Konferencja Wikimedia Polska 2010/Przyszłość stowarzyszenia/pieniądze i wydatki

Problemy:

Zwykle organizacje działające społecznie mają dwa problemy:

• brak ludzi
• brak pieniędzy

Częściej są ludzie niż pieniądze.

WikimediaPL obecnie ma dostatecznie dużo środków finansowych i mało ludzi.

Więc pytanie podstawowe: skąd wziąć ludzi i jak wydać pieniądze? Obecnie wydaje się pieniądze na organizację imprez, ale to jest rzecz poboczna, niezwiązana z samym rozwojem projektów. Projekt rozwija się dlatego że ktoś siada przy klawiaturze i dodaje treść.

Pieniądze

Wydanie pieniędzy nie jest łatwe, bo większość aktywności w projektach WikiPL wymaga poświęcenia czasu. W zasadzie można albo kupować czas, albo zachęcać niebezpośrednio do edytowania.

Wiadomo, że tam gdzie w projekcie z gruntu wolontariackim wchodzą w grę pieniądze, zaraz zaczynają się wątpliwości, czy jest to dobre wykorzystanie tych środków i - szczególnie - czy nie demoralizuje uczestników projektu.

Dlatego nie ma się co dziwić, że na razie SWPL jest bardzo ostrożne w wydawaniu. Faktem jest jednak, że na koncie mamy 270tys, a po tegorocznej zbiórce może być i 400tys. Ludzie nie po to dają nam swoje 1%, abyśmy ostrożnie trzymali to na koncie i bali się, że wydamy źle.

Co znajduje się w statucie

Art. 8.

Celami Stowarzyszenia są:

1. Wyrównywanie szans w dostępie do wiedzy ogólnej oraz szczegółowej z dziedzin nauki, kultury, edukacji oraz sztuki.
2. Promocja i organizacja wolontariatu oraz działalności charytatywnej.

Art. 9.

Stowarzyszenie realizuje swoje cele w szczególności poprzez:

1. Wspieranie tworzenia, gromadzenia i rozwoju projektów opartych na technologii wiki, tj. umożliwiających edytowanie treści wszystkim uprawnionym do tego użytkownikom.
2. Wspieranie publikacji i dostarczania przez Internet zawartości wymienionych projektów w oparciu o wolne licencje, jak np. GNU Free Documentation License, wydaną poprzez Free Software Foundation.
3. Propagowanie i promowanie na zewnątrz oraz wspieranie projektów internetowych Wikipedia, Wikisłownik, Wikicytaty, Wikinews, Wikiźródła, Wikibooks oraz innych powołanych przez Wikimedia Foundation, Inc., zwanych dalej "Projektami Wikimedia", w szczególności w języku polskim oraz w każdym innym języku używanym przez grupę etniczną bądź narodową istniejącą tradycyjnie m.in. na terenach Polski.
4. Wspieranie organizacji Wikimedia Foundation, Inc., w zakresie realizacji celów statutowych Stowarzyszenia.

Art. 10.

Stowarzyszenie może prowadzić działalność gospodarczą na ogólnych zasadach określonych w odrębnych przepisach. Cały dochód Stowarzyszenia jest przeznaczony na realizację celów statutowych.

Gdzie pojawiają się zawirowania?

• Przed tym, gdy istniało stowarzyszenie, problem pieniędzy i ich wykorzystania dla organizacji wolontariatu nie istniał - ale sporo rzeczy kulało, albo się ich nie organizowało.
• Gdy stowarzyszenie zaczęło działać pojawił się problem:
  • Mam pomysł -> Nie ma kasy -> Działania stowarzyszenia nakierowane są na pozyskiwanie kasy
  • Mam pomysł -> Należy rozważyć, czy kasa jaką mamy, powinna posłużyć do jego realizacji -> Pomysł jest odkładany -> Sporo dawnych pomysłów zarosło kurzem
  • Mam pomysł, ale nie mam czasu, by go zrealizować -> Sporo dawnych pomysłów zarosło kurzem

• Gdy stowarzyszenie uzyskało status OPP
  • Mam pomysł -> zobacz ile mamy już nierealizowanych pomysłów (tych zarośniętych kurzem)
  • Mamy kasę -> Co z nią zrobić, bo nikt nie realizuje pomysłów -> może przekazać ją fundacji? -> Pojawia się pomysł -> zobacz ile mamy już takich pomysłów
  • Mam zupełnie nowy pomysł -> pomysł jest niegodny ze statutem, nie możemy go realizować z kasy OPP

Jak to konstruktywnie rozwiązać?

Uwaga: Poniższe punkty przedstawiają przebieg wydarzeń przy założeniu ścieżki "z problemami", która nie musi, ale może się zdarzyć.

