Jak to się robi/Organizacja konferencji

Jako Stowarzyszenie corocznie organizujemy dużą konferencję dla naszych członków, organizowaliśmy też zloty i spotkania robocze. Ta strona ma zbierać uwagi, sugestie i lekcje dotyczące lepszej organizacji takich wydarzeń. Stworzona została na podstawie przeprowadzonych dotychczas ankiet i uwag mailowych.

Kwestie organizacyjne

• osoby odpowiedzialne za konferencję, do których można zgłosić się z pytaniami lub prośbami technicznymi, powinny być wyraźnie wyróżnione lub wskazane na początku konferencji
• serwis kawowy powinien znajdować się poza salą konferencyjną, w osobnej przestrzeni, w której uczestnicy mogliby swobodnie rozmawiać, nie zagłuszając prezentacji
• należy sprawdzić czy na miejscu jest kącik dla dzieci (coraz więcej uczestników i uczestniczek z nimi przyjeżdża), sprawdzić czy może jest zapotrzebowanie na animację/opiekę
• zapewnić właściwą liczbę gniazdek na sali
• zapewnić osobom, które nie chcą być fotografowane specjalne naklejki informujące o tym

Program

• warto zadbać o osoby prowadzące prezentacje - przed konferencją zapytać o to, czy na potrzeby wyświetlania prezentacji chcą korzystać z własnego, czy naszego sprzętu, zapewnić odpowiednie przejściówki do podłączenia ich komputerów itp.
• każda sesja powinna mieć opiekuna (facylitatora), odpowiadającego za porządek dyskusji, zmieszczenie się w czasie przewidzianym na prezentacje, pomoc wykładowcom itp.
• zapewnić przestrzeń na temat, który może wyniknąć w ostatniej chwili i będzie wymagał pogłębionej dyskusji
• program powinien być podzielony na wyraźnie wyodrębnione bloki tematyczne
• należy zadbać o odpowiednio dużo czasu na dyskusję po sesjach

Społeczność

• uczestnicy powinni mieć zapewnione miejsce (np. niewielką salkę) do swobodnych rozmów lub swobodnego edytowania
• konferencję można otworzyć jakąś sesją typu icebreaker, szczególnie jeśli na konferencję przybyło wielu nowych uczestników
• częste przerwy kawowe pomagają w integracji społeczności i w skupieniu się na prezentacjach
• należy zapewnić atrakcje wieczorne, np. zwiedzanie miasta, kolację
• estetyczne, spersonalizowane identyfikatory pozwolą lepiej rozpoznać się uczestnikom

Dodatkowe zasoby

Organizacja konferencji

• Wskazówki jak się upewnić, że konferencja będzie miała realny wpływ na rzeczywistość
• Czego potrzebuje facylitator
• Wskazówki dotyczące znajdowania właściwego miejsca na konferencję

Projektowanie programu

• slajdy z prezentacji 5 sztuczek dla dobrego konferencyjnego programu wygłoszonej na CEE Meeting 2016
• Planowanie sesji

Inne

• Projektowanie ankiet pokonferencyjnych