Jak to się robi/Organizacja Walnego Zebrania Członków

Czytając poniższą listę należy pamiętać, że:

• sekretarz może wydawać polecenia pracownikowi administracyjnemu (PA)
• w ostateczności decyzyjność dot. organizacji walnego należy do zarządu

Zwołanie Walnego

1. Ustalić zasady zbierania punktów do porządku obrad walnego (sekretarz)
2. Ustalić orientacyjny (niewiążący) termin Walnego (sekretarz/PA)
3. Zakomunikować termin Walnego członkom - wysłać indywidualne maile z użyciem BCC/UDW (sekretarz/PA)
4. Przygotować uchwałę o zwołaniu Walnego (sekretarz)
   • Ustalić porządek obrad
     • Projekty uchwał
       • Zatwierdzenie planu/sprawozdań
       • Zmiany w statucie
       • Inne
     • Głosowania personalne
   • Przyjąć uchwałę
   • Zamieścić uchwałę na wiki
5. (Zob. punkt o przygotowaniu platform)
6. Utworzyć stronę wydarzenia na wiki według wzoru (PA)
   • Zamieścić porządek obrad
     • Poprosić o publikację jak największej części materiałów do Walnego (plany, sprawozdania itd.) z wyprzedzeniem na wiki (sekretarz)
     • Przybliżyć spodziewany czas trwania poszczególnych punktów
     • Jeżeli w porządku obrad jest mowa o dokumentach - podlinkować je
     • Sprawdzić proponowane brzmienie uchwał
   • Wkleić regulamin poprzedniego Walnego
   • Jeżeli mają być głosowania tajne (wyborcze) - także regulamin głosowań tajnych w brzmieniu z ostatniego Walnego, na którym obowiązywał
7. Poinformować członków o Walnym (sekretarz/PA)
   • Wysłać indywidualne maile + wikimediapl-l z użyciem BCC/UDW

Obsługa techniczno-logistyczna

1. Jeżeli PA będzie nieobecny (sekretarz/dyrektor)
   • Wyznaczyć pracownika odpowiedzialnego za pomoc sekretarzowi
   • Poinformować go o zakresie obowiązków i nadać uprawnienia
2. Przygotować prelegentów (sekretarz)
   • Kto otwiera zebranie, proponuje regulamin i przeprowadza wybory do prezydium
   • Kto prezentuje kolejne punkty obrad
   • Zorganizować im test użycia oprogramowania (PA)
3. Przygotować platformy do komunikacji i głosowań (PA)
   • Zoom - przed Walnym upewnić się, że sekretarz lub PA mają dostęp premium [zoptymalizować: kto w którym momencie ma mieć premium? czy wystarczy dać premium kontu kontakt@ i przez nie tworzyć i rozpoczynać WZC?]
   • Jeżeli mają być głosowania tajne (wyborcze) - wykupić SecretVote
4. Wysłać mail “przypominajkowy” do członków z linkiem do rejestracji (sekretarz/PA)
   • Utworzyć formularz do rejestracji według wzoru
   • Utworzyć plik z kokpitem dla prezydium według wzoru i powiązać go z formularzem
   • W mailu zamieścić instrukcję do obsługi oprogramowania/link do instrukcji
   • Udostępnić formularz sekretarzowi/PA
5. Utworzyć plik z zalążkiem protokołu według wzoru (PA)
6. Sekretarz i PA - umówić się na uczestnictwo Walnym z tego samego miejsca

Otwarcie Walnego

1. Otworzyć połączenie co najmniej 10 minut przed zakomunikowanym początkiem rejestracji (sekretarz/PA)
2. Nadać co-hosta:
   • PA
   • opcjonalnie: zarządowi i dyrektorowi
3. Zakomunikować wszystkim mającym hosta i co-hosta, że tylko jedna osoba (domyślnie: PA) wpuszcza z poczekalni do głównej sali.
4. Wpuszczając, na bieżąco:
   • Aktualizować listę obecności na “obecny”
   • Aktualizować liczbę “obecnych” pełnomocnictw (liczbę pełnomocnictw, którymi dysponują osoby obecne)
   • Zmieniać nie-członkom nicki, dodając (NC) na początku nicka
   • Jeżeli ktoś dał pełnomocnictwo, jest obecny, ale nie będzie głosował, dopisać (Nie głosuje) na początku nicka
5. Nagrać przebieg obrad
   • Jedną - dwie minuty przed godziną pierwszego terminu zacząć nagrywanie
   • Po otwarciu i stwierdzeniu braku kworum włączyć pauzę
   • Jedną - dwie minuty przed godziną drugiego terminu wznowić nagrywanie
   • W trakcie przerw włączać pauzę
   • Po ogłoszeniu zamknięcia obrad wyłączyć nagrywanie

Współpraca z prezydium

1. W trakcie konstytuowania się prezydium
   • Podzielić się plikiem do protokołu (z prawem do edytowania) + udostępnić plik każdemu, kto ma link (z prawem do komentowania)
   • Nadać każdemu członkowi prezydium co-hosta
   • Zaoferować dostęp do Slacka lub Discorda
2. Po ukonstytuowaniu się prezydium przejść na tryb “porządkowy” - wyciszyć wszystkich nie-co-hostów bez prawa do unmute
3. Po walnym zrzucić na dysk nagranie i udostępnić je umówionym (idealnie: wszystkim) członkom prezydium

KRS (maks. 7 dni po Walnym)

Tylko jeśli zmieniają się jakieś dane w KRS

1. Skorzystać z Portalu Rejestrów Sądowych
2. Wypełnić Z20 i skompletować załączniki do Z20 (najlepiej tuż po WZC)
   • Protokół
   • Regulamin(y)
   • Uchwały
   • Lista obecności
3. Podpisać podpisem zaufanym - problemy z podpisem KIR

Pakiet szkoleniowy dla prezydium

• Przewodniczący powinien:
  • asertywnie przerywać wypowiedzi, jeżeli osoba zabierająca głos mówi zbyt długo lub odbiega od tematu
  • pamiętać, że wg regulaminu WZC komentarze na czacie nie są formą zabierania głosu - jeżeli chce, może je zignorować
• Sekretarz WZC powinien nie uwzględniać komentarzy z czatu, chyba że prezydium postanowi inaczej
• Po opracowaniu pierwszej wersji protokołu prezydium powinno wyznaczyć krótki (maks. tydzień) termin do wnoszenia poprawek
• Prezydium powinno opublikować protokół lub przekazać je kierownikowi biura (kontakt@wikimedia.pl) do publikacji jak najszybciej po upłynięciu terminu na wnoszenie poprawek.
• Dobra praktyka: raz na rok - dwa lata szkolenie dla potencjalnych chętnych do prezydiów:
  • z prowadzenia spotkań
  • z prawa o stowarzyszeniach i o KRS
  • z obsługi Zooma i SecretVote