Konferencja Wikimedia Polska 2015/miejsce/oferty

◄ 2014 • 2016 ►

Strona główna

Miejsce

Program

Zgłoszone wykłady

Lista uczestników

Sprawy organizacyjne

Obecność w mediach

Budżet

10. Konferencja Wikimedia Polska
Gdańsk
12–14 czerwca 2015

Polski • Беларуская

Prosimy tutaj składać oferty miejsca i terminu Konferencji

Termin i miejsce konferencji nie są jeszcze ostatecznie ustalone. Ze względów praktycznych możliwe terminy to:

~~Weekend 9-10 maja~~ - odpada, bo są wybory.
Weekend 16-17 maja
Weekend 30-31 maja
Weekend 13-14 czerwca (data preferowana najbardziej)

Termin składania ofert przedłużony do 22 lutego.

Warunki miejsca jakie muszą być spełnione:

Nocleg na ok. 100 osób możliwie blisko miejsca obrad (najlepiej w tym samym budynku) - w miarę przyzwoity standard.
Sala konferencyjna na 100 osób - z możliwością użycia rzutnika, z dobrym wi-fi.
Wyżywienie na ok. 100 osób możliwie blisko miejsca obrad (najlepiej w tym samym budynku)
Niekłopotliwy dojazd transportem publicznym

Dodatkowo mile widziane będzie:

możliwość zorganizowania jednej wieczornej imprezy
możliwość zorganizowania zwiedzania miejscowych atrakcji turystycznych

Oferta minimalnie powinna zawierać opis miejsca obrad, noclegu i wyżywienia, oraz oszacowanie kosztu tegoż. Oferty powinny być krótkie i konkretne.

Oferty

Wzór oferty


=== [Miasto] ==
;Proponowany termin:
;Proponowane miejsce : nazwa i opis krótki zawierający informacje jak będą spełnione warunki minimalne
;Proponowane atrakcje dodatkowe : krótki opis
;Projekt budżetu (przy założeniu 100 osób)
:Koszt noclegu :
:Koszt wynajęcia sali :
:Koszt wyżywienia :
:Koszt imprez dodatkowych :
::Razem :

Gdańsk

Hotel Scandic Gdańsk

Proponowany termin

13-14 czerwca 2015

Proponowane miejsce

Hotel Scandic Gdańsk, położony vis-a-vis dworca kolejowego Gdańsk Główny, kilkadziesiąt metrów od dworca PKS i oddalony o 30 minut jazdy autobusem od gdańskiego portu lotniczego im. Lecha Wałęsy. Hotel położony jest o kilka minut pieszo od gdańskiej starówki.

Proponowane atrakcje dodatkowe

zwiedzanie Gdańska z wyborem jednej z kilku tras

Projekt budżetu (przy założeniu 85 osób)

Koszt noclegu: 31 365 PLN, w tym śniadania

Koszt wynajęcia sali: 2800 PLN na dwa dni. W sali znajduje się projektor LCD z ekranem, tablica flipchart, nagłośnienie, przybornik konferencyjny, na życzenie pętla indukcyjna.

Koszt wyżywienia: kolacja piątek: 5865 PLN, lunch w sobotę i niedzielę łącznie 11 730 PLN, przerwy kawowe w sobotę i niedzielę łącznie 5270 PLN

Koszt imprez dodatkowych

zwiedzanie Gdańska: dostępna jedna z dwóch tras zwiedzania (decyzję można podjąć nawet tuż przed wyruszeniem), do 3 godzin w obrębie Głównego Miasta - 966 PLN (3 grupy)

kolacja integracyjna w sobotę: (Tawerna Dominikańska / Barbados) 6700 / 2465 PLN

Razem: 60 461 PLN (711,31 PLN na osobę)

Podane ceny są cenami brutto.

Propozycja alternatywna

Miejsce zakwaterowania uczestników konferencji: bez zmian. Część prezentacyjno-obradowa odbyłaby się za to, przy porównywalnym koszcie 1000-2000 PLN za salę dziennie (łącznie 3000 PLN), w położonym o niecałe 10 minut pieszo od Scandica Europejskim Centrum Solidarności. ECS nie pobiera opłaty za wynajem samej sali, jedynie za obsługę, energię elektryczną itp. Sobotni obiad, jak też przerwy kawowe, odbyłyby się w ECS (lunch / obiad do 7200 PLN brutto, przerwy kawowe do ustalenia w cenie podobnej do Scandica), niedzielny obiad przed grupowym zdjęciem uczestników konferencji i rozjechaniem się do domów zorganizowany zostałby w hotelu; umożliwiłoby to pozostawienie pod opieką hotelu bagaży.

