (przekąski przez 1,5 dnia + sobotni obiad) | 8970 | ||
| Kolacja w sobotę | od 32 do 45 * 100 = od 3200 do 4500 | ||
| Suma | od 44600 do 54380 (od 446 do 544 zł/os.) | ||