Wikimedia

Jak to się robi/Wprowadzenie członka zarządu

< Jak to się robi

Część formalna

edytuj
  1. Wręczyć nowemu członkowi zarządu (na walnym, jeśli jesteśmy w tym samym miejscu i czasie) albo przesłać (jeśli nowy członek jest kooptowany lub jeśli uczestniczy zdalnie) do podpisu, z datą widniejącą na oświadczeniu najpóźniej pokrywającą się z dniem wyboru/kooptacji, oświadczenie wg wzoru i poprosić o przesłanie do biura jak najprędzej:
miejscowość, data r.


OŚWIADCZENIE

Ja, niżej podpisany Imię Nazwisko, zamieszkały w Miejscowość (00-000) przy ul. Adres, PESEL 000000000, oświadczam, że:

  1. wyrażam zgodę na objęcie stanowiska członka zarządu Stowarzyszenia Wikimedia Polska z siedzibą w Miejscowość (00-000), Adres, KRS 0000244732;
  2. nie byłem skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwa umyślne ścigane z oskarżenia publicznego ani za przestępstwa skarbowe;
  3. moim adresem do doręczeń jest: Adres, 00-000 Miejscowość.
(podpis)


  1. Wypełnić i wysłać formularz KRS:
    1. formularz Z20 z załącznikami (załączniki powinny się zgadzać z listą załączników uzupełnianą na ostatniej stronie Z20):
      1. Z3,
      2. “zgoda na objęcie funkcji z dnia…”,
      3. jeżeli członek nie jest zwykłym członkiem zarządu, tylko ma jakiś tytuł, dodatkowo: “uchwała z dnia… ws. wyboru na funkcję…”,
    2. dać do podpisu (2 osoby upoważnione do reprezentacji wystarczą; nie trzeba podpisów wszystkich członków zarządu nawet, jeżeli w załącznikach jest uchwała o wyborze na jakąś funkcję w zarządzie - ją też mogą podpisać tylko 2 osoby),
    3. nadać na poczcie idealnie najpóźniej 7 dni od daty zmiany składu zarządu,
  2. Zgłosić zmianę w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych,
  3. Utworzyć nowemu konta lub dodać do (nadać uprawnienia):
    1. osobiste konto mailowe w domenie @wikimedia.pl,
    2. przyjąć do grupy zarządowej w panelu GSuite,
    3. dyski współdzielone Google Drive,
    4. Slack (i grupy użytkowników “zarząd”, "zarządzanie", "nadzór" na Slacku),
    5. Asana,
    6. lista administratorów i biurokratów wiki,
    7. ew. listy mailowej boardpl-l wikimedia.org,
    8. ew. konta bankowego (ew. wyrobić kartę płatniczą),
  4. Wystawić nowemu upoważnienie do przetwarzania danych osobowych,
  5. Przedstawić dokumentację, regulaminy, zasady:
    1. polityki dot. RODO,
    2. regulamin zarządu i zasady prowadzenia spraw,
    3. zasady rozliczania kosztów i delegacji,
    4. plan strategiczny,
    5. plan na dany rok; na 6: sprawozdanie z poprzedniego roku.

    6. Część merytoryczna (“poznajemy ludzi i procesy”)

    edytuj
    1. Rozmowy:
      1. z Prezesem (ew. Wiceprezesem) - wprowadzająca do zespołu,
      2. z Dyrektorem - omówienie kwestii operacyjnych u pracowników,
    2. W ramach 1.1. omówić/przedstawić zasady:
      1. współpracy w zarządzie: zakresy ról (wyjaśnienie do wcześniejszej lektury regulaminu zarządu),
      2. współpracy na Asanie,
      3. RODO (wyjaśnienie do wcześniejszej lektury materiałów o ochronie danych).

    Część komunikacyjna

    edytuj
    1. Wiadomości na:
      1. liście dyskusyjnej członków Stow.,
      2. Wikimedia-l - jeśli nowa kadencja zarządu,
      3. blogu i w mediach społecznościowych (profil Wikimedia Polska, grupa pl.Wikipedia) - co najmniej jeżeli jest to funkcja zewnętrzna,
    2. ew. wiadomość do WMF o zmianie reprezentacji (wskazać, że być może trzeba zaktualizować strony na Office Wiki),
    3. aktualizacja strony zespół na wikimedia.pl
    4. aktualizacja na wiki:
      1. strona zarządu,
      2. poprawić redirect i szablon kontakt - jeżeli zmiana osoby funkcyjnej.
Źródło: „https://pl.wikimedia.org/w/index.php?title=Jak_to_się_robi/Wprowadzenie_członka_zarządu&oldid=107162”