Projekt budżetu (przy założeniu 85 osób)

Koszt noclegu: 31 365 PLN, w tym śniadania

Koszt wynajęcia sali: 3000 PLN na dwa dni.

Koszt wyżywienia: kolacja piątek: 5865 PLN, lunch w sobotę 7200 PLN, lunch w niedzielę 5865 PLN, przerwy kawowe w sobotę i niedzielę łącznie 5270 PLN

Koszt imprez dodatkowych

zwiedzanie Gdańska: 966 PLN (3 grupy)

kolacja integracyjna w sobotę: 6700 / 2465 PLN

Razem: 61 996 PLN (729,36 PLN na osobę)

Bydgoszcz

Hotel Słoneczny Młyn Bydgoszcz

Proponowany termin: 9-10.05.2015 r. lub 16-17.05.2015 r. - dostępność potwierdzona w dniu 13.02.2015 r.
Proponowane miejsce: Hotel Słoneczny Młyn to położony bezpośrednio nad rzeką Brdą hotel czterogwiazdkowy, który powstał dzięki zaadaptowaniu na cele usługowe XIX-wiecznych Młynów Kentzera. Obiekt położony w centrum Bydgoszczy - bezpośredni dojazd tramwajem nr 3 z dworca kolejowego i autobusowego w ciągu niecałych 15 minut. Możliwość spaceru malowniczymi bulwarami nad Brdą bezpośrednio na Stary Rynek, Wyspę Młyńską i historyczną ulicę Gdańską w czasie niespełna 30 minut (7 minut rowerem, 7 minut tramwajem). Do dyspozycji hotel oddaje 96 pokoi: 3 pokoje 1-osobowe, 84 pokoje 2-osobowe, 4 pokoje typu Junior Suite, 4 pokoje typu Superior, 1 Apartament dwupoziomowy. Hotel posiada 5 sal konferencyjnych pozwalających na organizację imprez do 300 osób. Proponowana nam sala pomieści nawet 200 uczestników, co pozwoli na organizację Konferencji Wikimedia Polska 2015 w komfortowych i swobodnych warunkach. Na terenie całego hotelu dostępny jest bezprzewodowy internet (10 Mbps) podłączony do infrastruktury TPSA.
Obiekt dostosowany jest do potrzeb osób niepełnosprawnych. Laureat Best Hotel Award 2012, 2013, 2014 w kategorii: Hotele w Bydgoszczy.
Proponowane atrakcje dodatkowe: Rejs statkiem fotowoltaicznym "Słonecznik" bezpośrednio z hotelowego przystanku tramwaju wodnego z przewodnikiem, zwiedzanie Starego Rynku i Wyspy Młyńskiej, możliwość odwiedzenia wybranych muzeów (liczne w najbliższej okolicy), EXPLOSEUM – Centrum techniki wojennej DAG Fabrik Bromberg wraz z opcją dojazdu spod hotelu zabytkowym autobusem.
Projekt budżetu (przy założeniu 100 osób) [podałem ceny brutto]: Koszt noclegu : 30000 PLN ze śniadaniami w pok. 2-os.; Koszt wynajęcia sali : 2952 PLN za 2 dni wraz z wyposażeniem audiowizualnym, przerwy kawowe (kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, ciastka) - 30 PLN x 100 os. x 2 dni = 6000 PLN; Koszt wyżywienia (proponowane menu wysłane do Polimerka e-mailem w dniu 2 lutego 2015) :

obiadokolacja bufetowa w piątek - 60,50 PLN x 100 os. = 6050 PLN
rozszerzenie II sobotniej przerwy kawowej o kanapki, sałatki i przekąski, następnie wieczorem uroczysta kolacja zasiadana w restauracji hotelowej z widokiem na Brdę - 160,40 PLN x 100 os. = 16040 PLN (w tym napoje bezalkoholowe)
lunch bufetowy w niedzielę - 60,50 PLN x 100 os. = 6050 PLN

Koszt imprez dodatkowych : przewodnik miejski [3h] - 200 PLN, rejs statkiem fotowoltaicznym "Słonecznik" - 700 PLN, wstępy do wybranych muzeów - 1000 PLN, wynajem zabytkowego autobusu - 1000 PLN.

Razem dla 100 os. : 69992 PLN (699,92 PLN na osobę)

P.S. Alternatywnie możemy zorganizować sobotnią kolację integracyjną na Wyspie Młyńskiej - np. w Karczmie Młyńskiej.
Mogę podjąć się czynności organizacyjnych w związku z przygotowaniem jubileuszowej 10. Konferencji Wikimedia Polska w Bydgoszczy.
Michał Klincewicz "Travelarz"