Jak to się robi/Urodziny Wikipedii

Ten krótki przewodnik pokaże Ci w jaki sposób zorganizować urodziny Wikipedii dla Twojej lokalnej społeczności. Dowiesz się, jak pozyskać finansowanie, jak zaprosić wikipedystów i jak uzyskać pomoc.

W razie pytań lub wątpliwości, pisz na stronie dyskusji tego instruktażu lub zwróć do osoby zajmującej się wspieraniem społeczności w Stowarzyszeniu.

Jak zorganizować urodziny Wikipedii w 10 krokach

Wybierz datę. Wikipedia jest na tyle wyjątkowa, że jej urodziny możemy świętować aż dwa razy do roku - 15 stycznia (Dzień Wikipedii) i 26 września (urodziny polskiej Wikipedii). Oczywiście wydarzenie nie musi się odbywać dokładnie w jeden z tych dni, najlepsza będzie okoliczna sobota lub niedziela. Czasem przy wyborze daty warto posiłkować się ankietą przeprowadzoną wśród lokalnej społeczności (np. w serwisie typu Doodle). Godziny zależą już od tego, do kogo kierujesz wydarzenie - czy spodziewasz się wikipedystów z dziećmi? A może tylko dorosłych? Zastanów się, popytaj.
Wybierz formę. Spotkanie przy kawie i torcie? Wspólne edytowanie? A może spotkanie z prezentacjami? Zacznij od ustalenia czego Ty i Twoja społeczność potrzebujecie, żeby wiedzieć, jak wybrać miejsce i oszacować koszty.
Poproś o pomoc. Nie martw się, że całe to zadanie spadnie na Ciebie - napisz do któregokolwiek z pracowników Stowarzyszenia lub do zarządu, pomożemy Ci! Przeprowadzimy Cię krok po kroku przez organizację lub (jeśli wolisz) załatwimy wszystko za Ciebie. Punkty poniżej są dla osób, które lubią pełną samodzielność, ale pracownik zajmujący się wspieraniem społeczności może pomóc Ci przy każdym z nich lub wykonać większość z nich za Ciebie. Nie wahaj się zgłaszać takich rzeczy.
Wybierz miejsce. Zastanów się, gdzie chcesz się spotkać. Kawiarnia będzie doskonała na spotkanie stricte społecznościowe, salka szkoleniowa na mini spotkanie edycyjne. Dlatego pomyśl, czego potrzebujesz i wybierz lokalizację. Możesz też zapytać nas - mamy już trochę zaprzyjaźnionych miejsc w różnych miastach - możemy pomóc w rezerwacji stolika czy sali.
Ustal budżet. Stowarzyszenie może sfinansować Twoje spotkanie do kwoty 750 zł. W ramach tej kwoty możemy opłacić rezerwację sali, drobne przekąski, niewielki posiłek, napoje bezalkoholowe, tort (oczywiście!). A być może też i dodatkowe rzeczy, których potrzebujesz - baloniki? Identyfikatory? Plakat informacyjny o wydarzeniu? To też możemy opłacić (ale uwaga - odpadają napoje alkoholowe, wystawne posiłki, nieuzasadnione wydatki). Zastanów się, ile osób może przyjść, oceń koszty miejsca, które wybrałeś, oblicz koszt przekąsek i napojów. Nie musisz znać kwoty do złotówki, ale zanim przejdziesz do następnego punktu musisz umieć mniej więcej określić kwotę i wyjaśnić, dlaczego jest taka a nie inna.
Pozyskaj finansowanie. Uzyskanie finansowania na Twoje spotkanie jest bardzo łatwe i dzieje się bardzo szybko. Wystarczy, że napiszesz do naszego skarbnika maila z informacją o tym, że chcesz zorganizować spotkanie, jakiej kwoty potrzebujesz i na co. Nie musisz wypełniać żadnych formularzy i druków. Wystarczy, że skarbnik mailowo potwierdzi, że się zgadza. Ale uwaga - raczej nie zapłacimy z góry. Dlatego musisz albo zapłacić samodzielnie i uzyskać od nas zwrot, albo umówić się z kawiarnią czy cukiernią, że Stowarzyszenie zapłaci na podstawie faktury po wydarzeniu (jeśli potrzebna będzie zaliczka na poczet tortu czy sali, możemy ją opłacić na podstawie faktury proforma). Bardzo ważne - niezależnie od tego, którą opcję wybierzesz, pamiętaj o pozyskaniu faktury wystawionej na dane Stowarzyszenia. Bez niej nie będziemy mogli nic zrefundować.
Zaproś gości. Nie ma udanych urodzin bez gości, dlatego zadbaj o to, by na spotkaniu mogli pojawić się wikipedyści i wikipedystki z Twojego miasta. Nie wiesz, kto tam jest? Zajrzyj do atlasu wikipedystów, nie zapomnij o ogłoszeniu na tablicy ogłoszeń w Wikipedii oraz w szablonie ogłoszeń lokalnych. Aby ludzie mogli się dopisywać, załóż wydarzeniu stronę w Wikipedii (wystarczy coś bardzo prostego, np. takiego jak tu). Możesz też poprosić rzecznika Stowarzyszenia o założenie wydarzenia w mediach społecznościowych.
Przygotuj wydarzenie. Jeśli to spotkanie edycyjne, upewnij się, że wszyscy wiedzą, że powinni zabrać laptopy, że na miejscu są przedłużacze, że masz propozycję tego, czym uczestnicy mogą się zajmować (przeglądanie zdezaktualizowanych? pisanie haseł z listy?). Jeśli to spotkanie społecznościowe przy kawie i cieście, zamów tort z wyprzedzeniem, uzgodnij z lokalem menu (np. ciasteczka, dzbanki z napojami, kawa i herbata). Może też przydałoby się też coś, dzięki czemu uczestnicy i uczestniczki łatwiej się rozpoznają - identyfikatory lub naklejki z imionami?
Baw się dobrze! Ale też zadbaj, żeby inni podczas wydarzenia bawili się dobrze. Przyjdź trochę wcześniej, żeby wszystkich przywitać, podczas wydarzenia staraj się porozmawiać z każdym, przedstawiać sobie nawzajem tych, którzy się nie znają.
Rozlicz i podsumuj. Koniec spotkania, nie oznacza końca zadań organizatora. Najważniejsze - rozlicz się ze Stowarzyszeniem. Zbierz wszystkie faktury, starannie opisz je na odwrocie (nazwa i data wydarzenia). Jeśli fakturę musi dopiero opłacić Stowarzyszenie - dołącz kartkę z taką informacją. Jeśli wyłożyłeś/-aś środki i potrzebujesz zwrotu, do faktury dołącz swoje dane i dane do przelewu. Dokumenty wyślij listem poleconym na adres Stowarzyszenia oraz poinformuj o tym nasze biuro mailowo (pod adresem biuro wikimedia.pl). Coś jeszcze? Tak! Możesz napisać parę słów podsumowania na stronie wydarzenia w Wikipedii. I oczywiście na sam koniec - nie zapomnij pogratulować sobie zorganizowania święta Wikipedii :)