1. Mam pomysł

   Uwaga: Twój pomysł jest nieprzemyślany (lub inne niepochlebne określenie) (pomysł musi być odpowiednio "sprzedany" - trzeba nieco czasu na jego opisanie)

2. Mam szerzej opisany pomysł

   Uwaga: Czy możesz streścić, mamy mało czasu na dogłębne wczytywanie się (pomysł nie może być zbyt szeroko opisany, najlepiej gdyby był szerszy opis i streszczenie)

3. Mam szerzej opisany pomysł i krótko mogę go streścić - proszę o czas na przedstawienie (np. na IRC)

   Uwaga: Mamy pilne sprawy do przedyskutowania, nowy pomysł pojawia się na końcu i jest przedstawiany, gdy już wszyscy zasypiają (najlepiej zgłaszać się z pomysłami, gdy na dany dzień zebrania zarządu nie ma natłoku spraw)

4. Mam szerzej opisany pomysł i krótko mogę go streścić, przedstawiam go na IRC, gdy nie ma natłoku

   Uwaga: Pomysł jest ciekawy, ale podatnicy nam zaufali, przekazując 1% podatków i nie możemy go przyjąć, bo niezbyt jest zgodny ze statutem (zapoznaj się ze statutem i z projektami, które wcześniej były zaakceptowane - które opłacono z OPP)

5. Mam szerzej opisany pomysł i krótko mogę go streścić, przedstawiam go na IRC, gdy nie ma natłoku, pokazując, że jest zgodny ze statutem.

   Uwaga: sam pomysł jest ciekawy, ważny i zgodny z naszymi celami, ale opis jego realizacji zakłada wydatki, na które podatnicy by się pewnie nie zgodzili i w przyszłości możemy nie uzyskać kasy z OPP. (poświęć kilka dni na pieczołowite opisanie projektu, przeczytaj go kilka razy, czy nie ma tam czegoś, co budziłoby wątpliwości. Być może zajmie ci to nawet kilka tygodni.)

6. Pieczołowicie opisuję projekt, tracąc na to wiele godzin. W rezultacie jego wykonanie zajmuje mi tyle samo czasu, ile poświęciłem na przygotowanie, albo i więcej. Okazuje się tez, że aż tak precyzyjny opis nie był konieczny.
7. Albo: Nie mam zbyt wiele czasu, na to, by samemu przygotować pomysł, więc proszę o pomoc innych -> Nie ma pewności, że pomysł zostanie zaakceptowany, więc nie ma wielu ochotników do tego, by pomóc przy jego opisie.

Pytanie - jak to usprawnić, by wieloryb nie rodził ryby?

Propozycje:

1. Wyznaczyć jednego z członków zarządu (najlepiej niefunkcyjny), który będzie osobą kontaktową dla projektów i będzie z pomysłodawcą "pracował" nad propozycją zanim przedstawi ją zarządowi. Wiadomo wtedy z kim konkretnie rozmawiać i wiadomo co jest potrzebne, nie marnuje się czasu.
2. Wprowadzić dwustopniową akceptację: 1. akceptacja pomysłu przedstawionego w skrócie (rozumiana jako: świetny pomysł, jeśli go dopracujesz, z dużym prawdopodobieństwem możesz liczyć na dofinansowanie), 2. akceptacja harmonogramu, budżetu i przyznanie dofinansowania.
3. Spisać prostą, krótką procedurę całego procesu (kopia z Dyskusja:Projekty_OPP#Plan działania, z małymi zmianami), przy czym kroki 1, 2 i 3 mogą być wykonywane przy udziale i pomocy oddelegowanego do takich działań członka zarządu:
   1. Pomysłodawca (opiekun projektu) powiadamia Zarząd o chęci realizacji projektu (IRC, mail)
   2. Opisanie koncepcji projektu i sposobu jego realizacji
      • na osobnej stronie, przykłady: Wikiekspedycja, Konkurs fotograficzny we Wrocławiu
      • na tym etapie trzeba przewidzieć udział stron trzecich (np. uczelni, organizacji)
      • oraz postarać się zebrać zespół, jeśli jest potrzebny (wstępne deklaracje chęci współdziałania są mile widziane, chociaż nie jest to obowiązkowe)
   3. Opracowanie budżetu
      • zapotrzebowanie na fundusze i cel oraz sposób ich wydatkowania,
      • można przewidzieć i uwzględnić także pozyskanie części funduszy lub nagród od sponsorów
   4. Zgłoszenie propozycji do Zarządu
      • po przejściu poprzednich kroków, prosimy o sygnał do zarządu, że projekt jest przygotowany (IRC, mail)
      • dobrze jest uczestniczyć w spotkaniu IRC, na którym propozycja ma być omawiana
   5. Zarząd powiadamia opiekuna projektu o decyzji Zarządu o finansowaniu
   6. Realizacja projektu przez zespół, jeśli przyznane zostało finansowanie
   7. Rozliczenie finansowania
   8. Złożenie Zarządowi raportu merytorycznego z przebiegu i wyników projektu, przez jego opiekuna (np. mailowo lub na tej wiki - w sekcji lub na podstronie projektu)