Rzecznik prasowy/Sprawozdania Natalii/WMCON 2017

Od 30 marca do 2 kwietnia brałam udział w Wikimedia Conference 2017 w Berlinie, jako część delegacji Stowarzyszenia Wikimedia Polska. WMCON - jak zwykło się nazywać tę konferencję - to konferencja skierowana do pracowników i członków zarządów organizacji afiliowanych Wikimedia Foundation. Jest bardzo silnie skoncentrowana na wymianie praktycznych doświadczeń i nawiązywaniu współprac i inicjowaniu projektów.

W tym roku WMCON różniła się poprzednich - ze względu na trwający proces ustalania strategii Wikimedia Foundation, znaczna część konferencji była podporządkowana właśnie temu wątkowi - zaproszono ponad setkę dodatkowych przedstawicieli chapterów i user groups, delegowanych specjalnie na udział w strategicznej ścieżce programowej, trwającej codziennie, przez cały czas trwania sesji, równolegle do innych warsztatów, prezentacji i dyskusji. Z tego powodu tegoroczne WMCON było (w porównaniu do lat ubiegłych) nieco tłoczne, przez co trudniej było o spokojne rozmowy kuluarowe na temat różnych projektów. Dawało jednak okazję poznania większej liczby ludzi z różnych społeczności.

Ja sama nie brałam udziału w ścieżce strategicznej, skoncentrowałam się na ścieżce Capacity Building, która poświęcona jest praktycznej wymianie doświadczeń i budowaniu kompetencji w pracy wewnątrz organizacji. Ta ścieżka jest o tyle ciekawa, że jej tematyka tworzona jest zawsze w oparciu o ankiety wypełniane przez uczestników podczas rejestracji, co pozwala na kształtowanie jej pod ich konkretne potrzeby merytoryczne.

Poniżej omówię w porządku merytorycznym najważniejsze sesje (ale nie wszystkie), spotkania i inicjatywy, w których brałam udział.

Najważniejsze wydarzenia konferencji

Volunteer Supporters Network

Na początku tego roku decyzją zarządu objęłam stanowisko specjalistki ds. wspierania społeczności, dzięki czemu dołączyłam do grona osób, które w organizacjach afiliowanych przy WMF zajmują się szeroko pojętym wsparciem wolontariuszy. W związku z tym jeszcze przed konferencją organizatorzy skontaktowali się ze mną, zapraszając do wygłoszenia wspólnej prezentacji z volunteer supporters z innych organizacji i udział w spotkaniu tejże grupy.

prezentacja The 99 dimensions of community events miała na celu uporządkowanie naszej wiedzy dotyczącej spotkań społeczności. Chcieliśmy zebrać cele, jakie takie spotkania mogą mieć, przy czym chodziło nam nie tylko cele główne, wpisane niejako w charakter danego wydarzenia (np. celem maratonu edycyjnego jest w oczywisty sposób zwiększanie zasobów Wikipedii), ale też o cele dodatkowe, nie zawsze oczywiste (np. ten sam maraton służy też integracji społeczności, budowaniu świadomości istnienia Wikimediów itp.). 20-minutowej prezentacji towarzyszyło 40 minut dyskusji. Slajdy i learning pattern dostępne będą niedługo.
spotkanie Volunteer Supporters Network - na spotkaniu obecne były osoby zajmujące się wsparciem wolontariuszy z kilku społeczności. Rozmawialiśmy o zbudowaniu lepszej komunikacji między sobą (regularne rozmowy telefoniczne, ożywienie listy mailingowej), dyskutowaliśmy o programach mikrograntowych w naszych społecznościach (nasz np. bardzo zaimponował szybkością działania), o sposobie informowania społeczności o tym, jak mogą uzyskać wsparcie od organizacji itp.

Komunikacja

Na konferencji obecny był w dużym składzie zespół WMF do spraw komunikacji, dzięki czemu mogłam wziąć udział w całej serii sesji dotyczących komunikacji cyfrowej, a więc tego, czym się również w Stowarzyszeniu zajmuję. Serię otwierała prezentacja Interacting with the Wikimedia blog and social media accounts, która była w zasadzie najmniej ciekawa - z kanałami komunikacji WMF już współpracujemy i nie było dla mnie nowością, że i jak można to robić.

Dużo lepiej było na sesji Working together: Wikimedia Foundation Communications and Wikimedia movement affiliates - podczas niej zespół WMF podzielił się tym, jak organizuje swoją pracę. Niektóre z tych rozwiązań bardzo dobrze byłoby przenieść do nas, co pozwoliłoby nam lepiej koordynować pracę pomiędzy poszczególnymi pracownikami i lepiej promować projekty wolontariuszy. Wymagałoby zmiany pewnych przyzwyczajeń i może na początku wydawałoby się kłopotliwe, ale pozwoliłoby nam lepiej promować nasze projekty.

Interesująca była też sesja Design a Communication Strategy aligned with your organization's goals dość prosty warsztat z podstaw planowania komunikacji rocznej. Niby wszystko to wiemy i robimy, ale znów - stosujemy to każdy osobno, w sposób mało skoordynowany i usystematyzowany. To coś, co również warto zmienić.

Bardzo praktyczna była sesja Introduction to Wikimedia Foundation brand materials (including what we learned). Podczas niej WMF przedstawiało zmiany jakie wprowadziło w swojej identyfikacji wizualnej (m.in. zaprojektowanie monochromatycznych wersji logotypów, wygodniejszych w druku i na prezentacjach, wybór fontów, przygotowanie szablonów na różne okazje - prezentacje, papeterie, wizytówki itp.), różne wyzwania związane z produkcją materiałów (np. materiałów dla darczyńców, które - jak się okazuje - co roku muszą mieć zupełnie inną formę) czy wydruku. Powiedziało też jak możemy lokalnie dostosować nasze materiały do tych wzorów (o ile oczywiście chcemy) i opowiedziało o całym procesie zmian.

Jak co roku odbyło się spotkanie Communications Committee (tzw. ComCom) czyli ludzi z całego świata zajmujących się komunikacją w swoich organizacjach. Ciekawe, że dotychczas były to spotkania raczej nieformalne, teraz WMF przedstawiła na nich konkretny pomysł, mający ustrukuturyzować nieco ComCom. Osoby zainteresowane mediami społecznościowymi skupiłyby się w grupie na FB, a osoby zainteresowane mediami tradycyjnymi - na liście dyskusyjnej. Dodatkowo WMF chciałoby utworzyć komitet złożony z 10-15 osób, który piastowałby rolę doradczą przy Fundacji. Na razie zadania tego komitetu nie zostały jakoś szczególnie jasno nakreślone, miałby być kadencyjny, służyć konsultacjom i dyskusjom.

WikiWomen's meetup

Zdjęcie grupowe na spotkaniu WikiWomen

Tradycją międzynarodowych konferencji Wikimedia jest już coraz częściej spotkanie WikiWomen - osób zainteresowanych pracą nad problemem niedoboru kobiet w społeczności Wikimedia i braku kobiet w hasłach biograficznych. Ciekawie obserwuje się jak z roku na rok, z konferencji na konferencję, te spotkania robią się coraz większe. To było np. największe spotkanie kobiece w dotychczasowej historii WMCON. Spotkanie poświęcone było nawiązywaniu kontaktów, ale też dzieleniu się interesującymi inicjatywami z różnych społeczności. Oprócz nowych znajomości i inspiracji na projekty przywiozłam jeszcze dwie ważne wiadomości - WMF zamierza lepiej kontaktować się z organizacjami afiliowanymi i zbierać wiedzę na temat tego, jakie projekty prowadzą, po to, żeby lepiej je koordynować i ułatwiać współpracę pomiędzy różnymi społecznościami, robiącymi w zasadzie to samo. Drugą istotną informacją jest to, że latem prawdopodobnie odżyje inicjatywa WikiWomen camp.

Spotkanie grupy CEE

Jak co roku na konferencji spotkali się wikimedianie z grupy CEE, aby podyskutować o wspólnych inicjatywach, problemach, zadaniach.

podczas spotkania odbyło się otwarte posiedzenie komitetu programowego CEE Meeting 2017, którego prace wspieram z ramienia WMPL. Społeczność mogła zapoznać się z postępem prac komitetu i z propozycją zmiany sposobu rozpoznawania potrzeb merytorycznych uczestników konferencji - dotychczas taką rolę spełniała strona Questions and Needs, ale była dosyć nieskuteczna, dlatego postanowiliśmy zastąpić ją ankietą. Kształt tej ankiety oraz to kto ma ją wypełniać, aby najlepiej przestawić potrzeby danej społeczności był przedmiotem długiej debaty. Ostatecznie wypracowaliśmy dość długi i złożony (ale prawdopodobnie również bardzo skuteczny) proces zbierania informacji od społeczności;
dyskusja dotycząca samej konferencji - np. zakupu lotów, ustalania delegacji
w imieniu międzynarodowego komitetu organizacyjnego przedstawiłam stan tegorocznego konkursu CEE Spring 2017, poprosiliśmy też o pomoc w obszarach, w których jej potrzebujemy (np. działający bot)
dyskusja o wyborze lokalizacji przyszłorocznej konferencji CEE Meeting 2018
omówienie polskiego procesu stypendialnego na Wikimanię
rozmowa o strategii

Co dalej?

Konferencja nie kończy się na samym udziale. To, co przywozimy powinno służyć nam dalej. Tak więc miejsce na plany, zamierzenia itp.

bliższa i regularna współpraca z siecią Volunteer Supporters (regularne maile, grupa na FB, przynajmniej 1 rozmowa telefoniczna w miesiącu)
wprowadzenie niektórych mechanizmów koordynujących komunikację SWMPL - przygotowanie formularza dla koordynatorów projektów, przygotowanie i prowadzenie kalendarza komunikacji (zewnętrznej i wewnętrznej), zawierającego i konkretne plany i czynności komunikacyjne związane z danym wydarzeniem (jednocześnie lepsza koordynacja i czytelniejsze raportowanie)
wspołpraca w komisji programowej nad wdrożeniem rozwiązań zaproponowanych na spotkaniu
zaangażowanie większej liczby wolontariuszek w działania związane z ruchem WikiWomen
przygotowanie naszych wersji materiałów wizualnych WMF